Le projet Justitia 4.0 soutient les autorités judiciaires sur la voie de la transition numérique avec une palette d’offres et d’instruments taillée sur mesure. Pour les ambassadrices et ambassadeurs de Justitia 4.0, qui font le lien entre le projet et leur organisation, le projet Justitia 4.0 a mis sur pied des cours en ligne incluant un partage d’expérience d’une autorité judiciaire sur la thématique du cours. Le premier cours en ligne sur la planification de projet a réuni, le 16 août, près de quarante ambassadrices et ambassadeurs de toute la Suisse. Cornel Müller, chef de projet digitalisation de la justice du Canton de Thurgovie a donné un aperçu, lors d’une présentation riche en enseignement, comment la gestion de projet a été mise en place, quels défis ont été rencontrés, quelle est leur feuille de route, quelles ressources ont été planifiées pendant et après la mise en œuvre de Justitia au sein de leur organisation et quels aspects méritent une attention toute particulière pour réussir au mieux la transformation numérique.
Cornel Müller, chef de projet digitalisation de la Justice de Thurgovie et ambassadeur Justitia 4.0, a répondu à nos questions.
Cornel Müller, vous avez pris vos fonctions au sein de la justice thurgovienne le 1er mai. Pouvez-vous nous expliquer comment le projet de digitalisation de la justice a vu le jour ?
En 2021, une table ronde a été mise sur pied avec différents représentants des autorités judiciaires, le conseil d’Etat et le service de l’informatique. Il était clair dès le départ que la transition numérique était un projet d’envergure qui allait au-delà de la justice et qui concernait également des parties de l’administration. C'est ainsi qu'un groupe de travail a été créé, avec pour mission de rédiger un rapport de situation pour la mi-2022. Cette analyse de la situation a permis, entre autres, de concrétiser autant que possible les thèmes centraux du projet, notamment l'objectif et le but, les coûts, l'organisation du projet ainsi que les délais. Une équipe d'experts a examiné le rapport de situation dans le sens d'un avant-projet qui s'est achevé cette année. Avec le lancement de la phase d'initialisation, une équipe de projet a été créée, dont j'ai pris la direction le 1er mai.
Quelles ont été les premières tâches que vous avez initiées ?
L'une des premières tâches que j'ai initiées a été la création d'une situation de départ définie pour trouver une solution système adéquate. Pour ce faire, nous nous sommes basés sur la méthode de gestion de projet HERMES 2022, ce qui nous a permis de disposer d'un ensemble d'instruments nous indiquant comment mettre en œuvre ce projet. En complément, nous avons également choisi l'application OpenProject pour la planification, la gestion, le suivi et la réalisation des tâches. Ce logiciel de gestion de projet nous permet de structurer le projet de manière spécifique et d'effectuer un suivi des tâches. Ainsi, nous avons une vue d'ensemble du projet en temps réel et savons précisément où nous nous trouvons.
Dans quelle mesure Hermes aide-t-il ?
Grâce à Hermes, nous avons des phases et des tâches clairement définies pour chaque rôle ce qui crée une compréhension commune des responsabilités, mais aussi une compréhension des résultats attendus dans les délais fixés.
Quelle est la taille de votre équipe de projet ?
Aujourd'hui, notre équipe de projet compte trois personnes. Deux collaborateurs me soutiennent. Mais nous savons d’ores et déjà que nous aurons besoin de plus de ressources et que l'équipe de projet va s'agrandir selon l’avancement du projet. Nous l'avons reconnu, planifié et budgétisé très tôt.
À quoi ressemblera donc l'équipe de projet à l'avenir ?
Avec l'aide d'Hermes et des résultats que nous devons fournir, nous avons identifié les ressources dont nous aurons besoin à partir de 2024. Pour nos projets partiels législation, digitalisation, transformation et systèmes informatiques il s’agira de nommer des responsables. Dans la prochaine phase de projet, une étape cruciale est la prise en considération des exigences métier. Pour ce faire, des utilisatrices et utilisateurs, des experts métier, un business analyst et un requirements engineer joueront un rôle important. De même, nous ferons appel de manière ciblée à des responsables de la communication et de la gestion du changement, à des experts spécialisés dans les lois ainsi qu'à un soutien de projet externe.
Quels sont les thèmes que vous abordez concrètement dans ce projet de digitalisation ?
Dans le cadre de notre approche, nous avons défini d'abord notre image cible et notre vision. Celle-ci est la suivante : « D'ici 2027, nous numérisons la communication dans le domaine judiciaire et travaillons exclusivement avec des documents électroniques ».
Puis nous en avons déduit les champs d'action suivants :
1. la transformation des processus organisationnels en un mode de travail numérique
2. la transformation numérique, c'est-à-dire l'adaptation des processus de travail aux exigences numériques, car il doit en résulter une valeur ajoutée pour l'organisation
3. les systèmes informatiques, c'est-à-dire la mise à disposition de l'infrastructure nécessaire sur les postes de travail, dans les salles d’audience, les salles d’audition, etc.
4. l'introduction d'une application de gestion des cas qui réponde aux exigences futures.
Pour nous, il était important de définir les objectifs que nous voulions atteindre avec ce projet.
Le projet apportera des changements considérables au sein de l’organisation, comme par exemple de nouveaux processus de travail. Comment abordez-vous le thème du changement dans le canton de Thurgovie ?
Pour nous, il a tout de suite été clair que nous allions avoir un changement de culture. Et pour tout changement de culture, la gestion du changement s’avère primordiale. Le changement doit être porté par la direction. Les décideurs et les cadres doivent soutenir le projet, le faire avancer et le rendre transparent. Ils doivent également motiver les équipes et les futurs utilisatrices et utilisateurs pour que le projet soit une réussite. À nos yeux, il est important de montrer que ce projet n'est pas seulement un projet informatique, mais surtout un projet de changement dans lequel le métier, c'est-à-dire la justice, est au centre.
Dans ce sens, nous avons désigné une personne responsable de la communication et du changement. Elle continuera à accompagner le processus de changement interne, même après la clôture du projet.
Comment les décisions stratégiques importantes sont-elles prises ?
Le comité de pilotage, composé de représentants des autorités judiciaires, du conseil d’Etat et du service informatique décide de l'orientation stratégique. Nous, l'équipe de projet, avons des rendez-vous réguliers avec le comité directeur, où nous faisons des propositions, où nous rendons compte de l'état d'avancement, où nous expliquons quelle voie nous suivons, quelle variante nous recommandons. L'objectif est que nous mettions le projet sur les bons rails dès le début.
Combien de collaborateurs sont concernés dans le canton de Thurgovie ?
Environ 500 collaborateurs avec 21 autorités directement concernées.
Quels conseils pouvez-vous donner aux autres cantons qui commencent maintenant à planifier leur projet ?
Je conseille de définir une méthode de projet qui aide à prendre les bonnes mesures au bon moment. Je recommande HERMES pour aborder la diversité et la complexité des thèmes au bon moment et à la bonne altitude. Une planification précise permet d’atteindre l’objectif étape par étape. Grâce à un logiciel de gestion de projet, nous pouvons garantir l'efficacité et l'efficience au sein de l'équipe de projet. Je recommande également d’utiliser la gestion du changement comme un instrument clé, de manière ciblée et au-delà du projet.
Abordons la thématique de l’harmonisation : comment inciter les tribunaux de district d’harmoniser leurs procédures et processus entre eux ?
L’harmonisation des procédures et processus organisationnels au sein d’une organisation avec une indépendance judiciaire constitue un défi majeur.
Il doit être envisageable de définir et de fixer les exigences de base relatives aux procédures et processus entre tous les tribunaux de district. L'accord de tous les tribunaux de district s'avère cependant nécessaire. Ce n'est que plus tard qu'il est possible de formuler certaines exigences supplémentaires, d'en discuter et, le cas échéant, de les mettre en œuvre. Dans certains cas, il se peut qu'une exigence supplémentaire ne soit mise en œuvre que dans un seul tribunal de district.