Le dossier judiciaire électronique remplacera à l'avenir le dossier papier. Tout ce qui est possible aujourd'hui avec un dossier papier doit aussi l'être à l'avenir avec le dossier électronique : de la gestion et la révision sûre des dossiers à la gestion des tâches en passant par le traitement des documents PDF et des pièces du dossier. C'est pourquoi un système permettant de travailler de manière efficace et conviviale avec le dossier électronique est en cours de développement : l'Application dossier judiciaire électronique (ADJ).
Les ministères publics et les tribunaux géreront désormais leurs procédures de manière numérique, et le dossier électronique sera le dossier principal au sein des autorités judiciaires. C’est ce que prévoit l’avant-projet de loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine de la justice (LCPJ). Le dossier électronique est une condition préalable pour que la communication électronique dans le domaine judiciaire (CEJ) et la consultation électronique des dossiers soient possibles via la plateforme sécurisée «Justitia.Swiss». C’est pourquoi le projet Justitia 4.0 a été chargé par les autorités judiciaires non seulement de mettre en place la plateforme «Justitia.Swiss», mais aussi de développer une solution technique permettant de travailler de manière efficace et conviviale avec le dossier numérique – l’Application dossier judiciaire électronique (ADJ). Les organes directeurs du projet Justitia 4.0 ont décidé au printemps 2023 de mettre à la disposition des autorités judiciaires suisses une version helvétisée du poste de travail numérique de la justice autrichienne (PTNJ) comme ADJ. Les autorités judiciaires sont libres de décider si elles souhaitent adopter cette solution ou développer leur propre application.
Les transactions de base de la plateforme sont l'envoi, la notification et la consultation du dossier électronique, qui se déroulent entre une autorité judiciaire (en général dans le rôle de la direction de la procédure) et les organisations/personnes impliquées dans la procédure (en particulier les avocates et avocats). L'animation montre sous une forme simplifiée l'interaction entre la plateforme, l'Application dossier judiciaire électronique et l'application métier.
Dans le monde actuel du papier, les pièces et les documents sont gérés dans un dossier ou des classeurs. Des passages de texte peuvent être marqués au stylo fluorescent, des notes en marge peuvent être écrites à la main et des post-its avec des instructions d’action peuvent y être collés. Dans le monde numérique, cela se fera différemment. L’Application dossier judiciaire électronique (ADJ) doit donc inclure, entre autres, la gestion des dossiers de façon à ce qu’ils soient révisables, le traitement des documents PDF et des pièces du dossier, mais aussi la possibilité de gérer et d'attribuer des tâches. Cette ADJ ne remplacera pas les applications métier existantes et leurs fonctionnalités multiples mais les complétera.
Les organes directeurs du projet Justitia 4.0 ont décidé de mettre à la disposition des autorités judiciaires suisses une version helvétisée du poste de travail numérique de la justice autrichienne (PTNJ) comme application dossier judiciaire (ADJ). Une ADJ est une condition préalable pour que les autorités judiciaires puissent traiter et gérer leurs dossiers de manière numérique.
Le PTNJ est développé depuis 2014 dans le cadre du projet « Justice 3.0 » en tant qu'application centrale du dossier judiciaire de la justice autrichienne. Aujourd'hui, le PTNJ est utilisé de manière productive par environ 7'500 postes de travail dans la justice civile et administrative, et depuis 2021 également dans la justice pénale ainsi que dans l'exécution des peines. 80% des juges et 97% des procureurs utilisent déjà le PTNJ. Plus de 1'000'000 dossiers numériques et plus de 300'000 audiences sont traités avec le PTNJ.
Après les décisions des organes directeurs, l'équipe de projet affine actuellement le mandat de projet avant de mettre en place l'organisation chargée d’exploiter l’ADJ. Parallèlement, un partenaire pour l’exploitation est recherché pour la phase pilote. Dans la phase initiale, la justice autrichienne est prête à soutenir la reprise du PTNJ, y compris avec des ressources en personnel. La phase pilote est prévue pour le second semestre 2024.
Afin d'offrir aux futurs utilisatrices et utilisateurs de l'Application dossier judiciaire une solution efficace et adaptée à leurs besoins, l'équipe de projet de Justitia 4.0 a réalisé divers travaux préparatoires :
L'équipe de projet a développé des principes directeurs pour l'ADJ. Ces principes directeurs servent de directives pour la portée du projet (SCOPE), les variantes architecturales et les exigences. Ils aident à créer un cadre clair et à désamorcer les éventuelles craintes.
Les autorités judiciaires sont libres d’utiliser l’ADJ qui sera développée par Justitia 4.0 ou de choisir ou de développer elles-mêmes une autre solution. C’est pourquoi Justitia 4.0 a mené une enquête auprès des autorités judiciaires des cantons et de la Confédération durant l’été 2021. Cela a permis d’identifier leurs besoins et leurs intentions concernant la mise en œuvre de leur espace de travail électronique ou de l’ADJ. La majorité, soit 32 de ces 56 autorités judiciaires (57 pour cent), qui disposent de 60 pour cent (4’766) des postes de travail judiciaires, souhaitent une ADJ complète fournie par Justitia 4.0, qui complète les applications métier actuelles.
Lors de sa réunion du 25 mars 2022, le comité de projet de Justitia 4.0 a décidé d’examiner de manière approfondie deux variantes possibles pour des offres d’une ADJ complète. Une variante serait l’adoption et l’helvétisation de la solution autrichienne en possession de l’État. Une étude de faisabilité est actuellement en cours. Elle doit déterminer d’ici fin 2022 la possibilité d’intégrer et d’exploiter la solution en Suisse. Cette variante correspond à une solution individuelle, qui pourrait s’appuyer sur une solution existante bien établie. La deuxième variante examinée est un achat commun sur le marché via un appel d’offres OMC (Organisation Mondiale du Commerce).
Actuellement, la solution autrichienne est approfondie et poursuivie en priorité. Parallèlement, les documents «exigences fonctionnelles approximatives» et «exigences non fonctionnelles» sont rédigés pour l'ADJ. Une fois l'étude de faisabilité terminée (1er trimestre 2023), une comparaison des variantes d'acquisition de marché et de développement de la solution autrichienne sera soumise au comité de projet.