Die Justizakte-Applikation JAA ermöglicht die vollständige digitale Aktenführung bei Justizbehörden und damit auch die Ablösung der Papierakten. Dabei erfüllt sie alle Anforderungen, welche das Bundesgesetz über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ) an die Führung elektronischer Verfahrensdossiers stellt.
Die JAA bietet zudem auch Antworten auf kantonale Gesetzgebungen sowie die unterschiedlichen Voraussetzungen und Bedürfnisse auf kantonaler Ebene. Dies unter anderem durch die Möglichkeit, die JAA im eigenen Rechenzentrum (on Premise) oder durch Justitia 4.0 als Software-as-a-Service (SaaS) nutzen zu können.
Bei der Software-as-a-Service-Variante der JAA verantwortet das Projekt Justitia 4.0 und sein beauftragter IT-Dienstleister den Betrieb in Schweizer Rechenzentren. Jeder Kanton erhält Zugriff auf eine Prod- und eine Pre-Prod-Umgebung. Die JAA als SaaS schafft die Grundlage für Skaleneffekte, eine homogene Infrastruktur, einheitliche Betriebsstandards sowie gebündeltes Spezialwissen beim Betreiber. Zudem wird ein besseres Kostenverhältnis für die Kantone erwartet.
Für jeden Kanton wird ein separater Mandant in einer eigenen Laufzeitumgebung aufgebaut. Die Zugriffe je Kanton sind dadurch getrennt. Die JAA wird zudem angepasst auf die kantonalen Anforderungen, der Kanton entscheidet beispielsweise über die individuelle Aktenstruktur, die Integration mit der kantonalen Fachapplikation oder das Login. Zudem bleibt der Kanton Eigentümer der Daten, die verschlüsselt abgelegt werden.
Die Betriebsorganisation sowie die technische Plattform der JAA sind etabliert und eingespielt. Neue Mandanten können standardisiert, effizient und mit geringem organisatorischem Aufwand aufgesetzt und angebunden werden. Dadurch werden Komplexität und Einführungsrisiken reduziert und die JAA kann ohne lange Vorlaufzeit produktiv eingesetzt werden.
Der Betrieb einer Applikation erfordert spezialisiertes Wissen und Erfahrung. Für einen stabilen und effizienten Betrieb braucht es verschiedene Dienste, etwa zur Überwachung der Systeme, zum automatisierten Starten und Stoppen von Prozessen sowie für das geregelte Ausrollen neuer Services im Release Management. Effizienz setzt zudem eine gewisse Grösse voraus. Nur so können auch seltenere Aufgaben mit der nötigen Regelmässigkeit ausgeführt werden, sodass das entsprechende Know-how und die Praxis erhalten bleiben. Bei neu entdeckten Sicherheitslücken kann schneller reagiert und die Software rascher auf einen sicheren Stand gebracht werden, wenn die Fachexperten zugleich auch den Betrieb verantworten. Regelmässige Penetrationstests werden zudem zentral für sämtliche Mandanten durchgeführt. Empfehlungen daraus werden anschliessend mandantenübergreifend umgesetzt.
Für die Justizbehörde beschränken sich die Aufgaben durch den SaaS-Betrieb auf wenige Punkte. Sie stellt die Konnektivität zur JAA, die Installation der JAA-Client-Applikationen sowie die Anbindung an die eigenen Identity-Services sicher, damit sich die Benutzer mit ihrem kantonalen Benutzerkonto bei der JAA anmelden können. Zusätzlich gewährleistet sie den First-Level-Support für die eigenen Benutzer.
Bei der On-Premise-Variante wird die JAA im kantonalen Rechenzentrum einer Justizbehörde betrieben. Das Projekt Justitia 4.0 stellt dafür die Software sowie Unterstützung bei der Installation einer JAA-Umgebung zur Verfügung. Die Einrichtung und die Verantwortung für den Betrieb liegen beim Kanton.
Beim On-Premise-Betrieb behält der Kanton die volle Kontrolle über Konfiguration und Betrieb der JAA. Dafür braucht es eine entsprechende technische Infrastruktur sowie personelle Ressourcen mit vertieftem Wissen über die JAA und die damit verbundenen betrieblichen Abläufe.
Im Fall von Sicherheitslücken ist eine enge Koordination zwischen Justitia 4.0 und dem kantonalen Betreiber erforderlich. Das JAA-Entwicklerteam stellt die notwendigen Software-Anpassungen zeitnah zur Verfügung und unterstützt bei Bedarf bei der Einordnung der Massnahmen. Bei den kantonalen IT-Experten braucht es die erforderlichen Ressourcen und Prozesse, um die neue Version ohne Verzögerung einzuspielen und zu testen.
Regelmässige sicherheitsrelevante Penetrationstests sind durch den Kanton selbst zu organisieren. Auch die Bewertung der daraus resultierenden Empfehlungen sowie der Entscheid über deren Umsetzung liegen beim Kanton.
Für die Integration in die kantonale Betriebsumgebung sind auf Seiten des Kantons die Planung, Beschaffung und Einbindung zusätzlicher Infrastruktur sowie Anpassungen an bestehenden Rechenzentrumsservices oder an der JAA erforderlich. Dadurch verlängert sich die Vorbereitungszeit.