Unsere Services für den Start in einen gelungenen digitalen Wandel

Das Projekt Justitia 4.0 entwickelt die sichere Plattform «Justitia.Swiss» für den elektronischen Rechtsverkehr und die digitale Akteneinsicht. Gleichzeitig stellt das Projekt den Justizbehörden eine eJustizakte-Applikation zur Verfügung, welche es erlaubt, die digitalen Aktenstücke zu bearbeiten, zu verwalten und Aufgaben zuzuteilen. Bei all den technischen Entwicklungen sind auch die Menschen im Blick zu behalten, welche mit den neuen digitalen Werkzeugen arbeiten werden. Mit Inkrafttreten des Bundesgesetzes über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ), frühestens im 2025 und allenfalls nach einer Übergangsfrist soll es für die Justizbehörden - wie für professionelle Anwenderinnen und Anwender (Anwältinnen und Anwälte) - obligatorisch werden, digital zu kommunizieren, wobei laufende Verfahren auf Papier abgeschlossen werden können.

Eigenleistungen der Justizbehörden

Für eine erfolgreiche Digitalisierung der Justiz müssen die Justizbehörden verschiedenste Vorarbeiten erbringen sowohl im technischen, organisatorischen, personellen wie gesetzgeberischen Bereich. Das Projekt Justitia 4.0 gibt Hilfestellungen und Denkanstösse. Dafür hat das Team «Transformation» verschiedene Services entwickelt, welche auf der Website justitia40.ch aufgeführt sind. Das Projektteam steht den Justizbehörden mit Rat und Tat zur Seite und steht auch im persönlichen Austausch mit ihnen.

Worum handelt es sich bei diesen Eigenleistungen, welche die Justizbehörden anpacken müssen, damit der digitale Wandel gelingt?

• Die Digitalisierung der Justiz ist für die meisten Justizbehörden ein Projekt, wie sie noch nie eines umgesetzt haben. Es ist umfassend und betrifft die verschiedensten Bereiche der Behörde und verlangt auch einen Austausch und Absprache auf Kantonsebene. Eine umfassende Projektplanung und die Einsetzung eines dezidierten Projektleiters oder einer Projektleiterin sind erste wichtige Schritte für den Projekterfolg. Zur Projektplanung gehört es festzulegen, welche Personen im Projektteam vertreten sein müssen, eine Auslegeordnung der Aufgaben zu erarbeiten, ein benötigtes Budget zu definieren und sich Gedanken zur Kommunikation mit den Betroffenen zu machen.
• Auf Ebene der Infrastruktur geht es darum, die individuellen Arbeitsplätze der Mitarbeitenden so auszurüsten, dass sie digital arbeiten können. Es braucht beispielsweise mehrere bzw. einen grossen Bildschirm, damit mit mehreren geöffneten Fenstern gearbeitet werden kann. Ein Laptop erlaubt es, auch zu Hause oder im Verhandlungssaal auf die digitalen Akten zugreifen zu können. Auch die Verhandlungs-/Einvernahmesäle müssen aufgerüstet werden, damit die Richterin, der Gerichtsschreiber, die Staatsanwältin die Akten digital einsehen können.
• Private werden auch in Zukunft ihre Eingaben auf Papier machen können. Diese Dokumente müssen eingescannt werden. Hier gilt es, sich Gedanken über den künftigen Prozess des Einscannens zu machen.
• Um eine vollständige integrale Nutzung aller künftigen Komponenten (Plattform, eJustizakte- Applikation im Zusammenspiel mit der Fachapplikation) sicherstellen zu können, sind Anpassungen und Integrationsarbeiten auf Seite der IT-Infrastruktur der Justizbehörden notwendig, insbesondere:
  • Integration der eJustizakte-Applikation mit der Fachapplikation (Juris, Tribuna, Eigenentwicklung) sowie Anbindung der Fachapplikation an die Plattform durch den Fachapplikationshersteller (Bestellung von entsprechenden Schnittstellen durch die Justizbehörden)
  • Anbindung des behördeninternen Identity- und Access-Management-Systems (IAM) an das föderierte Identitätssystem der Plattform, damit die Benutzer nahtlos die Services der Plattform nutzen können (Single-Sign-On)
  • Installation eines anerkannten Siegelservices für die elektronische Siegelung von Aktenstücken.
• Digitalisierung bedeutet nicht, dass man die analogen Prozesse 1:1 digitalisiert. Es macht Sinn, die Prozesse zu überdenken, damit aus der Digitalisierung auch ein Effizienz- und vor allem Effektivitätsgewinn resultiert.
• Die Digitalisierung bringt für die Mitarbeitenden Änderungen in ihrer täglichen Arbeit. Sie müssen das Ziel und den Nutzen der Digitalisierung verstehen, damit sie diese mittragen und umsetzen können. Eine regelmässige Kommunikation und der Dialog mit den Mitarbeitenden spielen dabei eine wichtige Rolle.
• Das Bundesgesetz über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ) regelt die digitale Kommunikation im Straf- und Zivilrecht. Damit auch im Verwaltungsrecht die Plattform «Justitia.Swiss» benutzt werden kann, müssen die kantonalen Verwaltungsrechtspflegegesetze angepasst werden. 

Unterstützungsangebote von Justitia 4.0

Um die Justizbehörden beim digitalen Wandel zu unterstützen, hat Justitia 4.0 verschiedene Unterstützungsangebote, genannt «Services» entwickelt. Diese orientieren sich an den Bedürfnissen der Justizbehörden und werden laufend angepasst / erweitert.

Merkblätter

Justitia 4.0 hat verschiedene Merkblätter erarbeitet, welche den Justizbehörden Denkanstösse und Empfehlungen geben. Aktuell sind Merkblätter zu folgenden Themen online:

• Projektplanung
• Ausrüstung persönlicher Arbeitsplatz
• Ausrüstung Verhandlungssäle
• Scanning/Dokumentenumwandlung

Weitere Merkblätter, die im Laufe des 2023 publiziert werden, behandeln folgende Themen:

• Kommunikation mit den Mitarbeitenden über das Projekt Justitia 4.0
• Anpassung Verwaltungsrechtspflegegesetze
• IT-Sicherheit in der Organisation stärken
• Kommunikation mit der Plattform für Anwältinnen und Anwälte
• Kommunikation mit der Plattform für Justizbehörden

Ambassadoren als Bindeglied zwischen dem Projekt und ihren Justizbehörden

Aufgabe der Leitungspersonen wie der Ambassadoren ist es, das Projekt Justitia 4.0 in ihren Organisationen bekannt zu machen, die Temperatur zu fühlen und Fragen oder Unsicherheiten ans Projektteam zurückzumelden. Sie werden regelmässig mit Informationen aus dem Projekt bedient sei es durch Informationsschreiben oder (Online-)Informations- bzw. Erfahrungsaustauschmeetings. Seit dem Kickoff im November 2022 hat sich bereits einiges getan, zahlreiche Ambassadoren haben erste Massnahmen ergriffen, sei es im Bereich Projektmanagement oder Kommunikation.

Erklärvideos

Um den Mitarbeitenden besser verständlich zu machen, welches die Grundtransaktionen (Eingabe, Zustellung, Akteneinsicht) der künftigen Plattform «Justitia.Swiss» sind beziehungsweise wie die Interaktion zwischen der Plattform, der eJustizakte-Applikation und der Fachapplikation (Tribuna, Juris, Eigenentwicklung) abläuft, hat das Projektteam verschiedene Erklärvideos realisiert.

• Video Grundtransaktionen der Plattform "Justitia.Swiss"
• Video Zusammenspiel der IT-Systeme (Plattform - JAA - Fachapplikation)

In Vorbereitung: Change Kompass

Der Change Kompass ist ein Instrument für die Leitungspersonen. Er hilft zu reflektieren, ob alle wesentlichen Bausteine vorhanden sind, um eine möglichst hohe Bereitschaft zu erhalten für die Veränderungen, welche mit Justitia 4.0 einhergehen.

Das Instrument dient zur Standortbestimmung zu Beginn und während der Umsetzung eines Change Vorhabens. Es unterstützt die Organisation bei der Identifikation von Ressourcen und allfälligen Defiziten, die einer erfolgreichen Veränderung im Weg stehen. Davon abgeleitet können Massnahmen definiert werden, um die gewünschten Ziele zu erreichen.  

Der Change Kompass kann als Selbstcheck oder gemeinsam im (Leitungs-)Team durchgeführt werden. Eine kombinierte Variante ist ebenso möglich.