Esperienze positive di utilizzo della piattaforma justitia.swiss

È essenziale essere ben preparati e informati per poter acquisire rapidamente dimestichezza con il lavoro digitalizzato. I tribunali e il ministero pubblico hanno proposto tre incontri informativi online alle avvocate e agli avvocati partecipanti al progetto pilota. Il programma comprendeva la presentazione della piattaforma justitia.swiss e la spiegazione di tutti i processi. I partecipanti hanno anche ricevuto un manuale. Secondo loro, l’introduzione è stata utile e comprensibile.

Di riflesso, le ulteriori proposte di sostegno messe a disposizione sono state utilizzate poco e considerate perlopiù come non necessarie, anche da avvocate e avvocati che non si ritengono molto versati in materia digitale. Tutti i necessari preparativi sono stati svolti in modo autonomo, ovvero gli adattamenti tecnici a livello di hardware e software, i cambiamenti organizzativi dei processi interni e la creazione di una firma elettronica qualificata (FEQ).

Nel modus operandi analogico di uno studio legale, spesso è la segreteria ad occuparsi dei lavori di ricezione, distribuzione e invio dei documenti cartacei. Fra le avvocate e gli avvocati partecipanti al progetto pilota, alcuni considerano una sfida il fatto di essere ora responsabili per lo scambio di atti giuridici per via elettronica e quindi di dover gestire loro stessi la posta in entrata e gli inoltri. Se da un lato non occorre più recarsi fisicamente in posta, dall’altro c’è più lavoro di segretariato per avvocate e avvocati. A questo proposito, Christel Gigandet, Product Manager Piattaforma justitia.swiss nel progetto Justitia 4.0, spiega: «Gli studi legali possono aggiungere in qualsiasi momento i propri collaboratori come nuovi membri al proprio profilo sulla piattaforma, al fine di delegare o distribuire meglio i compiti. Avvocate e avvocati possono quindi concentrarsi come finora sul loro lavoro principale.»

Lo scambio per via digitale è generalmente percepito come più facile e più efficiente. Tuttavia, solo i file sono trasmessi attraverso la piattaforma. La comunicazione diretta con i tribunali e il ministero pubblico avviene tuttora attraverso i canali classici come e-mail o telefono.

L’utilizzo pratico della piattaforma è stato da tutti ritenuto semplice. Non si sono verificate difficoltà degne di nota, a parte occasionali tempi lunghi di caricamento o scaricamento. La maggioranza dei partecipanti non ha contattato il servizio di supporto.

Nadine Hilpert partecipa al pilotaggio in funzione di collaboratrice di cancelleria presso il tribunale dei provvedimenti coercitivi di Basilea Campagna. Anche lei conferma il cambiamento della metodologia lavorativa: «In generale direi che la piattaforma justitia.swiss faciliti la trasmissione e la gestione dei documenti. Non ci sono più quei lavori faticosi di ricerca, copiatura e archiviazione dei documenti cartacei. Anche la trasmissione è nettamente più veloce, ciò che fa risparmiare tempo – e nel tribunale dei provvedimenti coercitivi il tempo è spesso tirato.»

La fiducia nello scambio di atti giuridici per via elettronica è aumentata notevolmente con l’utilizzo della piattaforma justitia.swiss. Uno degli avvocati partecipanti al progetto pilota ha commentato che la piattaforma abbia fatto esattamente ciò che doveva, ovvero trasmettere dati in modo affidabile. Ha aggiunto, inoltre, di non aver avuto intoppi di qualsiasi genere. «Il pilotaggio ha rafforzato la mia fiducia nella piattaforma.» Anche la fiducia nella sicurezza dei dati e nella protezione dei dati è prevalentemente elevata.

Nel complesso, le reazioni alla piattaforma sono positive. Le affermazioni quali «Non vedo l’ora che tutto passi al digitale» e «Mantenere la semplicità della piattaforma» sottolineano la soddisfazione degli utenti.

Non sorprende, dunque, che le avvocate e gli avvocati partecipanti al pilotaggio raccomandino ai loro colleghi di lavoro di coinvolgersi attivamente già oggi in un pilotaggio e di intraprendere così i primi passi nel mondo digitale.