Depuis début 2023, le programme cantonal eJustice.VD regroupe les projets de numérisation de la justice vaudoise concernant les tribunaux, les justices de paix et le Ministère public. Nathalie Blin, responsable métier du programme, résume ainsi son ambition : « L’objectif est de mettre à disposition une justice numérique, sûre et fiable. » Le projet pilote actuel se concentre sur les procédures pénales sans détention. Il est mené conjointement avec le Ministère public, le Tribunal d’arrondissement de l’Est vaudois à Vevey et plusieurs études d’avocates et d’avocats. L’enjeu central est l’interaction entre la plateforme justitia.swiss et l’application métier cantonale eGDD. Une interface permet de traiter des affaires concrètes en conditions réelles et de vérifier ainsi les processus techniques et organisationnels en vue des futurs échanges électroniques dans le domaine judiciaire.
« Nous avons pu traiter des affaires concrètes en conditions réelles et nous préparer à l’entrée en vigueur de la LPCJ. »
Delphine Anta, greffière au Ministère public de l’arrondissement de l’Est vaudois, considère la numérisation de la justice non pas comme une simple évolution technique, mais comme une transformation fondamentale du quotidien professionnel : « La numérisation de la justice est l’avenir de notre profession, et l’introduction de la communication électronique constitue une étape importante à cet égard. » C’est précisément pourquoi elle tenait à se familiariser très tôt avec les nouvelles procédures et à contribuer à leur conception. L’accompagnement du programme eJustice.VD a joué un rôle essentiel : outre une introduction approfondie, les collaboratrices et collaborateurs ont bénéficié de formations individuelles à leur poste de travail, ainsi que de guides et de tutoriels. Tout au long de la phase pilote, l’équipe de projet est également restée disponible pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.
« La numérisation de la justice est l’avenir de notre profession. C’est pourquoi il me tenait particulièrement à cœur de participer à ce projet pilote, afin d’anticiper au mieux cette transformation et de contribuer à adapter les processus mis en place à la réalité de notre quotidien professionnel. »
Le Tribunal d’arrondissement de l’Est vaudois montre lui aussi clairement que la numérisation ne consiste pas simplement à transposer les procédures existantes à l’identique dans un environnement électronique. L’envoi et la réception de la correspondance s’effectuent directement dans l’application métier ; chaque transmission fait l’objet d’un accusé de réception et reste ainsi traçable. Vanessa Cottet, responsable du greffe du tribunal, souligne également les changements organisationnels et administratifs. Alors que le courrier postal arrive une fois par jour, la correspondance électronique est reçue tout au long de la journée. La boîte de réception est donc consultée à des heures définies. Parallèlement, plusieurs opérations manuelles disparaissent. « Nous gagnons un temps précieux, car nous devons imprimer et mettre sous pli beaucoup moins de documents », souligne-t-elle.
« Nous gagnons un temps précieux, car nous devons imprimer et mettre sous pli beaucoup moins de documents. L’envoi électronique est simple et rapide, et les accusés de réception arrivent immédiatement. »
Le barreau apporte lui aussi directement son point de vue au projet pilote. Emmeline Filliez-Bonnard, avocate spécialiste FSA en droit pénal chez Penalex Avocats SA, utilise presque quotidiennement la plateforme avec son étude pour déposer des écritures, des annexes et d’autres correspondances. La transition a nécessité de nouveaux accès, des formations et des processus internes pour la réception, le traitement et le classement. À ses yeux, l’un des principaux atouts du projet pilote est de permettre aux avocates et avocats d’exprimer très tôt leurs besoins concrets, d’identifier les difficultés et d’élaborer des solutions avec les autorités et les responsables du programme. Dans son travail quotidien, le traitement électronique lui apporte surtout davantage de souplesse : les documents ne doivent plus être imprimés, signés, mis sous pli et déposés à la poste pendant les heures d’ouverture. « La communication devient plus simple et plus fluide. » Le barreau gagne aussi en liberté dans l’organisation du travail, des horaires et du lieu de travail.
« À mon sens, les principaux avantages résident dans la simplification des échanges, leur rapidité et leur fluidité, mais aussi dans une meilleure traçabilité des envois, la réduction de la charge administrative, de la consommation de papier et des coûts qui en découlent. »
