Transformation im Projekt Justitia 4.0: Professionelle Begleitung der Betroffenen im Umgang mit Veränderungen

Den digitalen Wandel mitgestalten

Die Digitalisierung der Schweizer Justiz ist mit Veränderungen und Herausforderungen für die betroffenen Personen verbunden. Das Projektteam Justitia 4.0 hat deshalb ein Transformationskonzept erarbeitet. Dieses gibt den Rahmen vor, wie im Projekt Justitia 4.0 die professionelle Begleitung aller Betroffenen im Umgang mit Veränderungen erfolgen soll. Betroffen sind alle Berufsgattungen in den Justizbehörden, die Justizdirektorinnen und -direktoren, die Staatsanwältinnen und -anwälte, die Richter/innen, die Gerichtsschreiber/innen, die Informatiker/innen, die Anwältinnen und Anwälte und ihr Kanzleipersonal sowie die Personen, die im Justiz- und Massnahmenvollzug arbeiten. Wichtig ist dabei, insbesondere in einer ersten Phase, der Einbezug der Leitungspersonen. Sie sind entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung des Transformationsprozesses. Der Veränderungsprozess muss von den Leitungspersonen getragen und mitgesteuert werden.

Klicken Sie auf den Link und lesen Sie unser Transformationskonzept:

Das bringt Ihnen der digitale Wandel - unsere Nutzenversprechen

  • Durch die elektronische Aktenführung stehen Dokumente für alle Bearbeitenden jederzeit und damit gleichzeitig zur Verfügung. Ob im Büro, im Gerichtssaal, im Verhandlungszimmer oder zu Hause – auf die eJustizakte kann immer zugegriffen werden. Dies bedeutet eine grössere zeitliche Flexibilität und verstärkte Unabhängigkeit in der Gestaltung der Prozesse und der eigenen Agenda.
  • Durch den elektronischen Rechtsverkehr entfallen Verzögerungen und Informationsasymmetrien durch den postalischen Austausch und die Übermittlung von Schriftstücken und Aktendokumenten zwischen den einzelnen involvierten Akteuren und Instanzen. Wartezeiten werden reduziert, Verfahren können beschleunigt werden.
  • Durch das Wegfallen der Koordination von administrativen und logistischen Tätigkeiten (Organisation von Kopierarbeiten, Aktenbereitstellung und -weitergabe) kann fokussiert an inhaltlichen Themen gearbeitet werden. Administrative Abläufe und damit wegfallende Anweisung von Mitarbeitenden unterbrechen zudem weniger die Kerntätigkeit. Unnötige Leerzeiten werden gesenkt und die Effizienz kann gesteigert werden.
  • Durch den Übergang zur eJustizakte respektive der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs entfällt das physische Weitergeben an andere Organisationseinheiten mit den bekannten logistischen Aufwänden. Zudem reduzieren sich Mehrfacheingaben, Aufwände für Büromaterial sowie Ressourcen für Kopier- und Archivierungstätigkeiten (räumlich, personell und bezogen auf Sachkosten). Des Weiteren ergibt sich eine Aufwandsreduktion bezüglich der Bereitstellung von Akten für die Gewährung und Abwicklung von Akteneinsichten. Die freiwerdenden Ressourcen können für neue, durch die digitale Transformation bedingte Aufgaben eingesetzt werden.

Wir unterstützen Sie beim digitalen Wandel - unsere Angebote

Damit die vom Projekt Justitia 4.0 betroffenen Personen verstehen, was auf sie zukommt und sie diesen Wandel auch mittragen, sind verschiedene Massnahmen geplant:

  • In einer Wanderausstellung werden an unterschiedlichen Standorten und Zeiten die Vision, die Nutzenversprechen und Zielsetzungen in Form einer Ausstellung präsentiert.
  • Ambassadoren sind Schlüsselpersonen, die in ihren Organisationen bekannt und anerkannt sind. Sie informieren in ihren Stammorganisationen über das Projekt, leisten Überzeugungsarbeit und motivieren ihre Kolleginnen und Kollegen, den digitalen Wandel mitzutragen.
  • Unterhalt und Weiterentwicklung einer Seite «Questions & Answers» auf der Projektwebsite, auf welcher laufend zentrale themenspezifische Fragen rund um Justitia 4.0 aufbereitet und publiziert werden. Mit regelmässigen Video-Chats mit dem Projektteam soll der direkte Diskurs gefördert werden.

Wir bieten verschiedene Workshops und Module, die optional gebucht werden können. Diese werden derzeit erarbeitet und decken folgende Themenfelder ab:

  • Der Change Workshop dient dazu, den Umgang mit plötzlich auftretenden Veränderungen in einer Berufssituation zu üben. Die Veränderung des Berufsbildes wird reflektiert und die Einstellung zur Veränderung positiv gestärkt.
  • Im Workshop «Drivers & Blockers» sollen die blockierenden Faktoren identifiziert werden, welche den Transformationsprozess erschweren und in positive Faktoren ummodelliert werden.
  • Das Konzeptmodul «Änderung von Berufsprofilen» soll Linien- und HR-Verantwortlichen zur Verfügung gestellt werden. Es werden Veränderungen in den Rollen- und Kompetenzbildern aufzeigt und darauf aufbauend Handlungsmöglichkeiten für die Organisationen beschrieben.
  • Im Konzeptmodul «Erfahrungsaustausch zur Gestaltung der Abläufe der Justiz» sollen Erfahrungen aus den Pilotkantonen und -behörden bezüglich der Arbeitsabläufe ausgetauscht und diskutiert werden.
  • Im Konzeptmodul «Schulungskonzept zur Befähigung der Mitarbeitenden» werden alle an den Arbeitsabläufen beteiligten Rollen auf die Veränderungen vorbereitet.

 

Mit zweimal jährlich durchgeführten Online-Umfragen, dem Change-Barometer, wollen wir die «Temperatur» im Change-Prozess messen. Ein regelmässiges Monitoring stellt eine bessere Zielerreichung sicher und soll Grundlage für allfällige weitere Massnahmen sein.

Ein Projekt über mehrere Jahre - unser Zeitplan

 

Unser Team, das die Transformation begleitet - Ihre Ansprechpersonen

Balawijitha Waeber

Projektleiterin Transformation

balawijitha.waeber@kkjpd.ch 076 490 83 84

Rahel Freiburghaus

Fachexpertin Transformation

rahel.freiburghaus@kkjpd.ch 076 225 15 28

Jens Piesbergen

Projektleiter Spezialaufgaben

jens.piesbergen@kkjpd.ch 079 473 87 56