Il pubblico ministero di Basilea Campagna si prepara per il pilotaggio

DS: Vogliamo testare la piattaforma justitia.swiss nel modo più completo possibile. Per questo ad aiutarci nella fase pilota dello scambio di atti giuridici per via elettronica vi è una selezione di avvocati. In pratica significa, da un lato, che il pubblico ministero riceve le richieste inoltrate dai rappresentanti delle parti, gli trasmette i documenti giuridicamente rilevanti e gli concede l’esame degli atti. Dall’altro lato vogliamo testare anche lo scambio di atti giuridici per via elettronica fra due autorità, ossia fra il pubblico ministero e il giudice dei provvedimenti coercitivi. Cominciamo con singoli casi, e gradualmente amplieremo la portata. Questo test dimostra chiaramente che lo scambio di atti giuridici per via elettronica crea un valore aggiunto già nella fase pilota, perché le procedure del giudice dei provvedimenti coercitivi sono quasi sempre critiche in termini di tempistiche. La legge definisce scadenze strette per determinati inoltri, e le istanze a volte devono essere inviate anche nel fine settimana. Entrambi aspetti saranno semplificati con la trasmissione elettronica degli atti. Non sarà più necessario inviare lettere raccomandate o anche trasmettere fisicamente l’atto cartaceo, ciò che facilita il nostro lavoro, ma anche quello del giudice dei provvedimenti coercitivi oltre gli orari d’ufficio.

Il pubblico ministero di Basilea Campagna è rappresentato da diverse persone in diversi organi sin dall’avvio del progetto nazionale Justitia 4.0 nel 2018. Ci teniamo molto a contribuire al suo successo. Vogliamo anche raccogliere esperienze sull’utilizzo della piattaforma e scoprire come si integra nel nostro ambiente di sistema. Intendiamo analizzare al più presto i nostri processi lavorativi interni, adattarli alla metodologia lavorativa digitale e rivedere di conseguenza le nostre descrizioni interne delle mansioni.

DS: Alla fine del 2023 abbiamo cominciato a riflettere sulla portata del pilota e su quali casi farvi prendere parte. Poi, a nome del governo cantonale, abbiamo inoltrato al Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP) una domanda di autorizzazione del pilotaggio della piattaforma justitia.swiss. L’autorizzazione è stata rilasciata dal Consiglio di Stato il 18 aprile 2024. Il DFGP ha dato il suo via libera poi a fine giugno 2024. Vogliamo avviare il pilotaggio entro inizio 2025.

DS: Da noi sono in particolare i collaboratori e le collaboratrici della cancelleria. Sono loro che ricevono i file digitali dai responsabili della procedura, li trasmettono tramite la piattaforma e ricevono per lo stesso tramite gli inoltri dei partecipanti alla procedura. Nonostante il lavoro supplementare a carico delle cancellerie, notiamo che sono aperti al pilotaggio. Questo è sicuramente anche dovuto al fatto che lavoriamo da tempo con strumenti digitali. Abbiamo ad esempio stampanti multifunzione performanti, e già da molti anni per gli atti d’accusa lavoriamo con copie elettroniche, che muniamo di segnalibro.

DS: Abbiamo dovuto affrontare questioni riguardanti la protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni, perché i dati provenienti dalle procedure penali sono sempre particolarmente sensibili. A questo riguardo ci siamo rivolti all’autorità di sorveglianza della protezione dei dati del Canton Basilea Campagna, che aveva numerose domande concernenti prevalentemente la sicurezza delle informazioni. I collaboratori dell’autorità di sorveglianza della protezione dei dati, inoltre, ci hanno fornito le principali direttive necessarie per gli accordi che stipuleremo, da un lato, con il progetto Justitia 4.0 e, dall’altro, con gli avvocati partecipanti al pilota. È chiaro che potremo avviare il pilotaggio solo una volta ricevuto il via libera dall’autorità di sorveglianza.

Il Canton Basilea Campagna utilizza già oggi un sistema di firma elettronica qualificata. Tutti i procuratori pubblici hanno quindi già ottenuto la propria firma digitale.

DS: Ci teniamo ad integrare la nostra Active Directory. Il vantaggio è che i dati di accesso sono sempre aggiornati e che i collaboratori devono effettuare un unico login per accedere al nostro sistema. Un login supplementare alla piattaforma non sarebbe quindi più necessario.

In un primo tempo vogliamo limitare la cerchia di partecipanti. Abbiamo contattato l’associazione degli avvocati del Canton Basilea Campagna, che ha lanciato un appello ai soci in cerca di persone interessate al pilotaggio. Una quarantina di avvocati si sono annunciati.

Provvederemo a fornirgli una compilazione delle basi giuridiche e delle «regole del gioco» della fase pilota e anche la necessaria formazione, affinché possano rapidamente familiarizzarsi con il nuovo strumento di lavoro. Naturalmente gli offriamo un sostegno in caso di domande. È molto importante per noi che gli avvocati che si mettono a disposizione come «pionieri» (early adopters) non siano svantaggiati se qualcosa non dovesse funzionare. Potranno ad esempio utilizzare altri canali per inoltrare le loro istanze e quindi non doversi preoccupare di non riuscire a mantenere le scadenze.          

DS: Una delle sfide è che oggi stiamo intraprendendo un primo passo verso lo scambio di atti giuridici per via elettronica e della gestione digitale degli atti. Tuttavia, visto che i sistemi non sono ancora del tutto disponibili o integrati, non possiamo ancora lavorare come previsto in futuro. L’attuale versione della nostra applicazione Tribuna, ad esempio, non riesce ancora a comunicare con la piattaforma, che significa che dobbiamo inserire le procedure separatamente anche sulla piattaforma. Non è però motivo per interrompere il pilotaggio, anzi: vogliamo ampliare la sua estensione passo per passo e poi passare direttamente, senza interruzioni, al suo utilizzo definitivo una volta entrata in vigore la LCEG.

È importante anche la collaborazione con le autorità cantonali coinvolte, perché da noi il cantone è responsabile dei servizi informatici di base. La «Zentrale Informatik» infatti è un partner importante per l’integrazione dei nostri sistemi.

DS: Abbiamo sottovalutato il tema della protezione dei dati. Poiché la LCEG, con le sue disposizioni di protezione dei dati, non è ancora in vigore, l’Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento (OCE-PCPE) costituisce la base giuridica per la fase pilota. Essa però non contiene disposizioni di protezione dei dati. Consiglio dunque di coinvolgere tempestivamente il competente organo di protezione dei dati in modo da avere una consultazione preliminare sulle questioni legate alla legislazione sulla protezione dei dati.

Non sapevamo inoltre che, mancando ancora l’interoperabilità dei sistemi, dovevamo registrare i dati su diversi sistemi e provvedere ad una gestione ibrida degli atti. Mancano ancora le interfacce, quindi per il momento dobbiamo immettere alcuni dati più volte. Questo complica i processi e comporta sforzi supplementari.

DS: Collaboro in seno al gruppo specialistico dei ministeri pubblici sin dall’inizio del progetto nazionale. Nel corso degli anni abbiamo elaborato e discusso a fondo le basi di lavoro. Ora le cose si stanno concretizzando e vedo i risultati di tutto il lavoro degli anni passati. Il lavoro preliminare sta dando i suoi frutti. Il progetto spicca il volo.