L’obiettivo generale del progetto Justitia 4 è una giustizia digitale sicura,- affinché la strada della giustizia non passi più per montagne di carta. Inoltre, la digitalizzazione del sistema giudiziario svizzero apre numerose altre potenzialità per tutte le parti coinvolte nel procedimento: collaborazione più efficiente tra le autorità giudiziarie e gli avvocati, risparmio di tempo nella ricerca degli atti, maggiore attrattiva del settore per i giovani che vi approdano e sono già cresciuti nel mondo della digitalizzazione.
Molti studi legali lavorano già in modo digitale, gestiscono i propri atti in formato elettronico e presentano le domande per via elettronica. Quali sono i vantaggi di questa modalità di lavoro? Quali sono le problematiche nel passaggio alla digitalizzazione? L’avvocato Nino Sievi e l’avvocatessa Anina Groh dello studio legale Lex Futura rispondono alle domande più importanti e spiegano perché solo una soluzione nazionale di digitalizzazione del sistema giudiziario svizzero è una vera soluzione.
La trasformazione digitale comprende tutti i settori della nostra vita. L’uso degli strumenti digitali e le relative competenze sono in continuo aumento, sia fra la popolazione e nell’economia sia fra le autorità. Questa evoluzione aumenta anche l’aspettativa delle aziende e della società di poter interagire con le autorità giudiziarie (tribunali e procure) in modo digitale e di utilizzare i vantaggi della digitalizzazione. La crisi del coronavirus ha ulteriormente accelerato questo sviluppo. Inoltre, la giustizia è chiamata sempre più a confrontarsi con fatti e prove digitali (ad esempio, video su Internet). E anche in questo contesto deve aggiornarsi. Il progetto Justitia 4.0 porta avanti la trasformazione digitale della Svizzera.
La trasformazione digitale della giustizia è in pieno svolgimento. Negli ultimi anni, numerosi uffici amministrativi hanno creato servizi digitali, passando dagli atti cartacei a quelli elettronici e rendendo così possibili servizi digitali end-to-end (parola chiave e-government). Molti studi legali stanno già sfruttando le possibilità offerte dalla digitalizzazione per rendere più efficiente il loro lavoro sotto molteplici aspetti. Oggi l’uso della firma digitale è ancora complesso. A volte si opta per canali di comunicazione alternativi e non sicuri. Spesso in sede di immissioni di informazioni si verificano problemi di discontinuità. Per poter sfruttare le potenzialità della trasformazione digitale, è necessario disporre di un sistema comune.
Le organizzazioni delle autorità giudiziarie dei Cantoni e della Confederazione sono federali e strutturate in modo diverso. Da un lato il livello di maturità della trasformazione digitale varia a seconda dell’organizzazione e dall’altro i sistemi IT utilizzati sono tanti e differenti fra loro. Il progetto Justitia 4.0 ne tiene conto adottando un approccio graduale e completo. L’introduzione di nuovi software non è sufficiente per realizzare la trasformazione digitale. Sono invece necessarie soluzioni che semplifichino in modo efficiente la collaborazione di tutte le parti coinvolte e tengano conto dei sistemi precedentemente utilizzati.
Nel complesso, le montagne di carta predominano (ancora) nel sistema giudiziario (nel 2020, solo l’1,5% di tutte le immissioni erano digitali). Per il settore, lavorare con la carta è sinonimo di tradizione e stima, qualità, sicurezza e affidabilità. Ciononostante gli svantaggi sono numerosi: il personale ha bisogno di molto tempo per cercare, trovare e copiare gli atti. La gestione degli atti cartacei (impaginazione, datazione e distribuzione) è estremamente dispendiosa. Gli atti cartacei rendono inoltre impossibile effettuare semplici ricerche full text e lavorare insieme e simultaneamente sui fascicoli, complicando le attività da svolgere.
La pressione sui costi che grava su tribunali e procure sottolinea la necessità di migliorare in efficienza gestendo elettronicamente gli atti e realizzando la trasformazione digitale. L’accesso alla giustizia è facilitato anche dallo scambio di atti per via elettronica. Consente infatti di raggiungere fra l’altro gli obiettivi generali della pubblica amministrazione, che puntano ad un aumento dell’efficienza e una maggiore vicinanza ai cittadini (strategia eGov).
Il settore della giustizia deve soddisfare le aspettative dei giovani talenti nati nel mondo del lavoro digitale continuando a rimanere attraente ai loro occhi. La possibilità di lavorare in parte indipendentemente dal luogo e dall’orario è ormai un’aspettativa per molti, ma rimane tuttavia attuabile solo in misura limitata con gli atti cartacei nel sistema giudiziario.
La Svizzera è nota in tutto il mondo per la sua stabilità e la certezza del diritto. Una giustizia digitale aiuta a mantenerne la sua reputazione di posto attraente e innovativo in cui vivere e svolgere le attività economiche. . Rispetto ad altri Paesi europei, il sistema giudiziario svizzero è attualmente in ritardo nel campo della digitalizzazione. L’obiettivo del progetto Justitia 4.0 è recuperare il tempo perduto.
La giustizia svizzera deve essere in grado di utilizzare metodi moderni e contemporanei che le permettano di lavorare indipendentemente dal tempo e dal luogo. In ufficio, in tribunale, nella sala delle udienze o a casa, un atto giudiziario elettronico è sempre disponibile. Atttaverso lo scambio degli atti per via elettronica vengono eliminate le asimmetrie informative sinora causate dallo scambio postale e dalla trasmissione di documenti e atti tra i singoli attori e le istanze coinvolte.
Eliminando il coordinamento delle attività amministrative e logistiche (organizzazione del lavoro di copiatura, messa a disposizione e inoltro degli atti) si aprono nuove prospettive ed il lavoro può così concentrarsi sui contenuti. Il passaggio agli atti giudiziari elettronici e l’introduzione dello scambio di atti per via elettronica eliminano la necessità di trasmettere fisicamente i fascicoli ad altre unità organizzative. Le spese per il materiale e la spedizione diminuiscono, così come le risorse necessarie, ad esempio, per preparare l’esame degli atti e l’archiviazione. Le capacità così liberate possono essere utilizzate per nuove attività necessarie alla trasformazione digitale.