En effet, les procédures numériques ne transforment pas seulement la gestion des dossiers, mais aussi la manière dont se déroulent les auditions et les audiences. Les dossiers numériques, les éléments de preuve électroniques, les vidéoconférences ou encore les enregistrements audio et vidéo doivent pouvoir être utilisés dans les salles de manière simple, sûre et fiable. Cela nécessite une infrastructure technique adaptée, comprenant notamment des écrans, des caméras, des microphones, du matériel d'enregistrement et des interfaces stables.
L'objectif du projet est d'équiper les salles d'audition et les salles d'audience de manière à permettre, dans la pratique, le recours aux technologies numériques. Cela concerne notamment la présentation de dossiers et de pièces à conviction sous forme numérique, les vidéoconférences, les enregistrements audio et vidéo, ainsi qu'un équipement technique aussi homogène et convivial que possible. La technologie doit faciliter le travail et non le compliquer.
Les salles numériques permettent des procédures plus efficaces, car les dossiers, documents, photos, vidéos ou autres éléments de preuve peuvent être affichés directement dans la salle et consultés collectivement. Les auditions et les audiences peuvent, si nécessaire, être enregistrées ou se dérouler par visioconférence. Cela accroît la flexibilité, améliore la traçabilité et favorise un mode de travail moderne, sans rupture de média.
Nous avons tout d’abord recensé les besoins métier des différentes autorités judiciaires, puis nous en avons déduit les exigences en matière d’équipement technique. Nous avons ensuite évalué les solutions adaptées et sélectionné un prestataire dans le cadre d’une procédure de marché public. Il était important pour nous de ne pas nous contenter d’acquérir de la technologie, mais de mettre en place une solution globale adaptée à la pratique, comprenant l’exploitation, l’assistance, la formation et le développement continu.
Le projet est en cours depuis l'automne 2024 dans le cadre du programme de numérisation DJ28. Après la phase de conception et d'acquisition, les premiers sites pilotes ont été mis en place et mis en service. La mise en œuvre complète se fait progressivement, car il faut tenir compte de différents sites, types de locaux et besoins. Il est prévu de mener à bien le projet au plus tard en 2028.
À mon avis, il est essentiel d’impliquer les collaborateurs dès le début et de ne pas se limiter à une approche purement technique lors de la planification. La meilleure solution n’est pas nécessairement celle qui offre le plus de fonctionnalités, mais celle qui fonctionne de manière fiable au quotidien et qui est acceptée par les collaborateurs.
L'équipe de base est volontairement réduite à quatre personnes. Elle se compose de personnes possédant des connaissances spécialisées en matière de projets, un savoir-faire informatique et technique, ainsi que de représentants issus du terrain. La collaboration étroite avec les tribunaux concernés, le ministère public, l'administration pénitentiaire, le service informatique et le prestataire externe est également essentielle. Nous garantissons ainsi la coordination des aspects techniques, organisationnels et spécialisés.
La diversité des locaux et des types d’utilisation constitue un défi majeur. Une salle d’audition présente des exigences différentes de celles d’une salle d’audience. De plus, certains locaux sont également utilisés pour des réunions quotidiennes. Parallèlement, la solution doit être aussi uniforme, sécurisée et simple d’utilisation que possible. Parmi les autres défis figurent la protection des données, la sécurité de l’information, la disponibilité, l’assistance technique, l’adhésion des collaborateurs et l’intégration dans les processus de travail numériques existants et futurs.
Nous nous appuyons sur des formations, des introductions pratiques et des outils simples tels que des lignes directrices ou des listes de contrôle. Il est particulièrement important que les collaborateurs ne bénéficient pas seulement d’explications théoriques sur la technologie, mais qu’ils puissent également la tester dans des situations réalistes. De plus, nous recueillons les retours d’expérience des sites pilotes et améliorons en permanence la solution ainsi que les services d’assistance.
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