La situazione di partenza in Austria era simile a quella della Svizzera: le montagne di carta della magistratura dovevano scomparire, il lavoro doveva diventare più flessibile e indipendente dalla sede fisica dell’autorità. Nel 2013 è stato lanciato il progetto “Justiz 3.0” e nel 2016 è stata avviata l’iniziativa pilota di gestione degli atti digitali presso diversi tribunali. Oggi, circa 700 dipendenti della giustizia in Austria operano in una postazione di lavoro digitale , mediante la quale i file elettronici possono essere elaborati, assegnati e visualizzati. Cosa rende vincente questo sistema? La direzione del progetto Justitia 4.0 si è interessata ed ha approfondito il modello austriaco. Dopo una missione esplorativa a Vienna alla fine del 2019, due esperti sono stati invitati a Berna per fornire ai rappresentanti dei tribunali svizzeri una visione più dettagliata della situazione per le postazioni di lavoro digitali della giustizia e degli atti elettronici. La relativa visita ha destato una buona impressione ed entusiasmo, offrendo molteplici spunti per il progetto elvetico.
L’Austria lo sta già dimostrando: la postazione di lavoro digitale in ambito giudiziario consente di usufruire di una piattaforma elettronica appositamente sviluppata con un sistema di archiviazione centrale in cui i documenti sono disponibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Le applicazioni informatiche specialistiche consentono di produrre e modificare i testi utilizzando diversi moduli e modelli preimpostati. La piattaforma è dotata di un sistema di gestione delle attività che consente di creare e assegnare facilmente gli incarichi; dispone inoltre di un sistema di gestione dei servizi e di un sistema di distribuzione degli atti. I documenti cartacei in entrata vengono trasferiti direttamente al dossier elettronico tramite un sistema di scansione centrale. Le parti in causa possono visualizzare i documenti per i quali hanno ottenuto l’accesso tramite un portale di consultazione degli atti, dove si identificano tramite il loro eID. Il progetto si è dimostrato un successo: molti tribunali austriaci vogliono infatti proseguire con la digitalizzazione.
Philipp Haubner, responsabile del progetto complessivo di “Justiz 3.0” presso il Dipartimento di informatica legale, tecnologia dell’informazione e della comunicazione del Ministero federale di giustizia di Vienna, che ha contribuito alla creazione della piattaforma, ne è convinto: “Tutto ciò di cui il giudice ha bisogno nel suo lavoro quotidiano è accessibile con pochi click grazie alla postazione di lavoro digitale. Per renderlo ancor più facile da usare, continuiamo a sviluppare costantemente il sistema sulla base dell’esperienza pratica. Ma dobbiamo anche avere il coraggio di fare un passo indietro, perché non tutti i dettagli devono riflettersi nel software.” La sua collega Julia Wasmayr attribuisce il successo, tra l’altro, “al fatto che abbiamo coinvolto i futuri utenti nel progetto in una fase iniziale e abbiamo dato loro la possibilità di partecipare al suo sviluppo”. La formazione e il supporto all’introduzione presso i rispettivi tribunali si sono rivelati a suo avviso altrettanto fondamentali.
Per avere un quadro più dettagliato, Vital Meyer, vice direttore generale del progetto Justitia 4.0, si è recato a Vienna nel novembre 2019 insieme ai rappresentanti della magistratura e agli esperti informatici. Insieme si sono fatti illustrare il sistema dai responsabili e hanno effettuato vari workshop relativi ai costi, all’architettura, alla funzionalità, alla sicurezza e alla facilità d’uso. In particolare, i rappresentanti del nostro Paese hanno valutato se la soluzione austriaca o alcune sue parti sarebbero state adatte come base per l’applicazione degli atti di eJustice. “La postazione di lavoro digitale della giustizia è una soluzione tecnicamente moderna e funzionale, molto facile da usare. In termini funzionali, il sistema potrebbe certamente essere una buona base per la soluzione svizzera. Occorre tuttavia tenere conto anche delle differenze nelle strutture organizzative e nelle specificità della Confederazione. Questi aspetti devono essere analizzati in modo più approfondito, anche rispetto ad altre potenziali soluzioni nazionali ed estere”, afferma Vital Meyer, riassumendo i risultati.
Alfine di acquisire un’esperienza concreta della soluzione adottata in Austria, la stessa ha messo a disposizione un ambiente di formazione su computer portatili opportunamente configurati per una semplice operazione di prova. Il 31 agosto 2020 Julia Wasmayr e Philipp Haubner hanno formato alcuni rappresentanti della magistratura svizzera L’obiettivo consisteva nell’utilizzare un esempio pratico per comprendere se fosse possibile una possibile implementazione del fascicolo giudiziario elettronico anche per la Svizzera.
Dopo la giornata di formazione, i partecipanti hanno recepito con entusiasmo la soluzione austriaca, toccando con mano i molti vantaggi nel lavoro quotidiano. Yannick Antoniazza-Hafner, giudice del Tribunale amministrativo federale, intravvede un grande vantaggio nell’elaborazione di un atto elettronico indipendentemente dalla sua ubicazione. “È possibile che più persone lavorino allo stesso documento contemporaneamente, indipendentemente da dove si trovino”. Anche la possibilità di stampare tutti i file di un dossier in formato PDF con appositi segnalibri in un batter d’occhio comporterebbe un notevole alleggerimento. Monika Rusterholz, cancelliere della Corte suprema del Canton Argovia, è convinta delle potenzialità della funzione di ricerca: “La ricerca in tutto il testo di documenti incrociati nella postazione di lavoro digitale renderebbe il lavoro quotidiano molto più facile. La sfogliatura della documentazione cartacea, a volte dispendiosa in termini di tempo, diventerebbe così un ricordo del passato”.
Le persone che hanno effettuato la formazione sono state munite di computer portatili già configurati e fino a metà ottobre 2020 potranno testare gli atti elettronici, redigendo in seguito un rapporto. I risultati confluiranno nel bando di gara previsto per l’applicazione degli atti eJustice.