In futuro, gli atti giudiziari elettronici sostituiranno gli atti cartacei. Tutto ciò che è possibile fare oggi con gli atti cartacei dovrebbe poter essere fatto anche in futuro attraverso gli atti elettronici: dalla gestione a prova di revisione contabile, all'elaborazione di documenti PDF ed elementi di un atto, fino alla gestione dei compiti. Pertanto, è stato sviluppato un sistema a dimensione d'utente, per lavorare in modo efficiente con gli atti elettronici: l'applicazione dossier giudiziario (ADG).
In futuro, i pubblici ministeri e i tribunali gestiranno i processi in modo digitale; gli atti elettronici costituiranno la documentazione principale delle autorità giudiziarie. L’avamprogetto della legge federale concernente le piattaforme per la comunicazione elettronica nella giustizia (LPCEG) fornisce le relative basi legali. Gli atti in formato elettronico costituiscono un prerequisito per consentire lo scambio di atti giuridici per via elettronica (SAGE) e l’esame elettronico degli stessi tramite la piattaforma sicura «Justitia.Swiss». Il progetto Justitia 4.0 è stato quindi incaricato dalle autorità giudiziarie non solo di creare la piattaforma «Justitia.Swiss», ma anche di sviluppare una soluzione tecnica per lavorare in modo efficiente e semplice con gli atti digitali: l’Applicazione dossier giudiziario (ADG). Nella primavera del 2023, gli organi direttivi di Justitia 4.0 hanno deciso di adottare ed ereditare la postazione di lavoro digitale della giustizia austriaca (PLDG). Le autorità giudiziarie sono libere di decidere se adottare questa soluzione o sviluppare una propria applicazione.
Le transazioni di base della piattaforma sono la trasmissione, la notificazione e l”esame elettronico degli atti, che avvengono tra un’autorità giudiziaria (di norma nel ruolo di direzione del procedimento) e le organizzazioni/persone coinvolte nel procedimenti (in particolare, gli avvocati). Il grafico mostra in forma semplificata l'interazione tra la piattaforma, l'applicazione dossier giudiziario e l'applicazione specializzata.
Nel mondo cartaceo odierno, gli atti e i documenti vengono gestiti in classatori o in fascicoli. I testi nei documenti possono essere contrassegnati con un pennarello, aggiungendoci a mano note a margine e apponendovi post-it con istruzioni pratiche. Nel mondo digitale, questo problema viene risolto in modo diverso. L’applicazione dossier giudiziario deve pertanto includere, tra le altre cose, la gestione a prova di revisione contabile, l’elaborazione di documenti PDF e degli elementi di un atto, ma anche la possibilità di gestire i compiti (amministrazione e assegnazione di compiti). L'ADG non sostituirà le applicazioni specializzate esistenti e le loro diverse funzionalità, ma le integrerà.
Per poter offrire ai futuri utenti dell'applicazione dossier giudiziario (ADG) una soluzione efficiente e orientata alle esigenze, il team del progetto Justitia 4.0 ha svolto diverse attività preliminari:
I principi guida fungono da linee guida generali per la portata del progetto, le varianti di architettura, i requisiti e aiutano a creare condizioni quadro.
Le autorità giudiziarie sono libere di utilizzare l’ ADG che sarà sviluppata da Justitia 4.0 o di scegliere di sviluppare autonomamente un’altra soluzione. Pertanto, nell’estate del 2021, Justitia 4.0 ha condotto un sondaggio tra le autorità giudiziarie dei Cantoni e della Confederazione. I risultati hanno permesso di scoprire esigenze e obiettivi in merito alla realizzazione della postazione di lavoro elettronica e della ADG. La maggioranza, cioè 32 di queste 56 autorità giudiziarie (57%), che dispongono del 60% (4766) delle postazioni di lavoro nel settore della giustizia, vogliono una ADG completa fornita da Justitia 4.0 senza sostituire le attuali applicazioni specialistiche. In questo modo possono sfruttare sinergie e limitare i costi; le singole autorità giudiziarie, infatti, di solito non hanno le risorse necessarie per raggiungere questo obiettivo autonomamente.
Nella riunione del 25 marzo 2022, il Comitato di progetto Justitia 4.0 ha deciso di valutare approfonditamente due possibili varianti complete dell”applicazione ADG. Una variante prevede di adottare ed elvetizzare la soluzione austriaca, che è di proprietà dello Stato austriaco. Al momento è in corso uno studio di fattibilità a tal proposito. Questa variante rappresenta a una soluzione individuale, che permette di sfruttare una soluzione esistente e consolidata. Come seconda variante, si sta valutando l’approvvigionamento congiunto sul mercato tramite una gara d’appalto dell’OMC. Questa seconda variante rappresenta una soluzione commerciale.
Attualmente, ci si concentra sulla soluzione austriaca, alla quale viene data priorità. Allo stesso tempo, per l”applicazione ADG vengono redatti i documenti «Requisiti di massima funzionali» e «Requisiti non funzionali». Dopo il completamento dello studio di fattibilità (1° trimestre 2023), al Comitato di progetto verrà presentato un confronto tra la variante commerciale e l'ulteriore sviluppo della soluzione austriaca.
I responsabili del progetto Justitia 4.0 hanno deciso di fornire alle autorità giudiziarie svizzere una versione elvetizzata della postazione di lavoro digitale della giustizia austriaca come applicazione dossier giudiziario (ADG).
La PLDG è stata sviluppata dal 2014 nell’ambito del progetto «Giustizia 3.0» come applicazione centrale per gli atti giuridici della giustizia austriaca. Oggi la PLDG viene utilizzata in circa 7500 postazioni di lavoro nel sistema giudiziario civile e amministrativo e, dal 2021, anche nella giustizia penale e nel sistema di esecuzione delle sanzioni penali. Attualmente, oltre l’80% dei giudici e il 97% dei pubblici ministeri utilizzano la postazione di lavoro digitale della giustizia. Sino ad ora, la PLDG ha consentito di elaborare e gestire oltre un milione di atti digitali e più di 300’000 udienze.
Dopo le chiare decisioni degli organi direttivi, il team incaricato sta attualmente perfezionando il mandato del progetto e definendo un’organizzazione aziendale per la fase pilota, in modo da poterla predisporre nel più breve tempo possibile. Allo stesso tempo si sta cercando un partner operativo per questa fase. La giustizia austriaca è pronta a coadiuvare attivamente la prima fase dell’adozione della PLDG, anche con risorse di personale. Il pilotaggio è previsto per la prima metà del 2025, idealmente con i Cantoni che hanno partecipato alle proof of concept.
La PLDG è stata analizzata attentamente dal progetto Justitia 4.0 in uno studio di fattibilità. I Cantoni di Argovia, Berna e Ginevra hanno testato la soluzione nell’ambito di un proof of concept e comprovato la fattibilità di una «elvetizzazione». La PLDG, con il suo sistema di gestione degli atti e delle attività, ha potuto essere integrata con varie applicazioni specialistiche (Juris, Tribuna, sviluppo proprio).