La vie est synonyme de changements constants, parfois insidieux, parfois abrupts. Jusqu’à il y a 25 ans, nous regardions des films sur une cassette vidéo VHS, qui a ensuite été remplacée par des DVD. Aujourd’hui, nous nous connectons à des plateformes de streaming et n’avons plus besoin de supports de données. La pandémie de coronavirus nous a confronté ce printemps à des changements immédiats, lorsque du jour au lendemain, toutes les écoles et de nombreux magasins ont été fermés et que beaucoup d’entre nous ont été priés de passer au télétravail.
Le système judiciaire suisse est également en constante évolution, la machine à écrire a été remplacée par le PC, et le télécopieur est devenu largement obsolète, car aujourd’hui nous échangeons des documents par courrier électronique via des connexions sécurisées. La numérisation a déjà commencé. Avec le projet Justitia 4.0, le système judiciaire suisse et son personnel sont confrontés à de nouveaux changements majeurs. Le projet a pour objectif de remplacer le dossier physique par le dossier électronique. La communication avec la justice sera à l’avenir exécutée sous forme électronique par le biais de la plateforme judiciaire centrale Justitia.Swiss. Plus de 15 000 collaboratrices et collaborateurs du pouvoir judiciaire à tous les niveaux fédéraux sont concernés, ainsi qu’environ 12 000 avocats et leur personnel administratif. Ils doivent modifier leurs méthodes et habitudes de travail. Pour certains, il s’agit d’une étape tardive, d’autres attendent ce changement avec scepticisme et inquiétude, pour d’autres encore, la plus-value n’est pas évidente de prime abord – ils considèrent Justitia 4.0 comme un facteur limitatif dans leur travail quotidien. Il est donc très important pour l’équipe du projet d’accompagner pendant cette transformation les personnes concernées par le projet Justitia 4.0, de leur montrer les avantages et les bénéfices de la transition numérique et de les former spécifiquement dans l’optique de l’introduction. Il s’agit d’un projet partiel essentiel pour la réussite, fonctionnant en parallèle avec le développement de la plateforme judiciaire et le développement du eDossier judiciaire et de l’application eDossier judiciaire.
Au printemps 2020, la direction de projet Justitia 4.0 a chargé le groupe d’experts «Communication & transformation» de développer un concept de transformation. Afin d’obtenir le soutien professionnel nécessaire, il a été fait appel à une société de conseil externe, qui possède une solide expérience en la matière. L’équipe de consultants externes a animé les ateliers du groupe de travail «Concept de transformation», composé de membres du groupe d’experts «Communication et transformation», et a accompagné l’élaboration de l’ébauche du concept.
Au cours de six ateliers, des représentants des tribunaux, des ministères publics, des autorités d’exécution des peines et mesures et des avocats ont traité les différents chapitres du concept, réfléchi aux propositions faites et les ont développées. Des discussions passionnées ont eu lieu, avec un approfondissement des approches et cultures organisationnelles, souvent en débattant de telle ou telle formulation, et les chapitres ont été réorganisés jusqu’à ce que le concept, après un dernier peaufinage, soit prêt à être examiné par l’ensemble du groupe d’experts «Communication et transformation» fin septembre. L’implication des collaboratrices et collaborateurs des différentes organisations de base a été cruciale pour la réussite, car leurs exigences et leurs besoins pour la transformation diffèrent, parfois fortement.
La vision d’un système de justice numérique sûr et sans papier a été encore affinée dans le concept de transformation. Le projet concerne les tribunaux, les ministères publics, les directions de la justice, les autorités d’exécution des peines et mesures et les avocats, tant au niveau de la direction que du personnel. Ces groupes de parties prenantes doivent être sensibilisés aux avantages de la numérisation du système judiciaire et aux avantages dans le travail quotidien: la tenue de dossiers électroniques permet à plusieurs personnes d’accéder aux fichiers en même temps, à tout moment et quel que soit le lieu. La collaboration et la coordination sont simplifiées et la charge de travail administratif, réduite. Pour accompagner dans cette transformation les personnes concernées par le projet, un train de mesures numériques et analogiques est prévu, qui sera déployé à partir de 2021. Dans un premier temps, il est prévu de rallier au projet les cadres qui sont indispensables à la réussite de la transformation de leur organisation. Il est en effet clair que l’équipe du projet Justitia 4.0 n’a pas les capacités et les possibilités de faire progresser de l’extérieur la transformation au sein des différentes organisations judiciaires. Afin d’évaluer les progrès de la transformation numérique du système judiciaire, un baromètre du changement à long terme sera utilisé afin que toute mesure supplémentaire puisse être prise le plus tôt possible.
Lukas Huber, secrétaire général adjoint de la Cour suprême de Zurich, qui dirige le groupe d’experts «Communication et transformation», en est convaincu: «avec le concept de transformation, nous avons développé une base solide pour accompagner et soutenir les cadres et futurs utilisateurs dans la transformation numérique de leurs organisations. Quelle que soit la qualité des systèmes et applications informatiques nouvellement développés, il sera décisif pour le succès du projet que les futurs utilisateurs reconnaissent les avantages d’un système numérisé, les assument également et participent activement à la mise en œuvre avec conviction.»
Le concept passera par la phase de révision à l’automne 2020 et devrait être approuvé par le comité de projet et de pilotage cet hiver. L’élaboration et la mise en œuvre concrètes des différentes mesures commenceront au printemps 2021.
Lukas Huber, Lead groupe d’experts Communication & Transition
« Quelle que soit la qualité des systèmes et applications informatiques nouvellement développés, il sera décisif pour le succès du projet que les futurs utilisateurs reconnaissent les avantages d’un système numérisé, les assument également et participent activement à la mise en œuvre avec conviction. »