Dialogo con la giustizia e l’avvocatura: come sta andando il pilotaggio?

Fra retrospettive, prospettive future ed esempi di workshop pratici, l’evento «Justitia konkret 2025» ha proposto un programma ricco e variato. Uno degli appuntamenti principali è stata la tavola rotonda («Erfahrungsaustausch Pilotkantone Plattform justitia.swiss»). Gli ospiti – Dominik Zemp, collaboratore di cancelleria del Tribunale dei provvedimenti coercitivi di Lucerna, Béatrice Müller, avvocata a Basilea, Sandra Furler, responsabile di cancelleria del ministero pubblico di Basilea Campagna, e Délphine Anta, cancelliera del ministero pubblico dell’Est vodese – in veste di rappresentanti dei propri Cantoni hanno condiviso le loro impressioni sui pilotaggi. In alcuni Cantoni le autorità giudiziarie e una selezione di avvocate e avvocati lavorano con la piattaforma justitia.swiss già dalla primavera del 2025. Nel Canton Vaud, invece, il progetto è stato avviato nel luglio 2025 –  con una particolarità a livello nazionale: «La piattaforma justitia.swiss è stata integrata direttamente nella nostra applicazione di trattamento degli incarti», ha spiegato Délphine Anta. «La piattaforma justitia.swiss di per sé non è visibile. Non dobbiamo fare altro che aprire come sempre la nostra applicazione usuale.»

Durante la tavola rotonda, Dominik Zemp ha ricordato l’intensa fase di preparazione prima dell’avvio del pilotaggio: «Abbiamo tenuto diverse riunioni, inizialmente insieme al ministero pubblico, al Tribunale dei provvedimenti coercitivi e alla direzione del progetto.» Sono stati scambi intensi, allo scopo di esaminare i processi attuali e di analizzare i cambiamenti che avrebbe portato la piattaforma. In un secondo tempo, anche l’avvocatura è stata coinvolta nel processo. «Era necessario fare un lavoro di sensibilizzazione, perché al Tribunale dei provvedimenti coercitivi spesso siamo legati a scadenze di un’ora. Per essere sicuri che tutto funzioni effettivamente come dovuto, abbiamo definito delle condizioni vincolanti in una dichiarazione di partecipazione.» Affinché il lavoro con la piattaforma justitia.swiss funzioni senza problemi, i processi sono stati adattati molto presto anche a Basilea Campagna. Ciò riguarda in particolare gli inoltri che, in futuro, perverranno in qualsiasi momento e non più solo una volta al giorno per posta. «Al ministero pubblico abbiamo introdotto un sistema di notifica per posta elettronica che si è rivelato molto efficace», ha spiegato Sandra Furler. Il team riceve una mail per ogni comunicazione in entrata sulla piattaforma. «Così non dobbiamo recarci regolarmente sulla piattaforma per verificare se c’è qualcosa di nuovo.» Il sistema di notifica per e-mail dà più sicurezza, anche riguardo al rispetto delle scadenze.

Formazioni, tutorial, un ambiente di prova e altro ancora: il progetto Justitia 4.0 affianca attivamente le autorità giudiziarie e l’avvocatura per prepararli al lavoro con la piattaforma justitia.swiss. I partecipanti alla tavola rotonda, avendo già sfruttato le diverse offerte di sostegno, hanno raccontato le loro esperienze fatte. La cancelliera Délphine Anta, ad esempio, ha parlato della presentazione, tenuta dal team di progetto, sul progetto pilota e sulle funzioni della piattaforma: «Dopo la seduta informativa e di presentazione generale del progetto pilota, ogni utente ha ricevuto una formazione personale sul proprio posto di lavoro da parte di un membro del team di Justitia 4.0. Inoltre, diverse settimane prima dell’avvio, ci è stato messo a disposizione un ambiente di prova che ci ha permesso di testare la piattaforma e di acquisire dimestichezza con le funzioni.» Anche i colleghi di Basilea Campagna e Lucerna hanno apprezzato l’accompagnamento, sebbene l’ambiente di prova sia stato solo poco utilizzato. «Non l’abbiamo quasi utilizzato perché la piattaforma è così semplice da capire», ha detto la responsabile di cancelleria Sandra Furler. Il collaboratore di cancelleria Dominik Zemp si è detto d’accordo con lei riguardo all’utilizzo dell’ambiente di prova: «Certo, è stato un buon esercizio, ma per finire solo di breve durata. Non è per nulla faticoso.»

L’avvocata Béatrice Müller ha sottolineato la facilità d’utilizzo della piattaforma e i suoi vantaggi nel lavoro quotidiano. È da circa sette anni che lavora quasi interamente al digitale, ciò che, con gli attuali canali di trasmissione digitali, ha regolarmente causato tribolazioni tecniche – ora in calo grazie alla piattaforma justitia.swiss. Inoltre, ha lodato l’interfaccia utente e anche la semplicità dei processi, come il login, la creazione di un inoltro, il caricamento di documenti o l’ottenimento della ricevuta: «Per me è molto più semplice e piacevole lavorare così.» Allo stesso modo la pensa anche Délphine Anta per quanto riguarda la piattaforma justitia.swiss, che è direttamente integrata nell’applicazione specialistica della sua autorità giudiziaria: «È davvero semplice da utilizzare. Le funzioni sono quasi identiche a quelle di una normale casella di posta elettronica: si possono ricevere messaggi, creare messaggi nuovi e allegare file. È del tutto intuitivo.»

In vista dell’imminente obbligo delle autorità giudiziarie e dell’avvocatura di utilizzare la piattaforma justitia.swiss, nel quadro dello scambio di esperienze una cosa è emersa con assoluta chiarezza: che vale la pena affrontare quanto prima l’uso dei mezzi digitali e i nuovi processi. «Per coloro che già lavorano in modo digitale, utilizzare la piattaforma non costituisce un grande cambiamento», ha dichiarato Béatrice Müller. «Ai miei colleghi e colleghe che ancora abbattono alberi e inviano pacchetti raccomando vivamente di iniziare da subito, utilizzando ad esempio i file PDF, e di riflettere quali software potrebbero essergli d’aiuto e in che misura nel lavoro quotidiano.» Dominik Zemp ha ammesso che è stato davvero utile riflettere sui processi esistenti e sugli adeguamenti concreti da realizzare. Sandra Furler ha sottolineato l’importanza della comunicazione, mentre Délphine Anta ha soprattutto espresso parole rassicuranti per i futuri utenti ancora scettici nei confronti dei nuovi metodi lavorativi: «Secondo me è importante rassicurare la gente. Finora, la piattaforma ci semplifica la vita e ci fa risparmiare tempo. Non c’è proprio alcun motivo di preoccuparsi.»