Début des travaux au sein des groupes d’experts Justitia 4.0

Huit groupes d’experts différents discuteront de sujets tels que la future plateforme de justice, l’application dossier judiciaire électronique, la communication ou le processus législatif.

Enthousiasme, engagement et compétence

26 août 2019

Les premiers échos reçus des travaux engagés au sein des groupes d’experts sont l’enthousiasme, l’engagement et la compétence des experts. Ce constat est réjouissant et cet élan initial mérite une contribution dédiée aux efforts consentis la plupart du temps en plus du travail quotidien usuel de la part des personnes les plus importantes au sein du projet Justitia 4.0 : Les acteurs de la justice.

En effet, ces acteurs sont les utilisateurs de demain des systèmes et des applications qui seront développées au sein du projet. Ils sont avocats, procureurs, juges, greffiers, secrétaires ou encore gestionnaires au sein des autorités judiciaires. Ces personnes connaissent le déroulement des procédures qui demain se dérouleront par voie électronique. Elles sont près de 150 et proviennent de toute la Suisse et de tous les types d’autorités judiciaires ; elles ont été réparties au sein de huit groupes d’experts. Ces groupes sont chargés principalement de définir les contours de la plateforme Justitia.Swiss et de l’application qui permettra de travailler de façon conviviale et efficace avec un dossier entièrement électronique.

Dans cette contribution vous trouverez des informations sur les sujets traités au sein des groupes d’experts, sur la façon dont ces groupes travaillent et sur la façon dont les résultats seront pris en compte dans le cadre du projet.

Les sujets traités au sein des groupes d’experts

Les sujets traités au sein des groupes d’experts correspondent aux composants de base du projet Justitia 4.0. Ceux-ci sont les suivants :

• Une application eDossier Judiciaire (ADJ) permettant de travailler de façon conviviale et efficace avec un dossier judiciaire tout électronique. Cette application communique d’une part avec les applications de gestion de dossiers judiciaires existantes et d’autre part avec la plateforme d’échange « Justitia.Swiss ».
• La plateforme sécurisée d’échange « Justitia.Swiss » permettant la communication entre toutes les personnes (physiques ou morales) et toutes les autorités (direction de la procédure, autorité inférieure ou consultée) qui sont impliqués dans une procédure.
• L’architecture (informatique) décrivant l’interaction entre la plateforme et les autorités judiciaires ainsi que les autres acteurs judiciaires par des interfaces ou une intégration. Elle définira aussi les standards minimaux, notamment en ce qui concerne la structure des dossiers.
• La communication et la gestion du changement accompagnant toute la durée du projet.
• Un projet de révision législative de tous les types de procédure réglant la communication électronique dans la justice et introduisant d’une part une obligation de gérer les dossiers en format électronique pour les autorités judiciaires et d’autre part une obligation de procéder par voie électronique pour les représentants professionnels.

Organisation des groupes d’experts

Les groupes d’experts sont organisés par sujets de la façon suivante :

• Les groupes d’experts 1 et 2 concentrent leurs travaux sur divers aspects liés au fonctionnement de la plateforme « Justitia.Swiss »:
  – Le premier groupe d’experts définit les modalités d’accès à la plateforme sous l’angle technique ; il contribue à la définition de l’architecture (informatique) du système complet mis en œuvre dans le cadre du projet Justitia 4.0 et intègre des éléments très importants de sécurité informatique dans les solutions proposées.
  – Le deuxième groupe d’experts définit le fonctionnement et les services de plateforme sous l’angle technique et de l’utilisateur (avocat et autorités judiciaires).
• Le troisième groupe d’experts étudie les divers fichiers qui seront mis à disposition sur la plateforme et définit des standards minimaux relatifs aux formats et à la structure des dossiers judiciaires, naturellement en tenant compte des spécificités cantonales et des divers types de dossiers.
• Le quatrième groupe d’experts a reçu le mandat de définir la façon dont il conviendra de travailler avec des dossiers judiciaires électroniques à l’aide d’une application spécifique : l’application dossier judiciaire électronique (ADJ); ce groupe est aussi chargé d’élaborer des processus pour la numérisation du courrier papier adressé aux autorités judiciaires.
• Le cinquième groupe d’experts est un groupe transversal chargé d’élaborer les concepts de communication et de gestion du changement ainsi que de la mettre en œuvre ; la manifestation de démarrage du projet du 14 février 2019 ainsi que la présente newsletter sont des exemples de travaux déjà réalisés par ce groupe d’experts.
• Le sixième groupe d’experts n’est pas encore opérationnel ; il sera chargé de mettre en place l’exploitation de la plateforme « Justitia.Swiss ».
• Le septième groupe d’experts est à nouveau un groupe transversal ; il étudie le droit de procédure et les affaires traitées par les autorités judiciaires ; il en extrait d’une part une liste des acteurs judiciaires ainsi que, d’autre part, des processus communs à tous les types de procédures. Les résultats des travaux sont mis à disposition des autres groupes d’experts et serviront de scénarios de tests pour tester les applications développées dans le cadre du projet.
• Quant au huitième groupe d’experts, il accompagne et prépare les projets de révision de la législation en matière de communication électronique principalement au niveau cantonal : Procédure administrative et mise en place de la corporation de droit public chargée de l’exploitation de la plateforme « Justitia.Swiss ». Ce groupe sera mis en œuvre dès que les contours de la législation fédérale en matière de communication électronique au sein de la justice seront connus avec davantage de façon plus précise et permettront le démarrage de travaux dans les cantons.

Travaux effectués au sein des groupes d’experts

La plupart des groupes d’experts se sont réunis à deux ou trois reprises durant le premier semestre 2019. Il s’agissait dans une première phase de se familiariser avec les enjeux et les objectifs du projet Justitia 4.0 et avec les mandats des groupes d’experts respectifs.

Actuellement les experts traitent les uns après les autres les sujets qui leur sont attribués et récoltent l’ensemble

des exigences et des vœux exprimés au cours de discussions vivantes dans des ateliers. Souvent des sous-groupes sont créés afin de faciliter la participation de chacun ou d’approfondir certains thèmes particuliers. Les résultats sont ensuite échangés. Chacun s’exprimant dans sa langue, des efforts de compréhension et de traduction sont requis de chacun.

Chaque séance donne lieu à un compte-rendu des discussions qui est mis à disposition sur la plateforme collaborative Confluence Justitia 4.0. Il est aisé d’y apporter des commentaires ou des modifications. Cela permet la poursuite des travaux et des discussions entre les séances.

Dans le courant de l’automne 2019, les premiers résultats seront consolidés et validés par des procédures de « Review » impliquant soit des experts d’autres groupes, soit des experts affectés aux groupes de travail respectifs, mais dont la disponibilité ne permet pas une participation régulière aux séances.

Perspective

Afin de permettre aux experts de garder une vue d’ensemble sur l’ensemble du projet, ils seront réunis une seconde fois en 2019 pour une réunion plénière. Celle-ci se déroulera le 8 novembre 2019 au Stade de Suisse à Berne. Le matin sera consacré à un échange d’informations en plenum et l’après-midi à des travaux séparés au sein des groupes d’experts.

En 2020, les exigences et les vœux récoltés seront priorisés selon une méthode qui tiendra compte de la vision très importante des utilisateurs dans un premier temps et de critères techniques et économiques dans un deuxième temps. Cela permettra à la direction de projet de rédiger ensuite des cahiers des charges en vue de la réalisation de la plateforme Justitia.Swiss et de l’application dossier judiciaire électronique notamment. Au-delà de 2020, les experts seront invités à accompagner de près le développement et l’introduction des applications réalisées et pourront ainsi contribuer à les rendre conviviale et efficace dans leur utilisation quotidienne.

On le constate : Les experts en leur qualité d’acteurs de la justice ont un rôle déterminant à jouer pour la réussite du projet Justitia 4.0. Cette réussite sera rendue possible grâce à leurs compétences, leur état d’esprit positif mais aussi critique constructif lorsque cela est nécessaire.

Jacques Bühler, co-chef de projet Justitia 4.0 et responsable métier du 7^e groupe d’experts