Le projet Justitia 4.0 a pour mission la transformation numérique de la justice suisse. Le dossier numérique remplacera le dossier papier. La communication dans le domaine judiciaire et la consultation électronique du dossier se dérouleront à l’avenir via la plateforme conviviale et sécurisée « Justitia.Swiss ». Les processus de travail du personnel de la justice s'en trouveront modifiés. Il incombe au projet d'attirer l'attention des autorités judiciaires sur les changements numériques à venir et de les accompagner tout au long de cette transition. Différents services sont proposés à cet effet, comme des fiches pratiques, un change-check ou le programme des ambassadeurs. Il est de la responsabilité de chaque autorité judiciaire de se préparer à la transition numérique et de préparer son personnel aux changements à venir.
Un jour d'automne froid, humide et venteux en novembre 2022 à Berne. Les futurs ambassadeurs et ambassadrices du projet Justitia 4.0 venus des quatre coins de la Suisse ont fait le voyage jusqu'à la capitale fédérale : chefs de projet, secrétaires généraux, greffiers, procureurs et juges - plus de 60 personnes aux fonctions les plus diverses issues des tribunaux et des ministères publics. Certains sont déjà membres d’un groupe d’experts et impliqués dans le projet depuis plusieurs années, beaucoup d'autres sont nouveaux et doivent encore apprendre à connaître le projet. Curieux, motivés, impatients, parfois un peu sceptiques - l'ambiance fut bonne lors du café d'accueil, les discussions animées avec les anciens et les nouveaux collègues. Après une introduction et une partie théorique, l’équipe de projet de Justitia 4.0 a invité les personnes présentes à faire connaissance et à se pencher sur la thématique de la transformation - avec les défis, les risques et les opportunités que cela implique. Tout au long de la journée, les ambassadeurs ont pu se familiariser avec leurs futures tâches et testé des outils utiles pour leur rôle. À la fin de la journée, beaucoup de questions en suspens ont pu être clarifiées, mais pas toutes.
Balawijitha Waeber, chef de projet Transformation, se réjouit de ce lancement réussi, mais n'est pas non plus surprise par les questions en suspens : « Les ambassadeurs doivent s’accoutumer à leur rôle et ensuite faire avancer le changement numérique en collaboration avec les instances dirigeantes. Nous allons accompagner les ambassadeurs, les inviter régulièrement à des échanges afin qu'ils puissent apprendre et profiter les uns des autres ».
Dans une première phase, le projet Justitia a informé les instances dirigeantes des autorités judiciaires. Dans une deuxième phase, il s’agira de faire passer l'information auprès du personnel afin de les sensibiliser au projet. C'est là qu'interviennent les ambassadeurs. En tant que lien entre le projet et leur autorité judiciaire, les ambassadeurs assurent l'échange d'informations et accompagnent, avec les instances dirigeantes et le management, la conduite du changement au sein de leur autorité judiciaire. Leur rôle est notamment de :
Jan Grunder, greffier au tribunal régional de Burgdorf, se réjouit de sa future mission en tant qu'ambassadeur : « Je me réjouis de partager mon enthousiasme pour la numérisation avec mes collègues et de les accompagner sur la voie du travail numérique ». Dans une vidéo, il explique le projet Justitia 4.0, selon le storytelling proposé par le projet Justitia 4.0.
Une enquête pendant la séance des ambassadeurs a révélé qu'environ un tiers des autorités judiciaires ont déjà franchi des paliers significatifs sur la voie de la numérisation, tandis que deux tiers en sont encore au début. La numérisation de la justice n'est plus une vision d'avenir, l'équipe de projet Justitia 4.0 a entamé la phase de réalisation. La plateforme sécurisée « Justitia.Swiss » est développée en collaboration avec les partenaires Zühlke et ELCA, et en 2024, une version de base de la plateforme sera prête pour l'exploitation pilote.
Une étroite collaboration entre les ambassadeurs et les instances dirigeantes doit être mise en place, car en fin de compte, l'impulsion pour faire avancer la numérisation au sein des autorités judiciaires doit venir des responsables et être soutenue par la base. Pour une transformation réussie, il est essentiel de comprendre en premier lieu pourquoi un changement est nécessaire. En outre, les améliorations qui résultent de la transformation, comme par exemple une augmentation de l’efficacité, davantage de transparence et des processus plus rapides, doivent être expliquées. Il s’avère également important de montrer les étapes à suivre aux équipes et de mettre suffisamment de ressources à disposition pour y parvenir.
