L’intégration de la plateforme justitia.swiss à l’application métier eGDD du canton de Vaud s’est déroulée en trois étapes. Un prototype a d’abord permis de vérifier que les documents pouvaient être envoyés et reçus de manière fiable via la plateforme. L’application métier a ensuite été adaptée, les rôles définis et les utilisatrices et utilisateurs formés. Enfin, la solution a été mise en œuvre en conditions réelles au Ministère public, au Tribunal d’arrondissement de l’Est vaudois à Vevey et dans les études d’avocates et d’avocats participantes. « Ce projet pilote a montré que l’intégration via l’interface (API) reste complexe. Elle est toutefois réalisable grâce à une démarche structurée et méthodique », résume Sébastien Berclaz, chef de projet du programme eJustice.VD. Au total, cinq mois se sont écoulés entre l’intégration et la mise en service. Le raccordement purement technique à l’API n’a pris que quelques semaines.
« Ce projet pilote a montré que l’intégration via l’interface (API) reste complexe. Elle est toutefois réalisable grâce à une démarche structurée et méthodique. »
L’interface permet de recevoir et d’envoyer la correspondance directement depuis l’application métier. Les documents peuvent ainsi être gérés au même endroit, sans devoir passer d’un système à l’autre pour effectuer les échanges. Pour Vivien Dubus, Product Owner du programme eJustice.VD, il s’agit d’un avantage essentiel pour les utilisatrices et utilisateurs : « Les collaboratrices et collaborateurs restent dans leur environnement de travail habituel, tandis que les échanges via la plateforme justitia.swiss s’effectuent de manière transparente en arrière-plan. » Cela permet de réduire les ruptures de flux numériques, de faciliter l’utilisation des nouveaux outils et de favoriser leur acceptation.
Les expériences du projet pilote montrent que le raccordement technique ne constitue qu’une partie du travail. Il est tout aussi important de définir clairement les processus métier, de procéder par étapes et de partager une compréhension commune des possibilités et des limites de l’interface. Pour Vivien Dubus, les conditions de réussite se mettent donc en place avant même le démarrage du projet. Bien connaître ses propres processus et poser les bonnes bases suffisamment tôt permet d’aborder l’introduction de manière plus ciblée, avec la documentation et le support comme éléments complémentaires.
« Mon principal conseil est de planifier le plus tôt possible et de bien comprendre les processus métier avant le lancement du projet. La réussite repose avant tout sur une bonne préparation et une démarche progressive, complétées par la documentation et le support. »
