Accompagnement étroit du barreau zurichois dans sa transition numérique

Photo : Annina Fischer, directrice de l'ordre des avocats de Zurich

Le ZAV informe régulièrement ses membres de l’avancement de l’introduction de la numérisation et de ses développements. Les principaux canaux de communication du ZAV sont le magazine « Info » (destiné aux membres, parution trimestrielle en ligne comme en version papier), l’envoi de newsletters, l’espace membres du site Internet ainsi que divers événements (assemblée d’été et d’hiver, forums d’avocats). Depuis l’automne 2024, le ZAV organise régulièrement des webinaires sur la pause de midi : certains consacrés à « DigiLex » et d’autres à la plateforme justitia.swiss, ces derniers étant organisés en collaboration avec l’équipe de Justitia 4.0. D’autres webinaires sont prévus à l’automne 2025 (les 5 et 13 novembre 2025). Le secrétariat entretien un dialogue direct avec les membres afin de répondre à toute question sur la numérisation. L’association du magazine « Info », des webinaires et des échanges directs avec les membres s’est révélée être la formule gagnante, permettant de tirer au clair les questions dans les plus brefs délais. En outre, le ZAV maintient un échange régulier avec ses partenaires du canton, en ce moment notamment avec la Chancellerie d’État du canton de Zurich.

Grâce à ce dispositif de communication, nous veillons à informer régulièrement nos membres de manière ciblée et via plusieurs canaux.

Le comité planifie la communication conjointement avec la directrice du ZAV. Cette dernière et une délégation du comité entretiennent un échange régulier avec les tribunaux supérieurs et autorités du canton de Zurich, notamment au sujet de la numérisation. Sous la direction de Karin Graf (bâtonnière du ZAV), le secrétariat s’occupe de la mise en œuvre organisationnelle, mais aussi pratique, des webinaires tout comme de la création des contenus pour le « Info » et de la rédaction de newsletters.

Ces webinaires visent à préparer au mieux nos membres au passage imminent à une communication électronique obligatoire dans le domaine judiciaire. On y aborde les bases légales et on montre aux membres comment se familiariser avec la plateforme justitia.swiss dans un environnement de formation. Les webinaires constituent un format idéal pour permettre au plus grand nombre de participer avec le moins de contraintes possible. La plateforme de test permet aux membres de se préparer en autonomie dans l’environnement de formation.

L’expérience montre que ce format facile d’accès garantit une participation élevée et incite les cabinets à passer à l’action.

L’accueil réservé aux séminaires par nos membres confirme la direction prise. Nous prenons en compte les retours dans la planification des prochains webinaires et documents.

Le secrétariat reçoit des questions concernant divers sujets : défis techniques et leur mise en œuvre dans les cabinets, protection et sécurité des données, secret professionnel ou encore droit procédural (computation des délais, quittance et délais de transition). Par rapport à la procédure administrative cantonale dans le canton de Zurich, des questions émergent notamment à propos des canaux de communication des autorités et tribunaux (Privasphere, IncaMail et la plateforme justitia.swiss) et de la « signature électronique qualifiée » dans le contexte des plateformes de messagerie Privasphere et IncaMail. Nous percevons chez nos membres une certaine incertitude en raison des nombreuses questions en suspens, auxquelles nous espérons pouvoir répondre dans les mois à venir.

Le report nous offre la possibilité de préparer nos membres de manière encore plus ciblée. Le ZAV va utiliser ce temps supplémentaire pour continuer d’informer ses membres des enseignements et développements tout en organisant des webinaires à intervalles réguliers. Pour garantir une bonne planification, le ZAV attend de la Chancellerie d’État du canton de Zurich qu’elle maintienne une communication ponctuelle et contraignante, fixant des objectifs clairs. Dans le même temps, nous assurons une coordination étroite avec la Chancellerie d’État et les tribunaux afin d’adapter en temps voulu notre communication aux nouvelles dispositions.

Le ZAV travaille étroitement avec d’autres ordres cantonaux sur diverses thématiques : il offre à leurs membres la possibilité de participer à ses webinaires et, sur demande, leur fournit la documentation y afférente. Nous fournissons volontiers les présentations des webinaires aux ordres cantonaux intéressés.

Nous voyons la numérisation comme un exercice continu, que nous façonnons proactivement selon une méthode proche de la pratique et en dialogue avec nos partenaires.