Transformation dans le projet Justitia 4.0: Soutien professionnel pour faire face aux changements

Contribuer à façonner la transition numérique

La numérisation de la justice suisse s’accompagne de nombreux changements et défis pour les personnes concernées. L’équipe de projet Justitia 4.0 a donc élaboré un concept de gestion du changement (transformation), qui définit un cadre pour l’accompagnement professionnel de toutes les personnes concernées par ces changements. Tous les métiers au sein des autorités judiciaires sont concernés, notamment les directrices et directeurs des départements de justice, les procureures et procureurs, les juges, les greffières et greffiers, les informaticiennes et informaticiens, les avocates et avocats et leur personnel administratif, ainsi que les personnes travaillant dans l’exécution des peines et mesures. A cet égard, il est important d’impliquer les supérieurs, surtout au cours de la première phase. Ils ont en effet une importance cruciale pour la réussite de la mise en œuvre du processus de transformation. Le processus de changement doit être assumé par les supérieurs, qui doivent contribuer à le façonner.

Le concept de transformation en question est disponible ici:

Vos avantages avec la transition numérique – nos propositions de valeur

  • Grâce au dossier électronique, les documents sont à disposition de toutes les personnes les traitant simultanément et en tout temps. Que cela soit au bureau, dans une salle d’audience, une salle de conférence ou à son domicile, le eDossier judiciaire peut toujours être consulté. Cela signifie une plus grande flexibilité dans le temps et une plus grande indépendance dans l’élaboration des processus et de son propre agenda.
  • La Communication électronique judiciaire (CEJ) élimine les retards et les asymétries d’information causés par l’échange postal et la transmission de documents et de dossiers entre les différents acteurs et organismes concernés. Les temps d’attente sont réduits, les procédures peuvent être accélérées.
  • En éliminant la coordination des activités administratives et logistiques (organisation du travail de photocopillage, mise à disposition et transfert de fichiers), il est possible de travailler de manière ciblée sur les questions de fond. Les processus administratifs et le fait de ne pas devoir donner des instructions aux employés qui en résulte sont également moins susceptibles d’interrompre les activités principales.
  • Le passage au eDossier judiciaire ou l’introduction de la CEJ signifie que le transfert physique vers d’autres unités organisationnelles avec le travail et la logistique que cela implique n’est plus nécessaire. En outre, les entrées multiples, les dépenses de matériel de bureau et les ressources pour les activités de copie et d’archivage (coûts de locaux, de personnel et de matériel) sont réduites. En outre, il y a une réduction du travail nécessaire à la mise à disposition pour l’octroi et l’exécution de l’accès aux dossiers. Les ressources ainsi libérées peuvent être utilisées pour de nouvelles tâches rendues nécessaires par la transition numérique.

Nous vous épaulons pour la transition numérique – nos offres

Diverses mesures sont prévues pour s’assurer que les personnes concernées par le projet Justitia 4.0 comprennent ce qui les attend et qu’elles soutiennent également ce changement :

  • Dans une exposition itinérante présentée en différents lieux et à différents moments, la vision, la proposition de valeur et les objectifs sont présentés sous la forme d’une exposition.
  • Les ambassadeurs sont des personnes clés qui sont connues et reconnues au sein de leur organisation respective. Ils informent leurs organisations mères du projet, convainquent leurs collègues et les motivent à soutenir la transition numérique.
  • Gestion et développement d’une rubrique «FAQ» sur le site web du projet, qui permet de traiter au fur et à mesure des questions centrales spécifiques à Justitia 4.0. Des discours directs dans les questions-réponses interactives permet de répondre à des questions spécifiques.

Nous proposons différents ateliers et modules qui peuvent être réservés en option. Ils sont en cours d’élaboration et couvrent les sujets suivants :

  • L’atelier de changement permet de s’exercer à gérer les changements soudains dans une situation professionnelle. Il est question du changement de l’image du métier, et l’attitude envers le changement est positivement renforcée.
  • Dans l’atelier «Drivers & Blockers», les facteurs de blocage qui entravent le processus de transformation sont identifiés et transformés en facteurs positifs.
  • Le module conceptuel «Changement de profil professionnel» est proposé aux responsables hiérarchiques et responsables RH. Les changements dans les images des rôles et compétences sont mis en évidence et, sur cette base, des possibilités d’action pour les organisations sont décrites.
  • Dans le module conceptuel «Echange d’expériences dans la conception des processus du système judiciaires», les expériences des cantons et autorités pilotes concernant les processus de travail sont abordés et approfondis.
  • Le module «Concept de formation pour l’autonomisation des employés» permet de préparer aux changements tous les rôles impliqués dans les processus de travail.

 

Grâce à des sondages en ligne réalisés deux fois par an, ou Baromètre du changement, nous prenons la «température» du processus de changement. Un monitoring régulier garantit une meilleure réalisation des objectifs et sert de base à toute mesure supplémentaire éventuelle.

Un projet sur plusieurs années - notre feuille de route

 

Notre équipe qui accompagne la transformation – vos interlocutrices et interlocuteurs

Balawijitha Waeber

Cheffe de projet transformation

balawijitha.waeber@kkjpd.ch 076 490 83 84

Rahel Freiburghaus

Experte en transformation

rahel.freiburghaus@kkjpd.ch 076 225 15 28

Jens Piesbergen

Chef de projet tâches spéciales

jens.piesbergen@kkjpd.ch 079 473 87 56