Trasformazione nel progetto Justitia 4.0: sostegno al processo di cambiamento

Partecipare alla trasformazione digitale

La digitalizzazione del sistema giudiziario svizzero implica cambiamenti e sfide importanti per le persone interessate. Il team del progetto Justitia 4.0 ha quindi sviluppato un concetto di trasformazione che, nell’ambito del progetto Justitia 4.0, fornisce un quadro informativo destinato a tutte le persone interessate da questi cambiamenti: in particolare il personale attivo presso le autorità giudiziarie (magistrati, collaboratori giuridici e funzionari amministrativi), le direttrici e i direttori dei Dipartimenti/Divisioni di giustizia, gli specialisti informatici, gli avvocati e il loro personale di cancelleria, così come le persone che lavorano nel settore dell’esecuzione delle pene e delle misure. In quest’ottica, risulta fondamentale coinvolgere i magistrati e i funzionari dirigenti, soprattutto in questa prima fase di progetto, a gli stessi un ruolo essenziale nel sostenere e nel guidare il cambiamento all’interno dell’organizzazione.

Al seguente link trovate il concetto di trasformazione nell’ambito di Justitia 4.0:

Cosa comporta la trasformazione digitale - le nostre proposte di valore

  • Grazie alla tenuta elettronica degli atti, i documenti sono accessibili da tutti i professionisti in ogni momento e sono quindi consultabili simultaneamente. In ufficio, in Tribunale, nella sala delle udienze o a casa, un atto giudiziario elettronico è sempre disponibile. Ciò comporta una maggiore flessibilità in termini di tempo e una maggiore indipendenza nell’organizzazione dei processi e dell’agenda personale.
  • Lo scambio di atti per via elettronica elimina i ritardi e le asimmetrie informative causati dalla trasmissione postale di documenti e atti tra i singoli attori e le istanze coinvolte. Laddove appropriato e consentito, gli atti giudiziari elettronici permettono di ottimizzare la collaborazione all’interno dell’istanza giudiziaria, contribuendo a ridurre i tempi di attesa e ad accelerare infine le procedure.
  • Superando il coordinamento delle attività amministrative e logistiche (quali ad esempio le mansioni di copiatura, la messa a disposizione e l’inoltro degli atti, ecc.), il lavoro può concentrarsi sui contenuti. I processi amministrativi e la conseguente diminuzione delle istruzioni ai collaboratori hanno così meno probabilità di causare interruzioni nelle attività principali.
  • Il passaggio agli atti giudiziari elettronici e l’introduzione dello scambio di atti per via elettronica eliminerà la necessità di trasferire fisicamente i fascicoli ad altre unità organizzative, con il relativo dispendio di mezzi logistici. Inoltre, si riducono le voci multiple, le spese per il materiale d’ufficio e le risorse per le attività di copiatura e archiviazione (in termini di spazio, di personale e di costi del materiale). Inoltre, ne consegue una riduzione del tempo e degli sforzi richiesti per autorizzare la gestione dell’esame degli atti.

Sostegno alla trasformazione digitale - le nostre offerte

Sono previste diverse misure per garantire che le persone interessate dal progetto Justitia 4.0 comprendano e sostengano gli effetti del cambiamento:

  • La visione, le proposte di valore e gli obiettivi sono presentati in una mostra itinerante in differenti momenti e in diversi luoghi del Paese.
  • Gli ambasciatori sono persone chiave riconosciute nelle loro organizzazioni, con il compito di informare regolarmente colleghi e collaboratori sull’evoluzione del progetto, sostenendo la trasformazione digitale.
  • Il mantenimento e l’ulteriore sviluppo di una pagina «Questions & Answers» sul sito web del progetto, nella quale vengono continuamente pubblicate domande centrali e specifiche relative a Justitia 4.0.
  • Le video chat regolari con il team del progetto hanno lo scopo di promuovere il discorso diretto con gli interessati.

Offriamo vari workshop e moduli che possono essere prenotati facoltativamente. Questi sono attualmente in fase di sviluppo e coprono le seguenti tematiche:

  • Il Change Workshop prevede delle esercitazioni tese ad affrontare i cambiamenti improvvisi in una situazione professionale, perseguendo lo scopo di rafforzare la propensione positiva al cambiamento.
  • Il workshop «Drivers & Blockers» è focalizzato sui fattori frenanti del processo di trasformazione, che sono identificati e ridefiniti in una prospettiva positiva.
  • Il modulo «Cambiamento dei profili professionali» è destinato ai responsabili gerarchici e delle risorse umane. In questo contesto sono illustrati i cambiamenti di ruolo e di competenze, descrivendo le possibili linee d’azione per le organizzazioni.
  • Il modulo «Scambio di esperienze sulla configurazione di processi giudiziari», è teso allo scambio e alla discussione delle esperienze dei Cantoni e delle autorità pilota.
  • Il modulo «Concetto di formazione per la responsabilizzazione dei dipendenti», mira a preparare al cambiamento le persone interessate dalla trasformazione.

Con il sondaggio online condotto due volte all’anno, il cosiddetto Change-Barometer, si intende quindi misurare la «temperatura» del processo di cambiamento. Il monitoraggio regolare assicura un migliore raggiungimento degli obiettivi, consentendo di valutare l’introduzione di ulteriori misure per rafforzare il processo di trasformazione.

Un progetto su diversi anni - il nostro programma

 

Il nostro team che accompagna la trasformazione - le vostre persone di contatto

Balawijitha Waeber

Responsabile di progetto trasformazione

balawijitha.waeber@kkjpd.ch 076 490 83 84

Rahel Freiburghaus

Esperta in materia trasformazione

rahel.freiburghaus@kkjpd.ch 076 225 15 28

Jens Piesbergen

Responsabile di progetto compiti speciali

jens.piesbergen@kkjpd.ch 079 473 87 56