Au départ, la situation en Autriche était la même qu’en Suisse: les montagnes de papier devaient disparaître et le travail devait pouvoir être réalisé de manière plus souple et mobile. Le projet «Justiz 3.0» a été lancé en 2013, et la phase pilote de tenue des dossiers numériques dans divers tribunaux a débuté en 2016. Aujourd’hui, quelque 700 employés du système judiciaire utilisent le poste de travail numérique (« elektronischer Justizarbeitsplatz »), dans lequel les dossiers électroniques peuvent être traités, attribués et consultés. Quelles ont été les recettes de ce succès? La direction de projet Justitia 4.0 a voulu le savoir. Après une visite exploratoire à Vienne fin 2019, deux personnes connaissant bien le système ont été invitées à Berne pour donner aux représentantes et représentants des tribunaux suisses une image plus précise du poste de travail numérique et du dossier électronique. La formation a laissé une forte impression et l’enthousiasme était perceptible.
Nos voisins autrichiens donnent le ton: le poste de travail numérique est une plateforme électronique spécialement développée avec un système de dossiers centralisé où ceux-ci sont gérés et disponibles à tout moment et en tout lieu. Diverses applications spécialisées permettent de produire et d’éditer des textes à l’aide de formulaires et modèles prêts à l’emploi. La plateforme dispose d’un système de gestion des tâches qui permet de créer et d’attribuer facilement des tâches. Elle comprend également un système de gestion des services et un système de distribution des pièces. Les documents papier entrants sont directement transférés vers les dossiers électroniques via un service de numérisation centralisé. Les parties à une procédure peuvent consulter les documents auxquels elles ont le droit d’accéder via un portail de consultation des dossiers. Elles s’identifient via leur eID. Le projet est couronné de succès: de nombreux tribunaux autrichiens veulent aller de l’avant avec la numérisation.
Philipp Haubner, chef de projet global de Justiz 3.0 au département d’informatique juridique, de technologie de l’information et de la communication du Ministère fédéral de la Justice à Vienne, qui a contribué à la mise en place de la plateforme, en est convaincu: «Tout ce dont la ou le juge a besoin au quotidien est accessible en quelques clics dans le poste de travail numérique. Pour le rendre encore plus convivial, nous poursuivons son développement en fonction des expériences réalisées. Nous devons cependant aussi avoir le courage de défendre nos choix, car il n’est pas nécessaire que le logiciel intègre chaque détail. » Sa collègue Julia Wasmayr attribue ce succès, entre autres, au fait que «nous avons impliqué les futurs utilisateurs dans le projet à un stade précoce, et nous leur avons ainsi donné la possibilité de participer au développement.» Elle estime également que la formation de deux jours et l’accompagnement lors de la phase de lancement dans la juridiction concernée ont été essentiels pendant le déploiement.
La direction de projet Justitia 4.0 était évidemment intéressée par la solution autrichienne. Afin d’obtenir une image plus détaillée, Vital Meyer, chef de projet global adjoint Justitia 4.0, s’est rendu à Vienne en novembre 2019 avec des représentants du pouvoir judiciaire et des experts en informatique. Ensemble, ils ont demandé aux responsables de leur expliquer le système et ont discuté lors d’ateliers des questions relatives aux coûts, à l’architecture, aux fonctions, à la sécurité et à la convivialité. L’équipe suisse voulait notamment savoir si certaines parties ou la totalité de la solution pourraient servir de base pour l’application ADJ. «Le poste de travail numérique est une solution techniquement moderne, bien structurée sur le plan fonctionnel et très conviviale. En termes fonctionnels, le système pourrait certainement constituer une bonne base pour une solution suisse. Toutefois, il faut également tenir compte des différences dans les structures organisationnelles et dans l’approche fédérale. Ces aspects doivent être analysés de manière approfondie, également en comparaison avec d’autres solutions potentielles nationales et étrangères», précise Vital Meyer pour résumer les conclusions.
Afin d’expérimenter concrètement la solution, les Autrichiens ont fourni un environnement de formation sur des ordinateurs portables configurés de manière appropriée pour une exploitation test simple. Le 31 août 2020, Julia Wasmayr et Philipp Haubner ont formé à Berne différents représentantes et représentants des tribunaux suisses. L’objectif était, sur la base d’un exemple pratique, de parvenir à une approche commune d’une éventuelle implémentation du dossier judiciaire électronique.
Après la journée de formation, les participantes et participants ont été enthousiasmés par la solution autrichienne et y ont vu de nombreux avantages pour leur travail quotidien. Yannick Antoniazza-Hafner, juge au Tribunal administratif fédéral, considère que la possibilité de traiter un dossier électronique quel que soit l’endroit où il se trouve est très intéressante. «Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document en même temps, où qu’elles se trouvent.» La possibilité d’imprimer en un tour de main tous les fichiers d’un dossier au format PDF avec des signets lui faciliterait aussi grandement la tâche. Monika Rusterholz, greffière du Tribunal cantonal d’Argovie, est convaincue par la fonction de recherche: «La recherche plein texte dans tous les documents, proposée par le poste de travail numérique, serait un réel avantage. Le feuilletage parfois long de dossiers papier volumineux n’aurait ainsi plus lieu d’être.»
Les personnes ayant testé le système ont pu emporter les ordinateurs portables configurés et ont jusqu’à la mi-octobre 2020 pour mettre à l’épreuve le dossier électronique et rédiger ensuite un rapport sur les expériences réalisées. Les résultats seront pris en compte dans l’appel d’offres prévu pour l’application ADJ.