Zurück zur Übersicht
30.06.2025
Genf
Kommunikation

Interne Kommunikation im Zentrum der digitalen Justiz: Die Erfahrung des Genfer Zivilgerichts

Während sich die Justiz im digitalen Wandel befindet, ist die interne Kommunikation zur Begleitung dieses Prozesses entscheidend. Das Projekt Justitia 4.0 hat Guillaume Meier, Direktor des Genfer Zivilgerichts, zu diesem Thema interviewt. Als aktiver Teilnehmer des Pilotprojekts, Verantwortlicher für interne Kommunikation und Ambassador von Justitia 4.0 teilt er seine einzigartigen Erfahrungen zu den kommunikativen Herausforderungen in einem sich wandelnden Justizumfeld. Erfahren Sie, wie er mit den Unsicherheiten im Umgang mit digitalen Tools umgeht und eine klare und einheitliche interne Kommunikation sicherstellt.

Foto: Emeric Caron

Wann und wie haben Sie die interne Kommunikation im Zivilgericht eingeführt?

Die interne Kommunikation innerhalb des Zivilgerichts wurde ab September 2024 aktiv aufgebaut, in Verbindung mit dem Start der Nutzung der Plattform justitia.swiss durch die drei Pilotkammern.  

Hierfür entwickelten wir die folgenden Kommunikationskanäle und -formate: 

  • Informationspunkte bei internen Sitzungen
    In die Geschäftsleitungssitzungen sowie die Sitzungen des Präsidiums und der Direktion ist jeweils ein fester Tagesordnungspunkt integriert, welcher der Kommunikation gewidmet ist. So kann eine regelmässige Verbreitung strategischer Informationen gewährleistet werden. Auch in den Teamsitzungen sind regelmässige Informationspunkte vorgesehen, um eine direkte und angemessene Weitergabe von Informationen an alle Mitarbeitenden zu ermöglichen.

  • Einführung eines Newsletters
    Das Leitungsteam erstellt in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung einen Newsletter und versendet ihn alle zwei bis drei Monate an die Mitarbeitenden des Gerichts – abhängig vom Fortschritt der Projekte kann der Versandrhythmus angepasst werden. Der Newsletter enthält aktuelle Informationen zu laufenden Vorhaben, insbesondere im Zusammenhang mit der digitalen Transformation innerhalb des Gerichts, sowie zu bevorstehenden Projektschritten.

  • Zugang zu Informationen über das Intranet
    Alle Informationen werden auch vollständig und aktuell im Intranet zur Verfügung gestellt, wodurch ein ständiger und zentraler Zugang gewährleistet ist.

  • Sitzungen zur Präsentation und zum Austausch
    Im Februar und März 2025 wurden alle Richter und Mitarbeitenden zu einer Präsentation zum Gerichtssaal der Zukunft eingeladen. Demnächst wird eine Präsentation des Projekts eDossier, das die Plattform justitia.swiss und die JAA umfasst, für dasselbe Publikum organisiert. Die Führungskräfte des Gerichts nahmen bereits im Vorfeld, am 15. Mai 2025, an dieser Sitzung teil.

  • Informeller Austausch
    Spontane Gespräche auf den Fluren oder bei einer Tasse Kaffee ermöglichen es, unmittelbare Eindrücke zu sammeln, den Unterstützungs- oder Schulungsbedarf zu erkennen und und in einem Veränderungsprozess die menschliche Verbindung aufrechtzuerhalten. Daher spielt der informelle Austausch ebenfalls eine Schlüsselrolle.

Dieses schrittweise und strukturierte Vorgehen soll eine klare, gemeinsam getragene und zielgerichtete Informationsweitergabe an alle Mitarbeitenden des Zivilgerichts im Rahmen der Modernisierung von Arbeitsmitteln und -prozessen gewährleisten.

Welche Hauptziele werden mit Ihrer Kommunikationsstrategie verfolgt?

Die beim Zivilgericht eingeführte Kommunikationsstrategie verfolgt mehrere wesentliche Ziele, die mit seiner Position als Pilotgericht im Rahmen der Digitalisierung der Justiz zusammenhängen.

Die Hauptziele sind folgende:

  • Klar und zugänglich informieren
    Die laufenden Veränderungen sollen greifbar gemacht werden, indem den Mitgliedern des Gerichts konkrete Informationen über die Projekte, die erreichten Etappen und die eingesetzten Instrumente zur Verfügung gestellt werden, insbesondere im Rahmen der Integration der Plattform justitia.swiss.

  • Beruhigen und motivieren der Mitarbeitenden
    Die Kommunikation soll den Wandel begleiten, indem sie Vertrauen schafft und die Vorteile zukunftsorientierter Lösungen aufzeigt. Sie hilft dabei, Unsicherheiten im Hinblick auf technologische und organisatorische Veränderungen abzubauen und die Teams für ein sinnstiftendes Projekt zu gewinnen.

  • Akzeptanz für die Digitalisierung der Justiz fördern
    Es ist entscheidend, Interesse am Projekt zu wecken und die Zustimmung zu fördern, indem der Nutzen und die Notwendigkeit der digitalen Transformation sowohl für Fachleute als auch für Rechtssuchende hervorgehoben werden.

  • Die durchgeführten Massnahmen sichtbar machen
    Die Kommunikation ermöglicht es, die Arbeit des Programmteams und der Mitglieder des Gerichts ins Rampenlicht zu rücken, die gemeinsamen Anstrengungen zu würdigen und einen Überblick über die innerhalb des Gerichts unternommenen Massnahmen zu geben.

Zusammengefasst zielt diese Strategie darauf ab, den Richterinnen und Richtern sowie den Mitarbeitenden des Zivilgerichts das nötige Verständnis für das Projekt zu vermitteln, ihr Engagement zu fördern und eine positive kollektive Dynamik rund um die Pilotfunktion des Gerichts in diesem Transformationsprozess zu schaffen.

Was sind die ersten Rückmeldungen von Richterinnen, Richtern, Gerichtsschreiberinnen und Gerichtsschreibern über die interne Kommunikation?

Die Rückmeldungen sind insgesamt positiv, aber recht unterschiedlich. Die am Projekt beteiligten Personen sind zufrieden. Ein Teil der Mitarbeitenden hält sich hingegen zurück, was wahrscheinlich daran liegt, dass das Projekt für sie noch zu abstrakt ist. Dies dürfte sich im Laufe der Einführung der Plattform und der JAA verbessern.

Eine Herausforderung in der Begleitung des Wandels besteht darin, frühzeitig zu kommunizieren, um Richterinnen und Richter, Gerichtsschreiberinnen und Gerichtsschreiber sowie die Mitarbeitenden einzubinden – wobei man sich bewusst sein muss, dass bestimmte Software-Lösungen noch nicht verfügbar sind und die Arbeitsabläufe mit der elektronischen Gerichtsakte noch nicht klar definiert sind.

Wie gehen Sie auf der Ebene der internen Kommunikation mit diesen Unbekannten um?

Mehrere Workshops wurden mit den Direktionen und Präsidien der Gerichte durchgeführt. Wir versuchen, die bevorstehenden Veränderungen greifbar zu machen und die Vorteile des neuen Systems zu vermitteln: Homeoffice, Papiereinsparung, vereinfachte Recherche in Unterlagen, gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen in Echtzeit in einer Akte etc.

Wie messen Sie die Wirksamkeit Ihrer Kommunikationsstrategie?

Zwei zentrale Hebel werden genutzt, um die Wirksamkeit unserer internen Kommunikation zu beurteilen:

  • Change-Barometer
    Es wurde ein Bewertungsinstrument eingeführt, das insbesondere den Informationsstand der Richterinnen und Richter sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihr Verständnis des Projekts und ihren Grad der Zustimmung misst. Dieses Instrument wird es uns ermöglichen, die Entwicklung der Wahrnehmung im Laufe der Zeit zu verfolgen.

  • Qualitatives Feedback aus der Praxis
    Wir stützen uns auch auf die Rückmeldungen unserer Gesprächspartnerinnen und -partner, insbesondere bei Sitzungen, im direkten Austausch und bei Workshops. Die bislang reibungslose schrittweise Ausweitung des Pilotbetriebs auf weitere Kammern stellt derzeit einen guten Indikator für das Verständnis und die Zustimmung zum Projekt dar.

Eine der ersten Empfehlungen wäre, die Bedeutung der informellen Kommunikation nicht zu unterschätzen. Ebenso wichtig ist es, bereits zu Beginn des Projekts Personen zu identifizieren, die von sich aus motiviert sind oder sich für die laufende Transformation interessieren. Sie können helfen, das Projekt intern anzustossen und sich zu wertvollen Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entwickeln. Erfahrungsberichte gezielt zu nutzen, ist ebenfalls eine besonders wirksame Strategie.

Guillaume Meier, Direktor des Genfer Zivilgerichts

Wie stellen Sie sicher, dass die Informationen trotz unterschiedlicher Wissensstände zur digitalen Transformation für alle zugänglich und verständlich sind?

Uns ist vollkommen bewusst, dass das Wissen und der Grad der Vertrautheit mit digitalen Themen von Person zu Person unterschiedlich sind – insbesondere im Rahmen eines Pilotprojekts, an dem Menschen mit ganz unterschiedlichen Profilen beteiligt sind. Deshalb legen wir grossen Wert darauf, für alle Mitglieder des Gerichts klare, zugängliche und zielgruppengerechte Informationen zu gewährleisten.

  • Erleichterter Zugang zu Informationen
    Alle Mitarbeitenden haben Zugang zu den wichtigsten institutionellen Informationskanälen, insbesondere zum Intranet und der Website der Justizbehörde sowie zur Website von Justitia 4.0. Diese Plattformen bündeln alle relevanten Ressourcen zur digitalen Transformation: aktuelle Informationen, Referenzdokumente, Tutorials und FAQ.

  • Gezielte Verbreitung über den Newsletter
    Damit die Informationen unsere Zielgruppen auch tatsächlich erreichen, enthalten die regelmässig versendeten Newsletter direkte Links zu den Online-Ressourcen. So ist ein schneller und intuitiver Zugang zu den Inhalten möglich – unabhängig von der individuellen digitalen Kompetenz der Empfängerinnen und Empfänger.
     
  • Klare und zugängliche Inhalte (verständlich aufbereitet)
    Ein besonderes Augenmerk liegt auf der sprachlichen Gestaltung der Inhalte. Wir achten auf eine einfache, erklärende Sprache und vermeiden bewusst technisches Fachvokabular, um die Botschaften für alle nachvollziehbar zu machen – unabhängig von Funktion oder digitaler Vorerfahrung.
     
  • Menschliche und individuelle Begleitung
    Ergänzend zu den bereitgestellten Informationsressourcen achten wir darauf, die Kommunikation menschlich zu gestalten. Mitarbeitende können sich an Ansprechpersonen oder Kolleginnen und Kollegen mit Vermittlungsfunktion wenden, um Fragen zu stellen, um Erläuterungen zu bitten oder sich bei Bedarf Schritt für Schritt begleiten zu lassen.

Indem wir gut zugängliche Informationsmittel, verständliche Inhalte und persönliche Nähe miteinander verbinden, schaffen wir ein Umfeld, welches das Verständnis und die schrittweise Aneignung der zentralen Aspekte der digitalen Transformation fördert – unabhängig von den jeweiligen Voraussetzungen der einzelnen Personen.

Was sind die grössten Herausforderungen, denen Sie bei der Kommunikation am Zivilgericht begegnen?

Eine der aktuell grössten Herausforderungen besteht darin, dass es in diesem Projektstadium nur wenige greifbare Inhalte gibt, über die wir innerhalb der Justizbehörde berichten könnten. Derzeit bleibt die digitale Transformation weitgehend theoretisch, was es erschwert, sich das Kommende vorzustellen und sich aktiv einzubringen.

Richterinnen und Richter sowie Mitarbeitende müssen die digitalen Werkzeuge sehen, testen und konkret nachvollziehen können, um ihren Nutzen im Arbeitsalltag zu erkennen: Zeitersparnis, vereinfachte Abläufe, verbesserte Koordination etc. Fehlen funktionierende Demonstrationen, greifbare Anwendungsbeispiele oder fortgeschrittene praktische Tests, bleibt die Kommunikation abstrakt oder als zeitlich zu weit entfernt wahrgenommen, um unmittelbares Interesse zu wecken.

Diese Schwierigkeit wird durch den institutionellen Kontext zusätzlich verstärkt, der durch die Unsicherheit im Gesetzgebungsprozess und mehrfach verschobene Termine für die Einführung der elektronischen Gerichtsakte geprägt ist. Diese Umstände wecken teils Erwartungen, teils auch Skepsis, was die Mobilisierung der Teams erschwert. 

Es geht also darum, zum richtigen Zeitpunkt über die Änderungen zu informieren, um eine im Verhältnis zum Projektfortschritt unverhältnismässige Begeisterung zu vermeiden.
Ebenso wichtig ist ein regelmässiger und transparenter Austausch mit dem Team des Programms, um eine einheitliche Kommunikation sowohl auf gerichtlicher als auch auf institutioneller Ebene zu gewährleisten.

Unsere Herausforderung besteht also darin, trotz dieser Unsicherheiten einen klaren, motivierenden und transparenten Diskurs beizubehalten und gleichzeitig den Boden dafür zu bereiten, dass sich die neuen Werkzeuge nach und nach erschliessen lassen, sobald sie konkret zur Verfügung stehen. Das bedeutet, jeden Fortschritt, auch einen kleinen, sichtbar zu machen und auf geäusserte Bedürfnisse zu hören, um unsere Kommunikation entsprechend anzupassen.

Wie meistern Sie diese Herausforderungen?

Unsere Priorität bestand bisher darin, eine regelmässige, kohärente und konstruktive Kommunikationsdynamik aufrechtzuerhalten. Auch wenn derzeit noch keine vollständig einsatzbereiten technischen Elemente zur Verfügung stehen, halten wir es für wesentlich, den Kontakt zu pflegen, die Beteiligten weiterhin zu informieren und sie auf die nächsten Schritte vorzubereiten.

Wir bemühen uns, das Projekt so früh wie möglich mit konkreten Massnahmen zu verankern. Stehen Werkzeuge, Funktionen oder Hilfsmittel auch nur teilweise zur Verfügung, greifen wir sie in unseren Kommunikationskanälen auf, um der digitalen Transformation eine greifbare Form zu geben. So gelingt es, sich schrittweise vom theoretischen Rahmen zu lösen und deutlich zu machen, dass konkrete Entwicklungen im Gange sind.

Darüber hinaus spielt auch die schrittweise Ausweitung des Pilotprojekts eine Schlüsselrolle. Sie ermöglicht es, mehr Beteiligte innerhalb des Gerichts einzubeziehen, die betroffenen Profile zu diversifizieren und so die Veränderungen sichtbarer und greifbarer zu machen. Die Rückmeldungen der ersten Teilnehmenden sind wertvoll, um die Kommunikation zu fördern und andere zur Beteiligung zu ermutigen.

Schliesslich achten wir auf eine pragmatische und realistische Herangehensweise, indem wir den mit dem Projektzeitplan verbundenen Unsicherheiten Rechnung tragen und gleichzeitig jeden erreichten Schritt würdigen. Dies trägt dazu bei, ein Klima des Vertrauens zu schaffen und das Interesse aufrechtzuerhalten.

Welche Empfehlungen würden Sie Gerichtsleitenden oder Amtsvorstehenden von Justizbehörden geben, die sich mit der internen Kommunikation in ihrer jeweiligen Institution befassen müssen?

Eine der ersten Empfehlungen wäre, die Bedeutung der informellen Kommunikation nicht zu unterschätzen. Neben den offiziellen Kanälen spielt der spontane Austausch eine entscheidende Rolle bei der Verbreitung von Ideen, beim Umgang mit Widerständen oder Ängsten und beim Aufbau eines Vertrauensklimas. Gerade in solchen Momenten kommen häufig die tatsächlichen Anliegen zur Sprache – und es eröffnen sich Gelegenheiten, zentrale Botschaften wirksam zu vermitteln.

Ebenso wichtig ist es, bereits zu Beginn des Projekts Personen zu identifizieren, die von sich aus motiviert sind oder sich für die laufende Transformation interessieren. Sie können helfen, das Projekt intern anzustossen und sich zu wertvollen Multiplikatorinnen und Multiplikatoren entwickeln. Wenn sie frühzeitig einbezogen werden, entsteht eine partizipative Dynamik, die dem Projekt Sinn verleiht und seine Legitimität innerhalb des Kollegiums stärkt.

Erfahrungsberichte gezielt zu nutzen, ist ebenfalls eine besonders wirksame Strategie. Konkrete Rückmeldungen machen Veränderungen greifbar, helfen dabei, Ängste zu entschärfen, und überzeugen Schritt für Schritt. Zustimmung entsteht oft bei den Unterstützerinnen und Unterstützern der ersten Stunde – und festigt sich von dort aus weiter.

Zusammengefasst beruht erfolgreiche interne Kommunikation ebenso auf Zuhören, Nähe und der schrittweisen Einbindung der Teams wie auf institutionellen Botschaften. Auf die Menschen zu setzen – auf Beteiligung und auf verständliche Vermittlung – ist aus meiner Sicht eine zentrale Voraussetzung für den Erfolg.

Wie wird sich die interne Kommunikation Ihrer Einschätzung nach in einem Justizumfeld entwickeln, das immer stärker von der Digitalisierung geprägt ist?

Ich bin überzeugt, dass es in einem sich zunehmend digital verändernden Justizumfeld entscheidend ist, in der internen Kommunikation an einem hybriden Ansatz festzuhalten. Einem Ansatz, der die Vorteile digitaler Werkzeuge mit den Qualitäten menschlicher Interaktionen verbindet.

Digitale Formate wie Videos, interne Podcasts oder E-Learning-Module bieten interessante Möglichkeiten in Bezug auf Flexibilität, Zugänglichkeit und die Standardisierung von Informationen. Sie erlauben es, ein breites Publikum jederzeit zu erreichen und sich an individuelle Arbeitsrhythmen anzupassen. Solche Instrumente werden zweifellos künftig einen immer grösseren Stellenwert in unserer Kommunikationspraxis einnehmen.

Allerdings können diese Formate die menschliche Präsenz nicht vollständig ersetzen.  Präsenzsitzungen, informeller Austausch oder Diskussionsrunden spielen gerade in einem sensiblen und anspruchsvollen Umfeld wie der Justiz eine unverzichtbare Rolle. Es sind diese Momente, die es ermöglichen, Aussagen zu nuancieren, Missverständnisse oder Widerstände zu entschärfen und so Vertrauen zu stärken.

Ich bin sogar der Meinung, dass Räume für den menschlichen Dialog bewahrt und gestärkt werden müssen, je mehr die Kommunikation digitalisiert wird. In einem Umfeld, in dem Informationen schnell und mitunter unpersönlich zirkulieren, ist es umso wichtiger, authentische Austauschgelegenheiten zu schaffen, in denen man Anliegen formulieren, Fragen stellen oder einfach zuhören kann.

Alles in allem beruht die Zukunft der internen Kommunikation im digitalen Justizwesen meines Erachtens auf einem intelligenten Gleichgewicht zwischen leistungsfähigen digitalen Werkzeugen und qualitativ hochwertigen menschlichen Begegnungen, verstanden als Ergänzung und nicht als Ersatz.

Welche Rolle spielt die Kommunikationsabteilung der Justizbehörde bei der Kommunikation von Veränderungsprozessen innerhalb der verschiedenen Gerichte?

Die Kommunikationsabteilung der Justizbehörde übernimmt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung des Wandels und bringt ihre Expertise aktiv in die vom Projektleiter geführte Veränderungsstrategie ein. 

Im Zentrum der Interaktionen zwischen dem Programmteam, der Pilotgerichtsbarkeit, der Ausbildungsleiterin und dem Kommunikationsteam von Justitia 4.0 sorgt die Kommunikationsabteilung für die Gesamtkohärenz der vorgeschlagenen und umgesetzten Kommunikationsmassnahmen und stellt sicher, dass die verbreiteten Botschaften Teil einer klaren Strategie sind, die mit den Zielsetzungen des Projekts zur digitalen Transformation im Einklang steht. Ihre bereichsübergreifende Position erlaubt es ihr, Informationen zirkulieren zu lassen, Rückmeldungen sichtbar zu machen und strategische Entscheide konkret und situationsgerecht umzusetzen. Diese Rolle als Schnittstelle ist entscheidend, um den Informationsfluss zu verbessern, Widerstände frühzeitig zu erkennen und die Botschaften an die realen Gegebenheiten des Arbeitsalltags anzupassen.

Sie agiert zugleich als professionelle Partnerin: Indem sie ihre Fachkompetenz in der internen und externen Kommunikation einbringt, die Verbindung zu externen Partnern in ihrem Fachgebiet (kantonale Ansprechpersonen und das Projektteam Justitia 4.0) herstellt und am Prozess der Veränderungsbegleitung teilnimmt, unterstützt sie die Gerichte konkret bei der Umsetzung ihrer Kommunikationsmassnahmen. Dazu gehören die strategische Beratung, die Bestimmung geeigneter Kanäle, die Produktion klarer und zugänglicher Inhalte in Zusammenarbeit mit dem Projektteam sowie die Bereitstellung passender Werkzeuge.

Ein weiterer zentraler Aspekt ihrer Tätigkeit liegt in der Harmonisierung von Inhalten und Botschaften: In einem komplexen institutionellen Umfeld trägt die Kommunikationsabteilung dazu bei, eine gemeinsame Basis für Verständnis und Sprache zu schaffen. Das fördert das Verständnis des Projekts auf nationaler Ebene unter Wahrung lokaler Besonderheiten und der notwendigen Gesamtkohärenz.

Schliesslich kann die Kommunikationsabteilung dank der Erfahrungen, die sie im Rahmen der ersten Einführungen und des Pilotprojekts am Zivilgericht gesammelt hat, auf bewährte Verfahren und Erkenntnisse zurückgreifen, um passende und übertragbare Kommunikationsmassnahmen für andere Gerichte vorzuschlagen. So wird sie zu einem Motor für die Bündelung von Kräften – im Dienst eines schrittweisen und kohärenten Wandels.

Zurück zur Übersicht