Uno dei progetti pilota concerne la piattaforma justitia.swiss, che è collegata alla nuova applicazione specialistica MyAbiJuris. Il progetto prevede il coinvolgimento di autorità, rappresentanti legali e organizzazioni, la sottoscrizione di accordi di collaborazione digitale e la formazione degli utenti sul lavoro elettronico.
I pilotaggi dell’applicazione specialistica MyAbiJuris e dell’applicazione dossier giudiziario (ADG) hanno luogo in parallelo. Tutte le Corti verranno gradualmente integrate in questi due progetti pilota entro l’estate 2026. Muriel Schwenzel, responsabile IT, dice: «Le due applicazioni devono funzionare insieme perfettamente e permettere agli utenti di lavorare agevolmente e senza problemi.»
I ruoli sono chiaramente distribuiti. La Cancelleria centrale funge da fulcro del lavoro con la piattaforma justitia.swiss: gestisce lo scambio di atti giuridici per via elettronica con le istanze inferiori e con i rappresentanti legali, esamina i file in entrata e li ritrasmette alle Corti attraverso l’applicazione specialistica. Anche la scansione delle rimanenti montagne di carta – attualmente ammodernata nel progetto TAFSCAN – è di sua competenza.
Le cancellerie delle singole Corti, i cancellieri e i giudici lavorano con l’applicazione specialistica e l’ADG.
In vista del pilotaggio ci sono voluti molti preparativi: in ogni Corte è stato costituito un team formato da giudici, cancellieri e personale di cancelleria incaricati di utilizzare le applicazioni e di fornire feedback. È stato necessario definire quali procedimenti utilizzare per il pilotaggio nonché analizzare e, se necessario, adattare i processi lavorativi. Era importante anche tenere in considerazione i procedimenti che si discostano dalla norma.
Prima di poter iniziare a lavorare con l’ADG, i responsabili informatici hanno dovuto sincronizzare le tre applicazioni per garantire il loro funzionamento stabile e in tempo reale. Oltre all’integrazione di funzioni critiche per l’attività lavorativa, quali la firma elettronica e il sigillo elettronico, la priorità è stata data ai criteri di riservatezza, integrità e disponibilità dei dati e dello scambio di dati elettronico.
Non si tratta solo di un progetto IT. È un vero e proprio progetto di trasformazione che tocca sia gli strumenti di lavoro che i metodi lavorativi e il quadro giuridico.
Il team di progetto IT coordina l’accompagnamento stretto dei partecipanti al pilotaggio. «Abbiamo instaurato diversi canali di comunicazione e gruppi di scambio attraverso cui raccogliere feedback, domande e richieste di supporto», spiega Muriel Schwenzel. In questo modo è possibile coordinare le misure con i team responsabili e adattare le applicazioni alle esigenze individuate durante la fase pilota.
La più grande sfida consiste nel fatto che vengono introdotti contemporaneamente tre sistemi nuovi, il che si traduce in un grande carico di lavoro. Anche la varietà dei processi lavorativi nelle diverse Corti rappresenta un grattacapo. «Dobbiamo ripensare determinati processi per tener conto di questa varietà e al contempo standardizzare e automatizzare il più possibile i processi lavorativi. La sfida principale del progetto è quella di trovare il giusto equilibrio tra armonizzazione e flessibilità», spiega Muriel Schwenzel. Occorre anche ben coordinare e discutere la collaborazione con i partner e fornitori esterni.
È stata una decisione strategica quella di optare per l’ADG in modalità operativa SaaS (Software as a Service). Con il modello SaaS si ottimizzano i costi grazie alla gestione centralizzata, e inoltre di riduce in parte il lavoro necessario per l’esercizio tecnico e la manutenzione interna. Il TAF approfitta quindi di un ambiente operativo stabile, sicuro e regolarmente aggiornato.
Gli utenti apprezzano particolarmente che l’interfaccia dell’ADG sia intuitiva e che traduca in digitale le vecchie abitudini analogiche. Come finora, giudici e cancellieri possono inserire post-it virtuali, evidenziare o annerire passaggi e aggiungere appunti. Gli appunti possono venir condivisi nel team o mantenuti personali, ciò che conferisce molta flessibilità alla collaborazione.
L’ADG offre numerose possibilità e allo stesso tempo è facile da usare. È proprio questo equilibrio tra varietà di funzioni e semplicità che i partecipanti al progetto pilota apprezzano maggiormente.
Forte della sua vasta esperienza raccolta durante i preparativi per il pilotaggio, Muriel Schwenzel esprime alcune raccomandazioni:
Muriel Schwenzel lavora come responsabile IT presso il Tribunale amministrativo federale dall’estate 2024. Di professione informatica, prima di arrivare al Tribunale amministrativo federale, Muriel Schwenzel ha lavorato, fra le altre cose, come docente universitaria in Francia, come responsabile IT presso un istituto di formazione continua per dirigenti, e come responsabile di un progetto di digitalizzazione nel settore sanitario.
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