Beginn der Arbeiten innerhalb der Fachgruppen

In acht verschiedenen Fachgruppen werden Themen wie die künftige Justizplattform, die Justizakten-Applikation, Kommunikation oder der Gesetzgebungsprozess diskutiert.

Enthusiasmus, Engagement und Kompetenz

Die ersten Rückmeldungen, die wir von den Arbeiten erhalten, die in den Fachgruppen unternommen wurden, loben den Enthusiasmus, das Engagement und die Kompetenz der Experten. Dies ist erfreulich, und dieser anfängliche Elan verdient einen Beitrag, der den Bemühungen gewidmet ist, die die wichtigsten am Projekt Justitia 4.0 beteiligten Experten unternommen haben – grösstenteils neben ihrer täglichen Arbeit: Die Akteure der Justiz.

Diese Akteure sind die Nutzer der Systeme und Anwendungen von morgen, die im Rahmen des Projekts entwickelt werden – Anwälte, Staatsanwälte, Justizangestellte, Sekretäre oder Verwaltende innerhalb der Gerichtsbehörden. Diese Personen sind mit dem Ablauf der Verfahren vertraut, die in Zukunft auf elektronischem Wege abgewickelt werden. Insgesamt 150 Personen aus der ganzen Schweiz und den unterschiedlichsten Justizbehörden, verteilt auf acht Fachgruppen. Diese Gruppen sind hauptsächlich mit der Aufgabe betraut, die Umrisse der Plattform Justitia.Swiss und jener Anwendung festzulegen, welche ein effizientes, angenehmes Arbeiten mit einer komplett elektronischen Akte ermöglichen wird.

In diesem Beitrag finden Sie Informationen über die Themen, mit denen sich die Fachgruppen befassen, über die Art und Weise, wie die Gruppen arbeiten, und darüber, wie die Ergebnisse im Rahmen des Projekts berücksichtigt werden.

Die von den Fachgruppen behandelten Themen

Die von den Fachgruppen behandelten Themen entsprechen den Basiselementen des Projekts Justitia 4.0. Es sind dies:

• Eine eJustizakten-Applikation (JAA), die es ermöglicht, effizient und angenehm mit einer komplett elektronischen Gerichtsakte zu arbeiten. Diese Anwendung steht einerseits in Verbindung mit den juristischen Geschäftsverwaltungs-Applikationen und andererseits mit der Austauschplattform «Justitia.Swiss».
• Die sichere Austauschplattform «Justitia.Swiss». Diese ermöglicht die Kommunikation zwischen allen (natürlichen oder juristischen) Personen und allen Behörden (Verfahrensleitung, nachgeordnete oder konsultierte Behörde), die an einem Verfahren beteiligt sind.
• Die (IT-) Diese beschreibt das Zusammenspiel zwischen der Plattform und den Justizbehörden sowie den anderen Akteuren des Justizsystems über Schnittstellen oder eine andere Art der Integration. Sie definiert auch die Mindeststandards, insbesondere im Hinblick auf die Aktenstruktur.
• Kommunikation und Change-Management, welche das Projekt während seiner gesamten Dauer begleiten.
• Ein Gesetzgebungsprojekt betreffend sämtliche Verfahrensarten, das die Regelungen für die elektronische Kommunikation in der Justiz festlegt und einerseits die Verpflichtung für Justizbehörden einführt, die Akten im elektronischen Format zu verwalten, und andererseits die Verpflichtung für Vertreter der juristischen Berufe, auf elektronischem Wege zu kommunizieren.

Organisation der Fachgruppen

Die Fachgruppen sind nach Thema wie folgt organisiert:

• Die Fachgruppen 1 und 2 konzentrieren ihre Arbeit auf verschiedene Aspekte im Zusammenhang mit der Plattform «Justitia.Swiss»:
  – Die erste Fachgruppe legt die Modalitäten für den Zugang zur Plattform aus technischer Sicht fest; sie trägt zur Festlegung der (IT-)Architektur des vollständigen Systems bei, das im Rahmen des Projekts Justitia 4.0 umgesetzt wird, und integriert wichtige Elemente der IT-Sicherheit in die vorgeschlagenen Lösungen.
  – Die zweite Fachgruppe definiert die Funktionsweise und Dienstleistungen der Plattform aus technischer und aus Benutzersicht (Anwälte und Justizbehörden).
• Die dritte Fachgruppe untersucht die verschiedenen Dateien, die auf der Plattform bereitgestellt werden, und legt Mindeststandards für die Struktur der Gerichtsakten sowie für die verwendeten Formate fest; hierbei werden natürlich die Besonderheiten der Kantone und der unterschiedlichen Aktenarten mitberücksichtigt.
• Die vierte Fachgruppe hat den Auftrag zu definieren, wie der Umgang mit elektronischen Gerichtsakten mit Hilfe einer speziellen Applikation aussehen soll: der Applikation elektronische Gerichtsakten. Ausserdem fällt es in den Aufgabenbereich dieser Gruppe, Verfahren für die Digitalisierung der papiergestützten Post an die Justizbehörden auszuarbeiten.
• Bei der fünften Fachgruppe handelt es sich um eine bereichsübergreifende Gruppe, die mit der Ausarbeitung und der Umsetzung von Konzepten für die Kommunikation und das Change-Management betraut ist; die Veranstaltung zum Projektbeginn am 14. Februar 2019 sowie der vorliegende Newsletter sind Beispiele für bereits von dieser Fachgruppe durchgeführte Arbeiten.
• Die sechste Fachgruppe hat ihre Arbeit noch nicht aufgenommen. Sie wird für die Umsetzung des Betriebs der Plattform «Justitia.Swiss» zuständig sein.
• Die siebte Fachgruppe ist ebenfalls bereichsübergreifend; sie studiert das Verfahrensrecht sowie die von den Justizbehörden behandelten Fälle und erstellt daraus einerseits eine Liste der Akteure im Justizwesen und andererseits die Prozesse, die allen Verfahren gemein sind. Die Ergebnisse der Arbeiten werden den anderen Fachgruppen zur Verfügung gestellt und dienen als Testszenarien für die im Rahmen des Projekts entwickelten Applikationen.
• Die achte Fachgruppe schliesslich bereitet die Gesetzgebungsprojekte betreffend die elektronische Kommunikation vor und begleitet diese in erster Linie auf kantonaler Ebene: Verwaltungsverfahren und Einrichtung der öffentlich-rechtlichen Körperschaft, die mit dem Betrieb der Plattform «Justitia.Swiss» betraut ist. Diese Gruppe wird ihre Arbeit aufnehmen, sobald sich die Umrisse der eidgenössischen Gesetzgebung betreffend die elektronische Kommunikation im Justizwesen genauer abzeichnen und die Arbeiten dazu in den Kantonen beginnen können.
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In den Fachgruppen durchgeführte Arbeiten

Die meisten Fachgruppen haben sich im Laufe des ersten Halbjahrs 2019 bereits zwei- oder dreimal getroffen. In der ersten Phase ging es darum, sich mit den Herausforderungen und Zielsetzungen des Projekts Justitia 4.0 und den Aufträgen der jeweiligen Fachgruppen vertraut zu machen.

Zurzeit bearbeiten die Experten Schritt für Schritt alle Themen, die ihnen zugewiesen wurden, und sammeln die Anforderungen und Wünsche, die im Rahmen lebhafter Diskussionen in den Workshops formuliert wurden. Oft werden Untergruppen geschaffen, um die Teilnahme aller zu erleichtern oder bestimmte Themen zu vertiefen. Anschliessend werden die Ergebnisse ausgetauscht. Da sich alle Teilnehmenden in ihrer Sprache ausdrücken, muss jeder und jede Einzelne sich um Verständnis und Übersetzung bemühen.

Im Anschluss an jede Sitzung wird auf der Kollaborationsplattform Confluence Justitia 4.0 eine Zusammenfassung der Diskussionen zur Verfügung gestellt. Hier können unkompliziert Kommentare oder Änderungen eingefügt werden. Dies ermöglicht die Fortsetzung der Arbeiten und Diskussionen zwischen den Sitzungen.

Im Laufe des Herbstes 2019 werden die ersten Ergebnisse konsolidiert und durch «Review»-Verfahren validiert, an denen entweder Experten aus anderen Fachgruppen beteiligt sind oder Experten, die den jeweiligen Arbeitsgruppen zugewiesen wurden, aber aufgrund anderweitiger Verpflichtungen nicht regelmässig an den Sitzungen teilnehmen können.

Ausblick

2019 wird eine zweite Plenartagung stattfinden, um den Experten zu ermöglichen, einen Überblick über das gesamte Projekt zu bekommen. Die Tagung wird am 8. November im Stade de Suisse Bern stattfinden. Am Vormittag werden Informationen im Gesamtgremium ausgetauscht; der Nachmittag wird für getrennte Arbeiten innerhalb der Fachgruppen genutzt.

2020 werden die gesammelten Forderungen und Wünsche nach einer Methode priorisiert, die in erster Linie die wichtige Benutzersicht einnimmt und in zweiter Linie technische und wirtschaftliche Kriterien berücksichtigt. Dies ermöglicht es der Projektleitung, insbesondere Pflichtenhefte für die Umsetzung der Plattform Justitia.Swiss und der Applikation elektronische Gerichtsakte auszuarbeiten. Nach 2020 sind die Experten dazu eingeladen, die Entwicklung und Einführung der Anwendungen aus der Nähe zu begleiten. So können sie dazu beitragen, diese für die tägliche Anwendung benutzerfreundlich und effizient zu machen.

Damit stellen wir fest: Die Experten tragen als Akteure des Justizwesens entscheidend zum Erfolg des Projekts Justitia 4.0 bei. Ihre Kompetenzen und ihre positive, aber gegebenenfalls auch konstruktiv-kritische Haltung machen den Erfolg möglich.

Jacques Bühler, Co-Leiter des Projekts Justitia 4.0 und Fachverantwortlicher der 7. Fachgruppe