Dialogue entre la justice et les avocat-e-s : comment se passe la phase pilote ?

Conjuguant rétrospectives, perspectives et ateliers pratiques, l'événement Justitia concrètement 2025 a proposé un programme riche et varié. La table ronde « Échange d’expériences entre les cantons pilotes de la plateforme justitia.swiss » en a constitué un temps fort. Dominik Zemp, collaborateur au greffe du Tribunal des mesures de contrainte du canton de Lucerne, Béatrice Müller, avocate à Bâle, Sandra Furler, responsable du greffe du Ministère public de Bâle-Campagne, et Délphine Anta, greffière au Ministère public de l’arrondissement de l’Est vaudois, ont dressé un tableau riche et varié des projets pilotes en tant que représentants de leurs cantons respectifs. Alors que dans certains cantons, les autorités judiciaires ainsi que quelques avocats et avocates travaillent déjà avec la plateforme justitia.swiss depuis le printemps 2025 dans le cadre de projets pilotes, la phase pilote a démarré dans le canton de Vaud en juillet. Et ce, avec une particularité à l’échelle nationale. « La plateforme justitia.swiss a été directement intégrée à notre application usuelle de traitement des dossiers », a expliqué Délphine Anta. « La plateforme justitia.swiss en tant que telle n’est pas visible. Il nous suffit d’ouvrir notre application habituelle. »

Lors de la table ronde, Dominik Zemp est revenu sur l’intense phase de préparation qui a précédé le lancement du projet pilote : « Nous nous sommes réunis à plusieurs occasions, dans un premier temps avec le Ministère public, le Tribunal des mesures de contrainte et la direction du projet. Nous avons eu des échanges soutenus afin d’examiner les processus actuels et d’analyser les changements que la plateforme allait entraîner. Dans un deuxième temps, nous avons également impliqué les avocats et avocates dans le processus. Il fallait sensibiliser les gens, car nous sommes souvent soumis à des délais d’une heure au Tribunal des mesures de contrainte. Afin que tout se passe bien, nous avons défini les conditions obligatoires dans une déclaration de participation. » Pour que la plateforme justitia.swiss fonctionne sans problème, les processus ont également été adaptés très tôt à Bâle-Campagne. Cela concerne notamment les communications qui, à l’avenir, ne seront plus envoyées une seule fois par jour par la poste, mais pourront arriver à tout moment. « Au sein du Ministère public, nous avons mis en place un système de notification par courriel qui s’avère très efficace », a expliqué Sandra Furler. Il permet à l’équipe de recevoir un courriel dès qu’une nouvelle communication arrive sur la plateforme. « Ainsi, nous n’avons pas besoin de consulter régulièrement la plateforme pour vérifier s’il y a quelque chose de nouveau. » La notification par courriel permet également de garantir le respect des délais.

Formations, tutoriels, environnement de test et plus encore : afin de préparer les autorités judiciaires ainsi que les avocates et les avocats à travailler avec la plateforme justitia.swiss, le projet Justitia 4.0 leur apporte un soutien actif. Les participants et participantes à la table ronde ont expérimenté les différentes offres, donnant un aperçu varié de la manière dont ils y recourent. La greffière Délphine Anta, par exemple, a expliqué la présentation du projet pilote et les fonctionnalités de la plateforme par l’équipe du projet : « Après une séance d'information et de présentation générale du projet-pilote, chaque utilisateur a été formé individuellement à son poste de travail par un membre de l’équipe Justitia 4.0. De plus, nous avons disposé d’un environnement de test plusieurs semaines avant le lancement de la plateforme. Cela nous a permis de la tester et de nous familiariser avec ses fonctionnalités. » À Bâle-Campagne et à Lucerne, le soutien par l’équipe de projet a également été apprécié, mais l’environnement de test n’a été que peu utilisé. « Nous n’avons pas beaucoup utilisé la plateforme, car elle est vraiment très simple d’utilisation », a expliqué Sandra Furler, responsable du greffe. Dominik Zemp, collaborateur du greffe, partageait cet avis : « C’était certainement un bon exercice, mais cela n’a finalement pas duré très longtemps. Cela n’avait vraiment rien de sorcier. »

L’avocate Béatrice Müller a souligné la simplicité d’utilisation de la plateforme et les avantages qu’elle offre au quotidien. Cela fait environ sept ans qu’elle travaille de manière plus ou moins entièrement numérique, ce qui, avec les canaux de transmission numériques actuels, a régulièrement causé des soucis techniques – désormais en baisse grâce à la plateforme justitia.swiss. Elle a salué l’interface utilisateur ainsi que la simplicité des processus, de la connexion à la création d’une communication, en passant par le téléchargement des documents et la réception de la quittance : « Je trouve tellement plus facile et agréable de travailler comme ça. » Délphine Anta est du même avis pour la plateforme justitia.swiss, qui est directement intégrée dans l’application spécialisée de son autorité judiciaire : « Elle est vraiment très simple à utiliser. Les fonctions sont presque identiques à celles d’une boîte mail normale : vous pouvez recevoir des messages, en créer de nouveaux et joindre des fichiers. C’est très intuitif. »

Compte tenu de l’obligation prochaine pour les autorités judiciaires ainsi que les avocates et les avocats d’utiliser la plateforme justitia.swiss, un élément est clairement ressorti de cet échange d’expériences : il vaut la peine de se familiariser suffisamment tôt avec les outils numériques et les nouveaux processus. « Pour celles et ceux qui travaillent déjà de manière numérique, utiliser cette plateforme ne représente pas un grand changement », a déclaré Béatrice Müller. « À mes collègues qui continuent à abattre des arbres et à envoyer des colis, je recommande vivement de commencer dès maintenant à utiliser les fichiers PDF et de réfléchir aux logiciels qui pourraient les aider et les soutenir dans leur travail quotidien. » Dominik Zemp a expliqué qu’il avait certainement été utile de réfléchir aux processus existants et aux ajustements concrets à apporter. Sandra Furler a souligné l’importance de la communication, tandis que Délphine Anta a surtout tenu à rassurer les futurs utilisateurs et utilisatrices qui restent sceptiques face à cette nouvelle méthode de travail : « Il me paraît important de rassurer les gens. Jusqu’à présent, la plateforme nous facilite la vie et nous fait gagner du temps. Il n’y a vraiment pas de quoi s’inquiéter. »