Foto: Emeric Caron
Die interne Kommunikation innerhalb des Zivilgerichts wurde ab September 2024 aktiv aufgebaut, in Verbindung mit dem Start der Nutzung der Plattform justitia.swiss durch die drei Pilotkammern.
Hierfür entwickelten wir die folgenden Kommunikationskanäle und -formate:
Dieses schrittweise und strukturierte Vorgehen soll eine klare, gemeinsam getragene und zielgerichtete Informationsweitergabe an alle Mitarbeitenden des Zivilgerichts im Rahmen der Modernisierung von Arbeitsmitteln und -prozessen gewährleisten.
Die beim Zivilgericht eingeführte Kommunikationsstrategie verfolgt mehrere wesentliche Ziele, die mit seiner Position als Pilotgericht im Rahmen der Digitalisierung der Justiz zusammenhängen.
Die Hauptziele sind folgende:
Zusammengefasst zielt diese Strategie darauf ab, den Richterinnen und Richtern sowie den Mitarbeitenden des Zivilgerichts das nötige Verständnis für das Projekt zu vermitteln, ihr Engagement zu fördern und eine positive kollektive Dynamik rund um die Pilotfunktion des Gerichts in diesem Transformationsprozess zu schaffen.
Die Rückmeldungen sind insgesamt positiv, aber recht unterschiedlich. Die am Projekt beteiligten Personen sind zufrieden. Ein Teil der Mitarbeitenden hält sich hingegen zurück, was wahrscheinlich daran liegt, dass das Projekt für sie noch zu abstrakt ist. Dies dürfte sich im Laufe der Einführung der Plattform und der JAA verbessern.
Eine Herausforderung in der Begleitung des Wandels besteht darin, frühzeitig zu kommunizieren, um Richterinnen und Richter, Gerichtsschreiberinnen und Gerichtsschreiber sowie die Mitarbeitenden einzubinden – wobei man sich bewusst sein muss, dass bestimmte Software-Lösungen noch nicht verfügbar sind und die Arbeitsabläufe mit der elektronischen Gerichtsakte noch nicht klar definiert sind.
Mehrere Workshops wurden mit den Direktionen und Präsidien der Gerichte durchgeführt. Wir versuchen, die bevorstehenden Veränderungen greifbar zu machen und die Vorteile des neuen Systems zu vermitteln: Homeoffice, Papiereinsparung, vereinfachte Recherche in Unterlagen, gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen in Echtzeit in einer Akte etc.
Zwei zentrale Hebel werden genutzt, um die Wirksamkeit unserer internen Kommunikation zu beurteilen:
Eine der ersten Empfehlungen wäre, die Bedeutung der informellen Kommunikation nicht zu unterschätzen. Ebenso wichtig ist es, bereits zu Beginn des Projekts Personen zu identifizieren, die von sich aus motiviert sind oder sich für die laufende Transformation interessieren. Sie können helfen, das Projekt intern anzustossen und sich zu wertvollen Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entwickeln. Erfahrungsberichte gezielt zu nutzen, ist ebenfalls eine besonders wirksame Strategie.
Uns ist vollkommen bewusst, dass das Wissen und der Grad der Vertrautheit mit digitalen Themen von Person zu Person unterschiedlich sind – insbesondere im Rahmen eines Pilotprojekts, an dem Menschen mit ganz unterschiedlichen Profilen beteiligt sind. Deshalb legen wir grossen Wert darauf, für alle Mitglieder des Gerichts klare, zugängliche und zielgruppengerechte Informationen zu gewährleisten.
Indem wir gut zugängliche Informationsmittel, verständliche Inhalte und persönliche Nähe miteinander verbinden, schaffen wir ein Umfeld, welches das Verständnis und die schrittweise Aneignung der zentralen Aspekte der digitalen Transformation fördert – unabhängig von den jeweiligen Voraussetzungen der einzelnen Personen.
Eine der aktuell grössten Herausforderungen besteht darin, dass es in diesem Projektstadium nur wenige greifbare Inhalte gibt, über die wir innerhalb der Justizbehörde berichten könnten. Derzeit bleibt die digitale Transformation weitgehend theoretisch, was es erschwert, sich das Kommende vorzustellen und sich aktiv einzubringen.
Richterinnen und Richter sowie Mitarbeitende müssen die digitalen Werkzeuge sehen, testen und konkret nachvollziehen können, um ihren Nutzen im Arbeitsalltag zu erkennen: Zeitersparnis, vereinfachte Abläufe, verbesserte Koordination etc. Fehlen funktionierende Demonstrationen, greifbare Anwendungsbeispiele oder fortgeschrittene praktische Tests, bleibt die Kommunikation abstrakt oder als zeitlich zu weit entfernt wahrgenommen, um unmittelbares Interesse zu wecken.
Diese Schwierigkeit wird durch den institutionellen Kontext zusätzlich verstärkt, der durch die Unsicherheit im Gesetzgebungsprozess und mehrfach verschobene Termine für die Einführung der elektronischen Gerichtsakte geprägt ist. Diese Umstände wecken teils Erwartungen, teils auch Skepsis, was die Mobilisierung der Teams erschwert.
Es geht also darum, zum richtigen Zeitpunkt über die Änderungen zu informieren, um eine im Verhältnis zum Projektfortschritt unverhältnismässige Begeisterung zu vermeiden.
Ebenso wichtig ist ein regelmässiger und transparenter Austausch mit dem Team des Programms, um eine einheitliche Kommunikation sowohl auf gerichtlicher als auch auf institutioneller Ebene zu gewährleisten.
Unsere Herausforderung besteht also darin, trotz dieser Unsicherheiten einen klaren, motivierenden und transparenten Diskurs beizubehalten und gleichzeitig den Boden dafür zu bereiten, dass sich die neuen Werkzeuge nach und nach erschliessen lassen, sobald sie konkret zur Verfügung stehen. Das bedeutet, jeden Fortschritt, auch einen kleinen, sichtbar zu machen und auf geäusserte Bedürfnisse zu hören, um unsere Kommunikation entsprechend anzupassen.
Unsere Priorität bestand bisher darin, eine regelmässige, kohärente und konstruktive Kommunikationsdynamik aufrechtzuerhalten. Auch wenn derzeit noch keine vollständig einsatzbereiten technischen Elemente zur Verfügung stehen, halten wir es für wesentlich, den Kontakt zu pflegen, die Beteiligten weiterhin zu informieren und sie auf die nächsten Schritte vorzubereiten.
Wir bemühen uns, das Projekt so früh wie möglich mit konkreten Massnahmen zu verankern. Stehen Werkzeuge, Funktionen oder Hilfsmittel auch nur teilweise zur Verfügung, greifen wir sie in unseren Kommunikationskanälen auf, um der digitalen Transformation eine greifbare Form zu geben. So gelingt es, sich schrittweise vom theoretischen Rahmen zu lösen und deutlich zu machen, dass konkrete Entwicklungen im Gange sind.
Darüber hinaus spielt auch die schrittweise Ausweitung des Pilotprojekts eine Schlüsselrolle. Sie ermöglicht es, mehr Beteiligte innerhalb des Gerichts einzubeziehen, die betroffenen Profile zu diversifizieren und so die Veränderungen sichtbarer und greifbarer zu machen. Die Rückmeldungen der ersten Teilnehmenden sind wertvoll, um die Kommunikation zu fördern und andere zur Beteiligung zu ermutigen.
Schliesslich achten wir auf eine pragmatische und realistische Herangehensweise, indem wir den mit dem Projektzeitplan verbundenen Unsicherheiten Rechnung tragen und gleichzeitig jeden erreichten Schritt würdigen. Dies trägt dazu bei, ein Klima des Vertrauens zu schaffen und das Interesse aufrechtzuerhalten.
Eine der ersten Empfehlungen wäre, die Bedeutung der informellen Kommunikation nicht zu unterschätzen. Neben den offiziellen Kanälen spielt der spontane Austausch eine entscheidende Rolle bei der Verbreitung von Ideen, beim Umgang mit Widerständen oder Ängsten und beim Aufbau eines Vertrauensklimas. Gerade in solchen Momenten kommen häufig die tatsächlichen Anliegen zur Sprache – und es eröffnen sich Gelegenheiten, zentrale Botschaften wirksam zu vermitteln.
Ebenso wichtig ist es, bereits zu Beginn des Projekts Personen zu identifizieren, die von sich aus motiviert sind oder sich für die laufende Transformation interessieren. Sie können helfen, das Projekt intern anzustossen und sich zu wertvollen Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entwickeln. Wenn sie frühzeitig einbezogen werden, entsteht eine partizipative Dynamik, die dem Projekt Sinn verleiht und seine Legitimität innerhalb des Kollegiums stärkt.
Erfahrungsberichte gezielt zu nutzen, ist ebenfalls eine besonders wirksame Strategie. Konkrete Rückmeldungen machen Veränderungen greifbar, helfen dabei, Ängste zu entschärfen, und überzeugen Schritt für Schritt. Zustimmung entsteht oft bei den Unterstützerinnen und Unterstützern der ersten Stunde – und festigt sich von dort aus weiter.
Zusammengefasst beruht erfolgreiche interne Kommunikation ebenso auf Zuhören, Nähe und der schrittweisen Einbindung der Teams wie auf institutionellen Botschaften. Auf die Menschen zu setzen – auf Beteiligung und auf verständliche Vermittlung – ist aus meiner Sicht eine zentrale Voraussetzung für den Erfolg.
Ich bin überzeugt, dass es in einem sich zunehmend digital verändernden Justizumfeld entscheidend ist, in der internen Kommunikation an einem hybriden Ansatz festzuhalten. Einem Ansatz, der die Vorteile digitaler Werkzeuge mit den Qualitäten menschlicher Interaktionen verbindet.
Digitale Formate wie Videos, interne Podcasts oder E-Learning-Module bieten interessante Möglichkeiten in Bezug auf Flexibilität, Zugänglichkeit und die Standardisierung von Informationen. Sie erlauben es, ein breites Publikum jederzeit zu erreichen und sich an individuelle Arbeitsrhythmen anzupassen. Solche Instrumente werden zweifellos künftig einen immer grösseren Stellenwert in unserer Kommunikationspraxis einnehmen.
Allerdings können diese Formate die menschliche Präsenz nicht vollständig ersetzen. Präsenzsitzungen, informeller Austausch oder Diskussionsrunden spielen gerade in einem sensiblen und anspruchsvollen Umfeld wie der Justiz eine unverzichtbare Rolle. Es sind diese Momente, die es ermöglichen, Aussagen zu nuancieren, Missverständnisse oder Widerstände zu entschärfen und so Vertrauen zu stärken.
Ich bin sogar der Meinung, dass Räume für den menschlichen Dialog bewahrt und gestärkt werden müssen, je mehr die Kommunikation digitalisiert wird. In einem Umfeld, in dem Informationen schnell und mitunter unpersönlich zirkulieren, ist es umso wichtiger, authentische Austauschgelegenheiten zu schaffen, in denen man Anliegen formulieren, Fragen stellen oder einfach zuhören kann.
Alles in allem beruht die Zukunft der internen Kommunikation im digitalen Justizwesen meines Erachtens auf einem intelligenten Gleichgewicht zwischen leistungsfähigen digitalen Werkzeugen und qualitativ hochwertigen menschlichen Begegnungen, verstanden als Ergänzung und nicht als Ersatz.
Die Kommunikationsabteilung der Justizbehörde übernimmt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung des Wandels und bringt ihre Expertise aktiv in die vom Projektleiter geführte Veränderungsstrategie ein.
Im Zentrum der Interaktionen zwischen dem Programmteam, der Pilotgerichtsbarkeit, der Ausbildungsleiterin und dem Kommunikationsteam von Justitia 4.0 sorgt die Kommunikationsabteilung für die Gesamtkohärenz der vorgeschlagenen und umgesetzten Kommunikationsmassnahmen und stellt sicher, dass die verbreiteten Botschaften Teil einer klaren Strategie sind, die mit den Zielsetzungen des Projekts zur digitalen Transformation im Einklang steht. Ihre bereichsübergreifende Position erlaubt es ihr, Informationen zirkulieren zu lassen, Rückmeldungen sichtbar zu machen und strategische Entscheide konkret und situationsgerecht umzusetzen. Diese Rolle als Schnittstelle ist entscheidend, um den Informationsfluss zu verbessern, Widerstände frühzeitig zu erkennen und die Botschaften an die realen Gegebenheiten des Arbeitsalltags anzupassen.
Sie agiert zugleich als professionelle Partnerin: Indem sie ihre Fachkompetenz in der internen und externen Kommunikation einbringt, die Verbindung zu externen Partnern in ihrem Fachgebiet (kantonale Ansprechpersonen und das Projektteam Justitia 4.0) herstellt und am Prozess der Veränderungsbegleitung teilnimmt, unterstützt sie die Gerichte konkret bei der Umsetzung ihrer Kommunikationsmassnahmen. Dazu gehören die strategische Beratung, die Bestimmung geeigneter Kanäle, die Produktion klarer und zugänglicher Inhalte in Zusammenarbeit mit dem Projektteam sowie die Bereitstellung passender Werkzeuge.
Ein weiterer zentraler Aspekt ihrer Tätigkeit liegt in der Harmonisierung von Inhalten und Botschaften: In einem komplexen institutionellen Umfeld trägt die Kommunikationsabteilung dazu bei, eine gemeinsame Basis für Verständnis und Sprache zu schaffen. Das fördert das Verständnis des Projekts auf nationaler Ebene unter Wahrung lokaler Besonderheiten und der notwendigen Gesamtkohärenz.
Schliesslich kann die Kommunikationsabteilung dank der Erfahrungen, die sie im Rahmen der ersten Einführungen und des Pilotprojekts am Zivilgericht gesammelt hat, auf bewährte Verfahren und Erkenntnisse zurückgreifen, um passende und übertragbare Kommunikationsmassnahmen für andere Gerichte vorzuschlagen. So wird sie zu einem Motor für die Bündelung von Kräften – im Dienst eines schrittweisen und kohärenten Wandels.
Die Gerichte Basel-Landschaft haben den Pilotbetrieb im Rahmen der Konzeptphase des Projekts «DTG – Digitale Transformation der Gerichte BL». Im Fokus steht die Nutzung der Plattform justitia.swiss, zunächst beim Zwangsmassnahmengericht (ZMG) und in...
Wieso lohnt es sich für Justizbehörden, bereits frühzeitig mit der Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse zu starten? Wie können Leitungspersonen ihre Mitarbeitenden optimal in der Transformation begleiten? Und worauf gilt es beim Start und Voranschreiten...
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