Intervista sull'organizzazione del progetto a Oliver Wirths, capo progetto a.i. “DTG - Digitale Transformation der Gerichte"

Abbiamo strutturato il progetto in modo classico in base a HERMES, con un project manager incaricato dei diversi sottoprogetti. Attualmente stiamo valutando di passare alla modalità di gestione agile, perché offre diversi vantaggi quando si dipende da fornitori esterni. La suddivisione in dettaglio:

• Sviluppo organizzativo: Creare le premesse organizzative, culturali e di gestione per garantire il successo della trasformazione. Introdurre una metodologia lavorativa possibilmente uniforme per tutti i tribunali.
• Strategia informatica: Chiarire le questioni centrali in vista di un sostegno IT efficiente e qualitativamente adeguato dei processi lavorativi digitalizzati dei tribunali.
• Comunicazione: Informare, coinvolgere, istruire e affiancare i diversi gruppi d’interesse durante la trasformazione digitale.
• Atto giudiziario: Elaborare la struttura dell’atto elettronico, individuare i requisiti di tutti i tribunali in materia di gestione del lavoro e dell’applicazione ADG, introdurre gli utenti con un pilotaggio.
• Cambio dei supporti: Definire nuovi supporti (scannerizzazione e stampa) che siano performanti e d’alta qualità nonché l’infrastruttura necessaria.
• Applicazioni: Pilotare/testare e introdurre la gestione del lavoro, la piattaforma e l’ADG.
• Posto di lavoro digitale: Concettualizzare e creare un’infrastruttura performante ed ergonomica per tutti i posti di lavoro e le aule giudiziarie.
• Basi giuridiche: Adattare le basi giuridiche cantonali per consentire lo scambio di atti giuridici per via elettronica al livello dei tribunali.​

Ogni sottoprogetto è gestito da un team di più persone. Era importante per noi che tutti i tribunali venissero coinvolti nel progetto e ricevessero ampio sostegno. I sottoprogetti ricevono in parte anche un supporto esterno allo scopo di soddisfare il fabbisogno di know how e di risorse personali.

OW: Nel quadro della strategia cantonale «BL Digital+» sono stati creati nuovi posti di lavoro, che siamo riusciti a riempire. Fra questi vi è un Digital Transformation Manager, che si è assunto anche la direzione dei servizi digitali. Abbiamo anche una Application Manager, che sarà responsabile delle diverse applicazioni dei tribunali (p. es. Tribuna, justitia.swiss, ADG) e che, da settembre, mi sostituirà nella direzione di alcuni sottoprogetti. Abbiamo potuto assumere anche un capo progetto interno, inizialmente per un periodo di tre anni, che ora si assume la direzione di progetto che mi compete in veste di esterno.

OW: È importante per noi che ci sia una stretta collaborazione sia nel team di progetto che con i responsabili del pilotaggio e la direzione. Durante le varie fasi del progetto la collaborazione è cambiata in funzione delle esigenze. Ad esempio, abbiamo esteso l’intervallo delle riunioni con la direzione da ogni due a ogni quattro settimane. Stiamo attualmente introducendo la gestione agile di progetto, con tabelle Kanban per ogni sottoprogetto.

Ci tengo a sottolineare che da noi la collaborazione è molto trasparente. I diversi attori sono aperti ed esprimono il loro eventuale dissenso, ciò che ci permette di sviluppare soluzioni ottimali.

OW : En principe, nous travaillons selon Hermes, notamment en ce qui concerne les documents à élaborer. Nous avons constaté que la méthode de travail traditionnelle selon HERMES est moins adaptée avec les incertitudes externes. C’est pourquoi nous passons désormais à une méthode de travail agile selon HERMES. 
Parallèlement, nous sommes animés par l'idée de faire ce qui est juste et utile. Un mantra est : « maximize the amount of work not done ». Un autre principe clé est de mettre en œuvre rapidement des « quick wins » pour obtenir des résultats immédiats, sans attendre la mise en place de tous les systèmes. Même dans le cadre de HERMES, il n'est pas nécessaire d'explorer chaque aspect dans les moindres détails. 
 

OW: Il nostro mandato di progetto è basato sul metodo HERMES (situazione iniziale, obiettivi ecc.). Per cominciare abbiamo raccolto su un’unica pagina gli obiettivi, la descrizione della soluzione e la tempistica per ogni sottoprogetto.

Per ogni sottoprogetto abbiamo elaborato nel frattempo un proprio concetto, con situazione iniziale, obiettivi, provvedimenti ecc. Un anno dopo l'avvio del lavoro di progetto è diventato chiaro che la situazione iniziale e i requisiti sono cambiati. Ad esempio, l’entrata in vigore della LCEG è stata rimandata. I mandati di progetto per noi quindi sono «vivi» e non approvati per l’eternità e da rispettare dogmaticamente. Sono dinamici, li modifichiamo secondo le esigenze.