Lavorare con l’ADG: due giorni formativi presso il ministero pubblico di Basilea Campagna

Centro di giustizia penale di Muttenz, Canton Basilea Campagna. Siamo all’inizio di maggio, 18 persone giungono nell’aula di formazione. Le postazioni sono munite ognuna di due schermi, una tastiera e una docking station. Ogni corsista ha con sé il proprio laptop. A partecipare alla formazione è il gruppo di prova, ovvero i collaboratori e le collaboratrici del ministero pubblico che nelle prossime settimane testeranno a fondo l’ADG e impareranno a conoscerla meglio.

Il progetto Justitia 4.0 persegue il principio «formare i formatori». Balawijitha Waeber, responsabile di progetto Trasformazione, ce lo spiega: «Vogliamo portare il know-how sull’ADG nelle autorità giudiziarie formando collaboratori e collaboratici selezionati. Le risorse del progetto non ci permettono di formare ogni singolo utente al lavoro con l’ADG.»

A svolgere la formazione sono Nicole Joos, Product Owner ADG, Marija Markovic, consulente clienti Basilea Campagna, e Viktoria Czanek, responsabile senior di progetto e analista aziendale del Ministero di giustizia austriaco, con il sostegno di alcune collaboratrici del team Trasformazione di Justitia 4.0. Prima della formazione, tutti i partecipanti hanno ricevuto un video introduttivo sul lavoro con l’ADG. In aula hanno accesso all’ADG e lavorano con i propri schermi, la videata delle formatrici è proiettata sullo schermo grande. Le spiegazioni si alternano a brevi esercitazioni così da mettere subito in pratica quanto imparato. Si lavora con grande concentrazione. Vengono poste molte domande, i partecipanti si aiutano a vicenda. I compiti vengono registrati nel task management e assegnati.

Il primo giorno di formazione è dedicato al modulo dati di procedimento, al sistema di gestione dei compiti (task management), al sistema di incarti e rispettiva gestione nonché alla messa in incarto di nuovi documenti. Il secondo giorno si concentra sul lavoro con i documenti digitali: marcare o annerire passaggi di testo, aggiungere appunti e parole chiave e apporre un segnalibro. In preparazione di un’udienza si possono raccogliere i propri appunti e i passaggi marcati in una pratica panoramica. Vengono esercitate anche le funzioni di ricerca e filtro, in documenti singoli e in tutti i documenti di un incarto.

I riscontri ricevuti sulla formazione sono positivi, le aspettative sono soddisfatte. Per alcuni partecipanti un giorno e mezzo sarebbero bastati per trasmettere le informazioni. Molto apprezzato è stato che le spiegazioni erano chiare e che le formatrici erano pazienti e sempre pronte ad aiutare. «I nostri dubbi, domande o richieste di chiarimento sono sempre stati presi sul serio. Si è sempre cercato di rispondere alle nostre domande», era una delle risposte nella valutazione del corso.

Molti dei partecipanti hanno visto l’ADG per la prima volta nella formazione. Il giudizio generale sul nuovo strumento di lavoro è positivo. Uno dei partecipanti ha affermato che l’ADG gli piace e che è intuitivo da usare. Ha sottolineato inoltre che la formazione di due giorni è sufficiente per poter poi trasmettere le conoscenze acquisite ai colleghi di lavoro. Daniel Stehlin, procuratore pubblico e responsabile dei servizi centrali, è entusiasta fra le altre cose della funzione di panoramica: «Oggi come oggi, quando mi preparo per un’udienza, raccolgo manualmente in un file Excel tutti i miei appunti, i passaggi marcati ecc. Con la panoramica non devo fare altro che trascinarli nella tabella. Per me è un enorme guadagno di efficienza.»

Marija Markovic, consulente clienti e responsabile della formazione, afferma felice al termine dei due giorni che l’atmosfera era ottima e che erano tutti motivati. L’entusiasmo per l’ADG aumentava ogni volta che mostrava loro una delle nuove funzioni.

Terminata la formazione, nelle prossime settimane i partecipanti testeranno l’ADG nell’ambiente PreProd del ministero pubblico di Basilea Campagna allo scopo di impratichirsi maggiormente con il nuovo strumento di lavoro digitale. I feedback inviati al team ADG verranno registrati e le richieste relative al sistema verranno inserite nel backlog. L’avvio del pilotaggio è previsto prima della pausa estiva e avverrà per dipartimento. Dopo le vacanze estive, tutti i quattro dipartimenti dovranno usare l’ADG per elaborare digitalmente i procedimenti predefiniti per il pilotaggio (per lo più casi di routine).