Die Integration der Plattform justitia.swiss in die Fachapplikation eGDX des Kantons Waadt erfolgte in drei Etappen. Zunächst wurde mit einem Prototyp geprüft, ob Dokumente zuverlässig über die Plattform versendet und empfangen werden können. Anschliessend wurde die Fachapplikation angepasst, Rollen wurden definiert und die Nutzerinnen und Nutzer geschult. In einem dritten Schritt kam die Lösung schliesslich unter realen Bedingungen bei der Staatsanwaltschaft, dem Bezirksgericht Waadt Ost in Vevey sowie beteiligten Anwaltskanzleien zum Einsatz. «Dieses Pilotprojekt hat gezeigt, dass die Integration über die Schnittstelle (API) komplex bleibt. Mit einem strukturierten und methodischen Vorgehen ist sie jedoch machbar», resümiert Sébastien Berclaz, Projektleiter des Programms eJustice.VD. Insgesamt dauerte das Projekt von der Integration bis zur Inbetriebnahme fünf Monate. Die rein technische Anbindung über die API nahm dabei lediglich wenige Wochen in Anspruch.
«Dieses Pilotprojekt hat gezeigt, dass die Integration über die Schnittstelle (API) komplex bleibt. Mit einem strukturierten und methodischen Vorgehen ist sie jedoch machbar.»
Die Schnittstelle ermöglicht es, Korrespondenz direkt über die Fachapplikation zu empfangen und zu versenden. Dokumente können damit an einem Ort verwaltet werden, ohne dass für den Austausch zwischen verschiedenen Systemen gewechselt werden muss. Für Vivien Dubus, Product Owner des Programms eJustice.VD, liegt darin ein wesentlicher Vorteil für die Nutzerinnen und Nutzer: «Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung, während der Austausch über die Plattform justitia.swiss transparent im Hintergrund erfolgt.» So können Medienbrüche reduziert, die Nutzung der neuen Werkzeuge vereinfacht und deren Akzeptanz gefördert werden.
Die Erfahrungen aus dem Pilotprojekt zeigen, dass die technische Anbindung nur ein Teil der Aufgabe ist. Ebenso wichtig sind klar definierte Fachprozesse, ein schrittweises Vorgehen sowie ein gemeinsames Verständnis der Möglichkeiten und Grenzen der Schnittstelle. Für Dubus werden deshalb wichtige Weichen für den Projekterfolg bereits vor dem eigentlichen Start gestellt. Wer die eigenen Abläufe genau kennt und früh die richtigen Grundlagen schafft, kann die Einführung gezielter angehen – mit Dokumentation und Support als ergänzende Faktoren.
«Mein wichtigster Rat ist, möglichst frühzeitig zu planen und die Fachprozesse gut zu verstehen, bevor das Projekt gestartet wird. Der Erfolg beruht vor allem auf einer guten Vorbereitung und einem schrittweisen Vorgehen ergänzend zur Dokumentation und zum Support.»
