Da inizio 2023, il programma cantonale eJustice.VD raggruppa i progetti di digitalizzazione della giustizia vodese per i tribunali, le giudicature di pace e il ministero pubblico. Nathalie Blin, responsabile tecnica del programma, ne puntualizza gli obiettivi: «Vogliamo mettere a disposizione una giustizia digitale, sicura e affidabile.» Il progetto pilota attuale si concentra su procedimenti penali senza detenzione. È condotto in comune con il ministero pubblico, il tribunale distrettuale dell’est vodese a Vevey e diversi studi legali. Al centro del progetto si situa l’interazione tra la piattaforma justitia.swiss e l’applicazione specialistica eGDD, propria del cantone. Un’interfaccia permette di trattare casi concreti in condizioni reali e quindi di verificare le procedure tecniche e organizzative in vista del futuro scambio di atti giuridici per via elettronica.
«Abbiamo avuto l’opportunità di lavorare con casi concreti in condizioni reali e di prepararci all’entrata in vigore della LCEG.»
Delphine Anta, cancelliera presso il ministero pubblico distrettuale dell’est vodese, vede la digitalizzazione della giustizia non come semplice evoluzione tecnica, ma come un cambiamento fondamentale della quotidianità lavorativa: «La digitalizzazione della giustizia è il futuro del nostro mestiere, e l’introduzione dello scambio di atti giuridici per via elettronica costituisce un passo importante a questo riguardo.» È proprio per questo che ci teneva a familiarizzarsi in anticipo con le nuove procedure e a contribuire a strutturarle. L’affiancamento da parte del programma eJustice.VD ha rivestito un ruolo essenziale: oltre a un’introduzione approfondita, le collaboratrici e i collaboratori hanno beneficiato di formazioni individuali sul posto di lavoro come pure di guide e tutorial. Inoltre, durante l’intera fase pilota il team di progetto è rimasto a disposizione per domande e assistenza in caso di problemi.
«La digitalizzazione della giustizia è il futuro del nostro mestiere. È per questo che ci tenevo particolarmente a partecipare a questo progetto pilota – per poter anticipare al meglio la trasformazione e contribuire ad adattare i nuovi processi alla realtà della nostra quotidianità lavorativa.»
Anche presso il tribunale distrettuale dell’est vodese è particolarmente evidente che la digitalizzazione non significa semplicemente trasporre in digitale le procedure esistenti. L’invio e la ricezione della corrispondenza sono svolti direttamente attraverso l’applicazione specialistica e ogni trasmissione viene confermata, rimanendo tracciabile. Vanessa Cottet, responsabile di cancelleria al tribunale distrettuale, evidenzia anche i cambiamenti a livello organizzativo e amministrativo. La corrispondenza postale arriva una volta al giorno, la corrispondenza elettronica, invece, durante tutto il giorno. Per questo motivo la posta in entrata viene consultata a orari prestabiliti. Allo stesso tempo, diverse operazioni manuali non sono più necessarie. «Guadagniamo tempo prezioso, perché non dobbiamo più stampare e imbustare così tanti documenti», sottolinea Cottet.
«Guadagniamo tempo prezioso, perché non dobbiamo più stampare e imbustare così tanti documenti. L’invio digitale è semplice e veloce, e le conferme di ricezione arrivano immediatamente.»
Anche l’avvocatura apporta il proprio punto di vista direttamente nel progetto pilota. Emmeline Filliez-Bonnard, avvocata FSA specializzata in diritto penale presso Penalex Avocats SA, utilizza la piattaforma quasi tutti i giorni nello studio legale per inoltrare atti di procedimenti, allegati e altra corrispondenza. Il passaggio al nuovo metodo lavorativo ha comportato la necessità di nuovi accessi, formazioni e processi interni per la ricezione, il trattamento e il salvataggio. Secondo lei, uno dei principali vantaggi del pilotaggio è quello di permettere all’avvocatura di esprimere dal principio le proprie esigenze, di riconoscere le difficoltà e di sviluppare soluzioni insieme alle autorità e ai responsabili di programma. Il disbrigo digitale delle pratiche le dà soprattutto più flessibilità nella quotidianità lavorativa: i documenti non hanno più bisogno di essere stampati, firmati, imbustati e portati in posta entro orari d’apertura fissi. «La comunicazione diventa più facile e fluida.» Inoltre, avvocate e avvocati guadagnano più libertà in fatto di organizzazione del lavoro, orari e luogo di lavoro.
«Secondo me, i vantaggi principali sono la semplificazione degli scambi, la rapidità e la fluidità delle procedure, ma anche la migliore tracciabilità degli invii e la riduzione del carico amministrativo, del consumo cartaceo e dei rispettivi costi.»
