Nos services pour une transition numérique réussie

Le projet Justitia 4.0 développe la plateforme sécurisée « Justitia.Swiss » pour la communication électronique dans le domaine judiciaire et la consultation électronique du dossier. Parallèlement, il met à disposition des autorités judiciaires une Application dossier judiciaire électronique (ADJ) qui permettra de traiter les pièces d’un dossier, de les gérer et d'attribuer des tâches à l’interne. Au-delà de l’introduction de ces nouveaux outils numériques, il s’agira de former les personnes qui les utiliseront. Lors de l'entrée en vigueur de la loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine judiciaire (LPCJ), au plus tôt en 2025, et éventuellement après une phase transitoire, les autorités judiciaires ainsi que les utilisateurs professionnels comme les avocates et avocats – auront l’obligation de communiquer par voie numérique. Les procédures en cours pourront être clôturées sur papier.

Prestations propres des autorités judiciaires

Réussir la numérisation de la justice suisse implique d’entreprendre différents travaux préparatoires dans les domaines technique, informatique, organisationnel, législatif ainsi qu’au niveau des ressources humaines. Ces travaux incombent aux autorités judiciaires. Pour accompagner les organisations sur le chemin de la transition numérique, l’équipe « Transformation » du projet Justitia 4.0 a développé une large palette de « services » et de pistes de réflexion, qui est présentée sur ce site. L’équipe de projet est à disposition des autorités judiciaires pour les soutenir et les conseiller, et les échanges personnels en sont un aspect important.

En quoi consistent ces prestations propres que les autorités judiciaires doivent mettre en œuvre pour réussir la transition numérique ?

• Une planification globale du projet et la nomination d'un ou d’une chef de projet sont les premières étapes importantes pour la réussite du projet.
  Pour la plupart des autorités judiciaires, la numérisation de la justice est un projet unique en son genre. Il concerne de nombreux domaines de l'autorité et nécessite un échange et une concertation au niveau cantonal. Lors de la planification, il convient de déterminer quelles personnes doivent être représentées dans l'équipe de projet, à qui incombent quelles tâches et quel budget est nécessaire pour mener à bien le projet. Une communication interne transparente et proactive s’avère essentielle et doit être planifiée soigneusement.
• Au niveau de l'infrastructure, il s'agit d'équiper les postes de travail de manière à ce que les collaboratrices et les collaborateurs puissent travailler numériquement.
  Plusieurs écrans ou un grand écran s’avèrent nécessaires pour pouvoir travailler avec plusieurs fenêtres ouvertes. Un ordinateur portable permet également d'accéder aux dossiers numériques à la maison ou dans la salle d'audience. Les salles d'audience/d'audition doivent également être digitalisées afin de permettre au juge, au greffier, au procureur de consulter les dossiers sous forme numérique.
• Les particuliers pourront continuer à adresser leur communication sous format papier. Pour les autorités judiciaires cela impliquera de scanner ces documents et de transformer ou repenser certains processus.
• Pour garantir l’interopérabilité entre tous les futurs outils numériques (plateforme, application dossier judiciaire avec l'application métier), des adaptations et des travaux d'intégration doivent être réalisés par le service informatique des autorités judiciaires, notamment :
  • l’intégration de l’Application dossier judiciaire (ADJ) avec l'application métier ainsi que la connexion de l'application métier à la plateforme par le fabricant de l'application métier (commande des interfaces correspondantes par les autorités judiciaires) ;
  • la connexion du système de gestion des identités et des accès (IAM) interne à l'autorité au système d'identité fédéré de la plateforme, afin que les utilisateurs puissent utiliser les services de la plateforme de manière transparente (Single-Sign-On).
  • l’installation d’un service de cachet électronique reconnu pour permettre d’apposer un cachet électronique aux pièces du dossier.
• Passer à l’ère numérique ne signifie pas de simplement numériser des processus analogues. La numérisation consiste en une transformation et en une simplification desdits processus. Pour se faire, il est judicieux de repenser les déroulements pour qu’un gain d'efficacité et d'efficience résulte de la numérisation.
• La numérisation entraîne des changements dans la façon de travailler. Il est essentiel que les collaboratrices et les collaborateurs comprennent l'objectif et l'utilité de la numérisation. C’est seulement ainsi qu’ils y adhéreront et l’assumeront en la mettant en oeuvre. Une communication régulière et un dialogue avec le personnel jouent un rôle clé à cet égard.
• La loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine judiciaire (LPCJ) régit la communication numérique en droit pénal et en droit civil. Pour que la plateforme sécurisée « Justitia.Swiss » puisse également être utilisée en droit administratif, les codes de procédure administrative cantonale doivent être adaptés. 

Offres de soutien de Justitia 4.0

Afin d’accompagner les autorités judiciaires dans leur transition numérique, Justitia 4.0 a développé différentes offres de prestations de services, appelées « services ». Ceux-ci prennent en compte les besoins des autorités judiciaires et sont adaptés et étendus en permanence.

Guides pratiques

Justitia 4.0 a développé plusieurs guides pratiques qui offrent aux autorités judiciaires des pistes de réflexion et des conseils. Actuellement, des guides pratiques sur les thèmes suivants sont disponibles en ligne :

• Planification de projet
• Equipement du poste de travail personnel
• Equipement des salles d'audience
• Conversion et numérisation de documents

D'autres guides sont en cours d’élaboration et seront publiés dans le courant de l’année 2023 :

• Communication interne
• Sécurité informatique et protection des données
• Adaptation des codes de procédure administrative cantonale

Ambassadeurs en tant que lien entre le projet et leur organisation

La tâche des organes dirigeants comme des ambassadeurs est de faire connaître le projet Justitia 4.0 dans leur organisation, de prendre la température et de faire remonter les questions ou les incertitudes à l'équipe de projet. Justitia 4.0 informe régulièrement les ambassadeurs, que ce soit par des bulletins d'information, des réunions ou des échanges d'expériences (en ligne). Depuis le coup d'envoi en novembre 2022, de nombreux ambassadeurs ont mis en place avec succès leurs premières mesures, principalement dans les domaines de la gestion de projet et de la communication interne.

Vidéos explicatives

Les vidéos explicatives permettent aux collaboratrices et collaborateurs de comprendre quelles sont les transactions de base (communication, notification, consultation du dossier) de la future plateforme sécurisée « Justitia.Swiss ». Elles fournissent des explications sur le déroulement de l'interaction entre l'Application du dossier judiciaire avec l'application métier (Tribuna, Juris, développement propre) et la plateforme « Justitia.Swiss ». L’équipe de projet a créé deux vidéos spécifiques sur ces thématiques :

• vidéo sur les transactions de base de la plateforme « Justitia.Swiss » (lien)
• vidéo sur l’interaction des systèmes informatiques avec la plateforme « Justitia.Swiss » (lien)

En cours de réalisation, la boussole du changement : un instrument pour mesurer la volonté de changement dans son organisation

La boussole du changement est destinée aux personnes dirigeantes. Elle sert à faire le point sur la mise en œuvre d'un projet de changement pendant toute sa durée. Cet instrument aide l'organisation à identifier les ressources et les éventuels déficits qui font obstacle à la réussite du changement. Sur cette base, des mesures peuvent être définies afin d'atteindre les objectifs souhaités. 

La boussole du changement peut être réalisée de manière indépendante ou en groupe au sein de l'équipe (de direction). Il est également possible de combiner les deux variantes, ce qui en fait un instrument très intéressant. La boussole du changement sera disponible à partir du deuxième semestre 2023.