Die Ausgangslage in Österreich war die gleiche wie in der Schweiz: die Papierberge in der Justiz sollten verschwinden, die Arbeit flexibler und ortsunabhängiger werden. 2013 wurde das Projekt «Justiz 3.0» in Angriff genommen und bereits 2016 startete der Pilotbetrieb der digitalen Aktenführung an verschiedenen Gerichten. Heute arbeiten rund 700 Justizmitarbeitende mit dem digitalen Justizarbeitsplatz, wo die elektronischen Akten bearbeitet, zugewiesen und eingesehen werden können. Was macht dessen Erfolg aus? Die Neugierde der Projektleitung Justitia 4.0 war geweckt. Nach einer Erkundungsmission in Wien Ende 2019, wurden zwei bestens mit dem System vertraute Personen nach Bern eingeladen, um Vertreterinnen und Vertretern von Schweizer Gerichten einen vertieften Einblick in den digitalen Justizarbeitsplatz und die elektronische Akte zu geben. Diese zeigten sich nach der Schulung beeindruckt und begeistert.
Unsere Nachbarn im Osten zeigen es vor: Sie verfügen mit dem digitalen Justizarbeitsplatz über eine eigens entwickelte elektronische Plattform mit einem zentralen Aktensystem, wo die Akten verwaltet werden und jederzeit und ortsunabhängig verfügbar sind. Verschiedene Fachapplikationen erlauben es, Texte mit verschiedenen vorgefertigten Formularen und Vorlagen zu produzieren und zu bearbeiten. Die Plattform verfügt über ein Taskmanagement, mit dem man einfach Aufgaben erstellen und zuweisen kann. Ebenfalls enthält sie eine Dienststellenverwaltung und ein Aktenverteilsystem. Über eine zentrale Scanningstelle gelangen einlaufende Papierdokumente direkt in die elektronischen Dossiers. Verfahrensbeteiligte können über ein Akteneinsichtsportal Dokumente einsehen, für welche sie eine Berechtigung erhalten haben. Sie identifizieren sich über ihre eID. Das Projekt ist ein Erfolg: viele österreichische Gerichte möchten mit der Digitalisierung vorwärts machen.
Philipp Haubner, Gesamtprojektleiter von Justiz 3.0 in der Abteilung Rechtsinformatik, Informations- und Kommunikationstechnologie des Bundesministeriums für Justiz in Wien, der die Plattform mitaufgebaut hat, ist überzeugt: «Alles, was der Richter und die Richterin im Arbeitsalltag braucht, ist im digitalen Justizarbeitsplatz mit wenigen Klicks erreichbar. Um ihn noch benutzerfreundlicher zu machen, entwickeln wir ihn laufend auf Basis der Erfahrungen aus der Praxis weiter. Dabei müssen wir aber auch Mut zur Lücke beweisen, denn nicht jedes Detail muss auch in der Software abgebildet werden.» Seine Kollegin Julia Wasmayr führt den Erfolg unter anderem darauf zurück, «dass wir die künftigen Nutzerinnen und Nutzer früh ins Projekt einbezogen haben und ihnen so auch die Möglichkeit gaben, bei der Entwicklung mitzuarbeiten.» Zentral ist für sie auch die zweitägige Schulung und die Begleitung des Starts am jeweiligen Gericht während des Roll-outs.
Klar, dass sich die Projektleitung Justitia 4.0 für die österreichische Lösung interessierte. Um sich ein genaueres Bild zu machen, reiste Vital Meyer, stellvertretender Gesamtprojektleiter Justitia 4.0 zusammen mit Justizvertretern und IT-Experten im November 2019 nach Wien. Gemeinsam liessen sie sich von den Verantwortlichen das System erklären und diskutierten in verschiedenen Workshops Fragen zu Kosten, Architektur, Funktionalität, Sicherheit oder Nutzerfreundlichkeit. Insbesondere stellte sich das Schweizer Team die Frage, ob sich Teile oder die Gesamtlösung als Grundlage für die eJustizakte Applikation eignet. «Der digitale Justizarbeitsplatz ist eine technisch moderne, funktional gut gebaute Lösung, die sehr benutzerfreundlich ist. Funktional könnte das System durchaus eine gute Grundlage sein, um darauf eine schweizerische Lösung aufzusetzen. Es sind jedoch auch die Unterschiede in den Organisationsstrukturen und im föderalen Verständnis zu beachten. Diese Aspekte gilt es noch vertieft zu analysieren, auch im Vergleich mit anderen potentiellen in- und ausländischen Lösungen», resümiert Vital Meyer die gewonnenen Erkenntnisse.
Um konkrete Erfahrungen mit der Lösung zu erhalten, stellten die Österreicher eine Trainingsumgebung auf entsprechend konfigurierten Laptops für einen einfachen Testbetrieb zur Verfügung. Am 31. August 2020 schulten Julia Wasmayr und Philipp Haubner verschiedene Schweizer Gerichtsvertreterinnen und Gerichtsvertreter in Bern. Ziel war es, anhand eines praktischen Beispiels ein gemeinsames Verständnis über eine mögliche Implementation der elektronischen Justizakte herzustellen.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zeigten sich nach dem Schulungstag begeistert von der österreichischen Lösung und sahen darin viele Vorteile für die tägliche Arbeit. Yannick Antoniazza-Hafner, Richter am Bundesverwaltungsgericht sieht ein grosses Plus darin, dass er eine elektronische Akte ortsunabhängig bearbeiten kann. «Es ist möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, egal wo sie sich gerade aufhalten.» Auch die Möglichkeit, alle Akten eines Dossiers im Handumdrehen im PDF-Format mit Lesezeichen (signets) auszudrucken, wäre eine grosse Erleichterung für ihn. Obergerichtsschreiberin Monika Rusterholz aus dem Kanton Aargau ist von der Suchfunktion überzeugt: «Die dokumentenübergreifende Volltextsuche im digitalen Justizarbeitsplatz wäre für meine tägliche Arbeit eine grosse Erleichterung. Das manchmal zeitraubende Blättern in umfangreichen Papierakten würde damit der Vergangenheit angehören.»
Die Testpersonen konnten die konfigurierten Laptops mitnehmen und haben bis Mitte Oktober 2020 Zeit, die elektronische Akte auf Herz und Nieren zu prüfen und werden anschliessend einen Erfahrungsbericht schreiben. Die Ergebnisse fliessen in die geplante Ausschreibung für die eJustizakte-Applikation ein.
Richterinnen und Richter aus der ganzen Schweiz erhalten am 31. August 2020 eine Einführung ins österreichischen Justizportal.