La trasformazione digitale del sistema giudiziario svizzero comporta non solo cambiamenti tecnologici, ma anche numerosi adeguamenti dei processi lavorativi. Il sottoprogetto Trasformazione è stato sviluppato per fornire il miglior supporto possibile alle circa 30’000 persone coinvolte in Justitia 4.0 appartenenti a procure, tribunali, autorità di esecuzione delle pene e delle misure e personale di cancelleria degli avvocati. Le misure in esso contenute contribuiscono a facilitare per quanto possibile il passaggio dal sistema cartaceo a quello digitale.
Il progetto Justitia 4.0 interessa più di 15’000 collaboratori a tutti i livelli federali della giustizia e in tutte le regioni del Paese. A questi vanno aggiunti circa 12’000 avvocati e il loro personale di cancelleria. Il progetto Trasformazione supporta tutti questi utenti nella trasformazione digitale del sistema giudiziario. I principali destinatari delle rispettive misure sono le autorità giudiziarie (tribunali e procure). Gli specialisti del team di progetto responsabili della trasformazione sono inoltre a disposizione per rispondere alle domande degli avvocati e di altri soggetti interessati dalla trasformazione digitale del sistema giudiziario. Nel processo di trasformazione, costoro vengono assistiti principalmente dalla Federazione Svizzera degli Avvocati.
Il processo di una trasformazione efficace si articola in tre fasi: capire, approvare e condividere. La comprensione include l’assimilazione degli obiettivi a un livello «puramente» cognitivo, il livello di consenso include la volontà di dire sì alle proposte di valore e agli obiettivi (commitment), e il livello di partecipazione include la volontà di assumere attivamente un ruolo di stimolo alla trasformazione. Si applicano le seguenti dipendenze tra i tre livelli: la partecipazione richiede il consenso, il consenso richiede la comprensione.
Dal 2023 il progetto di trasformazione entrerà nella fase di realizzazione. Verrà attivata la rete degli Ambasciatori e sono previste 4 riunioni. Gli Ambasciatori fungono da anello di congiunzione fra le rispettive organizzazioni di base e il progetto Justitia 4.0. Il team di progetto per la trasformazione continua a sviluppare servizi per le autorità giudiziarie sul tema della consulenza e della responsabilizzazione in un processo interattivo e agile per consentire loro di padroneggiare con successo la trasformazione digitale. Questi servizi e tutte le prestazioni relative alla trasformazione sono a disposizione delle autorità giudiziarie. Nel 2023 verrà condotto il terzo sondaggio Change-Barometer tra le autorità giudiziarie al fine di misurare la «temperatura» del processo di trasformazione nelle organizzazioni di base. Per rendere il lavoro digitale con la piattaforma «Justitia.Swiss» più familiare al personale del sistema giudiziario verrà allestita una mostra itinerante a livello nazionale, che sarà realizzata a partire dal 2024.
Il progetto Trasformazione comprende varie misure di supporto nella trasformazione digitale del sistema giudiziario: dal coaching ai workshop di consulenza e abilitazione fino agli ambasciatori che fungono da collegamento tra il progetto e le organizzazioni di riferimento. I nostri referenti sul tema della trasformazione saranno inoltre lieti di assistervi in caso di domande e ulteriori dubbi.
Nel 2021, il gruppo di esperti Comunicazione e Trasformazione del team del progetto Justitia 4.0 ha elaborato un progetto di trasformazione, che indica le modalità con cui il progetto garantirà un supporto a tutti gli interessati nel gestire i cambiamenti legati al passaggio agli atti giudiziari elettronici e allo scambio di atti per via elettronica.