Der erste Pilot betrifft die Plattform justitia.swiss, die bereits voll funktionsfähig im Einsatz steht und mit der Fachapplikation MyAbiJuris verbunden ist. Behörden, Anwälte und Organisationen werden an Bord geholt, Vereinbarungen zur digitalen Zusammenarbeit unterzeichnet und die Nutzenden für den elektronischen Austausch fit gemacht.
Gleichzeitig werden die Fachapplikation MyAbiJuris und die Justizakte-Applikation pilotiert. Hier werden bis Ende 2026 schrittweise neue Abteilungen in den Piloten einbezogen. Muriel Schwenzel, die IT-Leiterin sagt: "Die beiden Anwendungen müssen nahtlos zusammenarbeiten und den Nutzenden ein reibungsloses Arbeiten erlauben."
Die Rollenverteilung ist dabei geregelt. Die zentrale Kanzlei bildet die Drehscheibe für die Arbeit mit der Plattform justitia.swiss. Sie steuert den elektronischen Rechtsverkehr mit Vorinstanzen sowie Rechtsvertretern, prüft eingehende Dateien und leitet sie via die Fachapplikation an die Abteilungen weiter. Auch das Einscannen verbleibender Papierberge – derzeit im Projekt TAFSCAN modernisiert – liegt in ihrer Hand.
Die Kanzleien der einzelnen Abteilungen, die Gerichtsschreibenden sowie die Richterinnen und Richter arbeiten mit der Fachapplikation und der JAA.
Im Vorlauf zur Pilotierung musste viel Arbeit geleistet werden: Referenzgruppen wurden gebildet, welche die Applikationen nutzen, und Rückmeldungen geben. Zusammen mit den pilotierenden Abteilungen mussten die Verfahren ausgewählt und Arbeitsprozesse analysiert und allenfalls angepasst werden. Wichtig dabei war, auch an Verfahren zu denken, die nicht dem Standard entsprechen.
Damit die Arbeit mit der JAA überhaupt starten konnte, musste die IT die drei Applikationen so synchronisieren, dass sie stabil und in Echtzeit kommunizieren. Neben der Integration geschäftskritischer Funktionen wie der elektronischen Signatur und dem Siegel stand die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten und des elektronischen Datenaustauschs an oberster Stelle.
Letztendlich handelt es sich nicht nur um ein IT-Projekt, sondern um ein echtes Transformationsprojekt, das sowohl die Arbeitsinstrumente als auch die Arbeitsmethoden und den rechtlichen Rahmen betrifft.
Die enge Begleitung der Pilotteilnehmenden wird durch das IT-Projektteam koordiniert. "Wir haben verschiedene Kommunikationskanäle, Austauschgruppen sowie spezielle Applikationen eingerichtet, über die wir Feedbacks, Fragen und Supportanfragen zentral erfassen können", erklärt Muriel Schwenzel. Dadurch konnte eine schnelle Nachverfolgung gewährleisten, die Massnahmen mit den zuständigen Teams koordiniert und die Applikationen an die während der Pilotphase ermittelten Anforderungen angepasst werden.
Die grösste Herausforderung besteht darin, dass gleichzeitig mit den drei Systemen gearbeitet wird, was einen grossen Arbeitsaufwand bedeutet. Gleichzeitig beschäftigt die Vielfalt der Arbeitsprozesse in den verschiedenen Abteilungen. " Wir müssen bestimmte Prozesse überdenken, um dieser Vielfalt Rechnung zu tragen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe so weit wie möglich standardisieren und automatisieren. Das richtige Gleichgewicht zwischen Harmonisierung und Flexibilität zu finden, ist eine zentrale Herausforderung des Projekts", erklärt Muriel Schwenzel. Auch die Zusammenarbeit mit den externen Partnern und Lieferanten muss gut koordiniert und abgesprochen sein.
Die Entscheidung, die JAA im SaaS-Modell (Software as a Service) zu übernehmen, war ein strategischer Entscheid. Neben optimierten Kosten aufgrund einer zentral verwalteten Lösung reduziert das SaaS-Modell einen Teil des Aufwands für den technischen Betrieb und die interne Wartung. So profitiert das BVGer von einer stabilen, regelmässig aktualisierten und sicheren Betriebsumgebung.
Was die Nutzerinnen und Nutzer an der JAA besonders schätzen, ist die intuitive Oberfläche, die alte analoge Gewohnheiten digital übersetzt. Richterinnen und Richter sowie Gerichtsschreiberinnen und -schreiber können wie gewohnt virtuelle Post-its einkleben, Textstellen farblich markieren oder schwärzen und Notizen hinzufügen. Dass man diese Notizen im Team wahlweise teilen oder für sich behalten kann, verleiht der Zusammenarbeit viel Flexibilität.
Die JAA bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten und ist dabei dennoch einfach zu bedienen – und genau diese Balance zwischen Funktionsvielfalt und Einfachheit schätzen die Teilnehmenden des Pilotprojekts wohl am meisten.
Mit reichlich Erfahrung bei den Vorbereitungen für die Pilotierung macht Muriel Schwenzel folgende Empfehlungen:
Muriel Schwenzel ist seit Mitte 2024 Leiterin IT am Bundesverwaltungsgericht. Die studierte Informatikerin arbeitete vor ihrer Zeit am Bundesverwaltungsgericht unter anderem als Dozentin an einer Hochschule in Frankreich, als IT-Leiterin in einem Weiterbildungsinstitut für Führungskräfte und als Leiterin eines Digitalisierungsprojekts im Gesundheitswesen.
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