Foto: Emeric Caron
La comunicazione interna in seno al Tribunale civile è stata introdotta attivamente dal settembre 2024, in concomitanza con l’avvio dell’utilizzo della piattaforma justitia.swiss da parte delle tre camere pilota.
A questo fine abbiamo sviluppato i seguenti canali e formati di comunicazione:
Questo modo di procedere strutturato e a tappe ha lo scopo di garantire una trasmissione di informazioni chiara, condivisa e adattata all’insieme dei collaboratori del Tribunale civile nel quadro della modernizzazione degli strumenti di lavoro e dei processi.
La strategia di comunicazione introdotta dal Tribunale civile persegue diversi obiettivi principali, legati alla sua funzione di tribunale pilota nel quadro della digitalizzazione della giustizia.
Essi sono i seguenti:
Riassumendo, la nostra strategia ha l’obiettivo di fornire a giudici e collaboratori del Tribunale civile le chiavi di comprensione del progetto, di promuovere il loro impegno e di creare una dinamica collettiva positiva attorno alla funzione pilota del Tribunale in questo processo di trasformazione.
I riscontri sono complessivamente positivi, ma piuttosto diversi. Le persone coinvolte nel progetto sono soddisfatte. Una parte dei collaboratori, invece, si tiene in disparte, probabilmente perché il progetto è ancora troppo astratto per loro. Si vedrà un miglioramento dopo l’avvio della piattaforma e dell’ADG.
Una delle sfide dell’accompagnamento della trasformazione è quella di comunicare con sufficiente anticipo allo scopo di coinvolgere giudici, cancellieri e collaboratori, pur sapendo che certi programmi software non sono ancora disponibili e che i processi lavorativi con l’atto elettronico non sono ancora definiti chiaramente.
Sono stati svolti diversi workshop con le direzioni e le presidenze dei Tribunali. Cerchiamo di rendere concreti i cambiamenti imminenti e di presentare i vantaggi del nuovo sistema: telelavoro, risparmio di carta, facilità della ricerca di documenti, lavoro simultaneo di più persone in tempo reale con un atto ecc.
Utilizziamo due leve principali per valutare l’efficacia della nostra comunicazione interna:
Innanzitutto consiglierei di non sottovalutare l’importanza della comunicazione informale. È altrettanto importante identificare sin dall’inizio del progetto le persone già di per sé motivate o interessate alla trasformazione in corso. Possono contribuire a promuovere il progetto internamente e diventare preziosi moltiplicatori. Infine, sfruttare al meglio i riscontri ottenuti è una strategia particolarmente efficace.
Siamo del tutto consapevoli del fatto che le conoscenze e il grado di familiarità con la digitalizzazione vari da una persona all’altra, in particolare in seno a un progetto pilota a cui partecipano persone con profili molto diversi. Ecco perché ci teniamo a garantire che tutti i membri del Tribunale ricevano informazioni chiare, accessibili e adattate alle esigenze specifiche.
Grazie alla combinazione tra accessibilità delle informazioni, contenuti comprensibili e vicinanza personale creiamo un ambiente propizio per comprendere e assimilare gradualmente gli aspetti centrali della trasformazione digitale, indipendentemente dalle nozioni preliminari del singolo.
Una delle principali difficoltà riscontrate attualmente risiede nella mancanza, in questa fase del progetto, di contenuti concreti da comunicare in seno all’autorità giudiziaria. Al momento la trasformazione digitale è perlopiù teorica, il che limita la capacità di immaginarsi ciò che arriverà e di impegnarsi attivamente.
Sia giudici che collaboratori devono poter vedere, testare e capire concretamente gli strumenti digitali per poter riconoscere i loro vantaggi nella quotidianità lavorativa: guadagno di tempo, semplificazione delle procedure, miglioramento del coordinamento ecc. Se mancano delle dimostrazioni delle funzioni, esempi d’utilizzo tangibili o test pratici avanzati, la comunicazione rimane astratta o troppo distante nel tempo per destare interesse nel presente.
Questa difficoltà è ulteriormente accentuata dal contesto istituzionale, caratterizzato dall’incertezza legata al processo legislativo e alla ripetuta posticipazione dei termini per l’introduzione dell’atto elettronico. Queste circostanze destano aspettative ma anche scetticismo, creando una maggiore passività nei team.
Si tratta quindi di informare al momento giusto sui cambiamenti per evitare un entusiasmo sproporzionato rispetto all’avanzamento del progetto.
È altrettanto importante mantenere uno scambio regolare e trasparente con il team del programma per garantire una comunicazione coerente sia a livello giudiziario che istituzionale.
La nostra sfida consiste dunque nel mantenere un dialogo chiaro, motivante e trasparente malgrado le incertezze, e al contempo nel preparare il terreno per un’assimilazione progressiva una volta disponibili gli strumenti. Questo significa dare visibilità a ogni avanzamento, anche modesto, e ascoltare i bisogni espressi per quindi adattare la nostra comunicazione.
Finora la nostra priorità era di mantenere una dinamica di comunicazione regolare, coerente e costruttiva. Malgrado l’assenza attualmente di elementi tecnici pienamente operativi, riteniamo sia essenziale mantenere il contatto, continuare a informare gli interessati e prepararli ai prossimi passi.
Ci impegniamo a munire il progetto di misure concrete il prima possibile. Non appena uno strumento, una funzione o un mezzo ausiliario è a disposizione, anche se solo parzialmente, lo divulghiamo nei nostri canali di comunicazione allo scopo di rendere la trasformazione digitale più tangibile. Questo permette di uscire gradualmente dal quadro teorico e di mostrare che sono in corso degli sviluppi concreti.
Inoltre, l’estensione graduale del progetto pilota riveste un ruolo chiave. Permette infatti di coinvolgere più attori in seno al Tribunale, di diversificare i profili toccati e quindi di rendere i cambiamenti più visibili e tangibili. I riscontri ottenuti dai primi partecipanti sono preziosi come materiale di comunicazione e incoraggiano gli altri a salire a bordo.
Infine, ci accertiamo di adottare un approccio pragmatico e realistico, assumendoci le incertezze legate alla tempistica del progetto e al contempo valorizzando ogni tappa raggiunta. Questo contribuisce a creare un clima di fiducia e a mantenere l’interesse.
Innanzitutto consiglierei di non sottovalutare l’importanza della comunicazione informale. Oltre ai canali ufficiali, gli scambi spontanei rivestono un ruolo decisivo nel diffondere idee, nel gestire resistenze o paure e nel creare un clima di fiducia. Spesso è proprio in momenti del genere che vengono a galla i veri dubbi – e che si presentano le opportunità per comunicare efficacemente i messaggi centrali.
È altrettanto importante identificare sin dall’inizio del progetto le persone già di per sé motivate o interessate alla trasformazione in corso. Possono contribuire a promuovere il progetto internamente e diventare preziosi moltiplicatori. Coinvolgendoli sin dall’inizio si crea una dinamica partecipativa che dà senso al progetto e rafforza la legittimità presso il resto dei colleghi.
Sfruttare al meglio i riscontri ottenuti è un’altra strategia particolarmente efficace. Le testimonianze tratte dalla prassi rendono i cambiamenti tangibili, aiutano a mitigare le paure e convincono progressivamente. Spesso il consenso nasce grazie ai sostenitori della prima ora, e da lì si consolida ulteriormente.
Per riassumere, una comunicazione interna di successo si basa tanto quanto sull’ascolto, la vicinanza e il coinvolgimento progressivo dei team che sui messaggi istituzionali. Concentrarsi sulle persone, sul coinvolgimento di tutti gli attori e su una comunicazione comprensibile è, a mio avviso, essenziale per il successo.
Sono convinto che in un ambiente giudiziario in piena trasformazione digitale sia fondamentale mantenere un approccio ibrido di comunicazione interna. Un approccio, quindi, che combina i vantaggi degli strumenti digitali con le qualità delle interazioni umane.
I formati digitali, quali video, podcast interni o moduli di formazione e-learning, offrono interessanti opportunità in termini di flessibilità, accessibilità e standardizzazione delle informazioni. Permettono di raggiungere un largo pubblico in qualsiasi momento e di adattarsi ai ritmi lavorativi individuali. Questi strumenti assumeranno indubbiamente un ruolo sempre più importante nelle nostre attività di comunicazione.
Ciononostante, questi formati non possono sostituire interamente la presenza umana. Le riunioni in presenza, gli scambi informali o le discussioni di gruppo sono indispensabili, specialmente in un ambiente sensibile ed esigente come quello della giustizia. Sono proprio momenti del genere che consentono di precisare le proprie affermazioni, di chiarire malintesi e mitigare resistenze e quindi di rafforzare la fiducia.
Credo addirittura che, più la comunicazione diventa digitalizzata, più bisogna preservare e rafforzare gli spazi per il dialogo umano. In un contesto in cui le informazioni circolano rapidamente, e a volte anche in modo impersonale, diventa ancora più importante creare delle opportunità di scambio autentiche, dove ognuno può esprimere i propri dubbi, porre domande o semplicemente venir ascoltato.
In breve, il futuro della comunicazione interna nella giustizia digitale si basa, secondo me, su un equilibrio intelligente tra strumenti digitali performanti e interazioni umane d’alta qualità, a titolo di complemento, non di sostituzione.
sferibili ad altri Tribunali. Diventa così un vettore di mutualizzazione degli sforzi, al servizio di un cambiamento graduale e coerente.
Il reparto comunicazione dell’autorità giudiziaria assume un ruolo centrale e strutturante nel processo di cambiamento, e contribuisce attivamente alla strategia di cambiamento diretta dal capo progetto.
Al centro delle interazioni tra il team di programma, la giurisdizione pilota, la responsabile di formazione e il team di comunicazione di Justitia 4.0, il reparto comunicazione cura la coerenza dell’insieme di misure di comunicazione proposte e intraprese. Essa si accerta, inoltre, che i messaggi diffusi rientrino in una strategia chiara, in linea con gli obiettivi del progetto di trasformazione digitale. Il suo posizionamento interdisciplinare gli permette di far circolare le informazioni, di dare visibilità ai feedback ricevuti e di attuare le decisioni strategiche in modo concreto e adatto alla situazione. In quanto punto di connessione e di scambio, la sua funzione è essenziale per migliorare il flusso di informazioni, anticipare le resistenze e adattare i messaggi alle realtà della quotidianità lavorativa.
Inoltre agisce anche da partner professionale: apportando la sua esperienza professionale in materia di comunicazione interna ed esterna, creando un legame con partner esterni nella sua area di competenza (persone di riferimento cantonali e il team di progetto di Justitia 4.0) e partecipando al processo di accompagnamento del cambiamento, il reparto di comunicazione sostiene concretamente i Tribunali nell’implementazione delle loro misure di comunicazione. Questo include la consulenza strategica, l’identificazione dei canali opportuni, la produzione di contenuti chiari e accessibili in collaborazione con il team di progetto e la messa a disposizione di strumenti adattati.
Un altro aspetto centrale della sua attività risiede nell’armonizzazione dei contenuti e dei messaggi: vista la complessità dell’ambiente istituzionale, il reparto comunicazione aiuta a creare una base comune di comprensione e di linguaggio. Questo promuove la comprensione del progetto a livello nazionale, al contempo rispettando le particolarità locali e la necessaria coerenza d’insieme.
Infine, grazie all’esperienza acquisita nel quadro dei primi avvii e del progetto pilota nel Tribunale civile, il reparto comunicazione può attingere alle procedure comprovate e alle lezioni apprese per proporre misure di comunicazione opportune e trasferibili ad altri Tribunali. Diventa così un vettore di mutualizzazione degli sforzi, al servizio di un cambiamento graduale e coerente.
I tribunali di Basilea Campagna hanno optato per la digitalizzazione. Lo studio sul progetto di trasformazione digitale dei tribunali effettuato nel dicembre 2022 ha descritto la portata dei lavori sul piano sia tecnico che del personale. Sulla base...
Perché le autorità giudiziarie dovrebbero investire tempestivamente nella digitalizzazione dei loro processi lavorativi? Quali passi sono necessari per garantire il successo del pilotaggio e quali sfide si possono incontrare? Rémi Fillet è uno dei tre...
I tribunali di Basilea Campagna hanno avviato la fase pilota nell'ambito della fase concettuale del progetto “DTG - Digitale Transformation der Gerichte BL”. L'attenzione si concentra sull'uso della piattaforma justitia.swiss, inizialmente presso il...