Ginevra, un anno dopo: bilancio intermedio del progetto pilota

Foto: Emeric Caron

Hanna Veuillet-Kala (HVK): Ciò che mi ha motivato è stata l’opportunità di partecipare a una grande transizione, quasi una rivoluzione. Avevo voglia di contribuirvi attivamente e di poter apportare proposte proprie. Per me è stata un’occasione unica per contribuire al miglioramento del trattamento delle procedure, in particolare nel caso in cui comportano numerosi documenti e lettere, ma anche per valutare come guadagnare tempo nella trasmissione di documenti. E certamente anche per partecipare più in là alla prossima fase di progetto, l’ADG, che aspettiamo con impazienza! Aggiungerei anche che l’entusiasmo della mia cancelliera a voler partecipare a questa avventura è stato un argomento in più per lanciarci.

Sandra Piticchio (SP): Da parte mia, ho sentito parlare da lungo tempo della trasformazione digitale. Ero curiosa di saperne di più. Si trattava di un’opportunità per scoprire concretamente di cosa consistesse questo processo e di anticiparlo allo scopo di familiarizzarmi con gli strumenti. Come prima cancelliera, sarò in grado di accompagnare al meglio i miei colleghi ad affrontare i cambiamenti che seguiranno. Era una chance da cogliere al volo. Mi piace molto scoprire cose nuove, anche se non sono una «geek».

SP: Nel quadro del progetto pilota è stato concluso un accordo procedurale con gli avvocati, che prevede che tutti gli scambi vengano effettuati sia attraverso la piattaforma che per posta, e che la versione cartacea rimanga come riferimento ufficiale. L’approccio su due binari per una selezione di atti ha aumentato un po’ il mio carico di lavoro, ma il tempo investito nei test era integrato nella mia funzione di prima cancelliera, consentendomi di dedicarmi appieno alla questione.

HVK: Abbiamo dovuto adattarci al fatto che solo determinati atti facevano parte del pilota, e quindi, passato un tot di tempo a dipendenza dei ritmi della procedura, ricordarci delle nuove pratiche. Il progetto pilota ci ha anche consentito di partecipare ai test con gli equipaggiamenti futuri delle aule di tribunale e di esprimere la nostra opinione sui tipi di schermi desiderati.

SP: Lo scambio attraverso la piattaforma è semplice, la comunicazione è rapida e la possibilità di trasmettere i documenti a più destinatari simultaneamente è un vero valore aggiunto. Inoltre, gli avvocati possono trasmettere documenti e lettere in qualsiasi momento, offrendogli una grande flessibilità per quanto riguarda gli orari di inoltro. Per l’interfaccia web è stata necessaria una formazione, ma si è rivelata molto semplice da utilizzare. L’aspetto davvero positivo a lungo termine è la riduzione del volume di carta da gestire e trasportare, la ricerca di documenti e l’archiviazione negli uffici già strapieni. Sono tutti vantaggi evidenti.

HVK: Abbiamo selezionato dei dossier in ambito bancario, edilizio e successorio che si estendono su un certo arco di tempo e implicano numerosi scambi di corrispondenza e documenti, allo scopo di utilizzare la piattaforma il più spesso possibile. In seguito abbiamo presentato il progetto agli avvocati in tribunale, spiegandogli che stiamo entrando nella prima fase del percorso verso un sistema completamente digitale. Hanno reagito generalmente entusiasti, salvo per quanto concerne la firma elettronica, che ha frenato più d’una persona. L’entusiasmo iniziale, tuttavia, si è un po’ affievolito nel corso del tempo, in particolare a causa dell’obbligo di utilizzare la firma elettronica (un processo complicato che nel lungo termine non sarà più necessario), ma anche perché hanno rapidamente capito l’utilizzo della piattaforma.

SP: Abbiamo potuto testare tutti i tipi di scambio (lettere, documenti, sentenze ecc.) con il supporto da parte del team di progetto dedicato specialmente ad avvocati e avvocate.

HVK: Il sostegno ricevuto è stato ottimo. Abbiamo beneficiato di due formazioni davvero esaurienti e utili. Abbiamo anche sempre potuto contare sul sostegno in tempo reale del team di progetto e degli specialisti della direzione dei sistemi informatici. 

SP: Questi ultimi in particolare hanno creato un gruppo di discussione nel sistema di messaggistica interno dove potevamo porre domande e condividere soluzioni e buone pratiche. I team reagivano molto rapidamente, proponendo un sostegno o risposte alle nostre domande. Ogni settimana partecipavamo anche a una riunione informativa con giudici, cancellieri, il team di progetto e la direzione del Tribunale per permetterci di aggiornarci reciprocamente, di discutere le prossime tappe e di scambiare le nostre esperienze.

HVK: Sono ai «blocchi di partenza», non vedo l'ora di andare avanti per testare l’ADG e accedere finalmente all’atto elettronico. Attualmente stiamo identificando i tipi di procedure che possono essere scansionate, questa volta piuttosto nell’ambito del diritto di famiglia, allo scopo di avere tutti i tipi di costellazioni, più o meno complesse. Dovremmo anche riflettere sulla strutturazione delle directory e alla nomenclatura degli atti, dei documenti, dei mezzi di prova ecc. in modo da poterli classare automaticamente. 

SP: Siamo entusiaste all’idea di continuare questi sviluppi!